Chỉ định sau là thủ tục bổ sung một hoặc nhiều nước thành viên Madrid vào một đăng ký quốc tế đã có, không phải nộp đơn quốc tế mới. Doanh nghiệp xuất khẩu hay dùng nó khi kế hoạch bán hàng đổi: lúc nộp đơn chỉ chỉ định hai ba nước đang bán, vài năm sau có nhà nhập khẩu ở nước khác hỏi mua, lúc đó mới mở rộng bảo hộ sang nước đó.
Thủ tục nghe đơn giản, nhưng có mấy chỗ hay hiểu sai: nước mới được bảo hộ tính từ ngày nào, danh mục hàng hoá cho nước mới được rộng tới đâu, nước mới có quyền từ chối không, và hạn gia hạn của nước mới có khác các nước cũ không. Bài này đi qua từng chỗ đó, kèm trình tự làm và những lỗi đã gặp. Mức phí và mẫu tờ khai cụ thể thay đổi theo thời gian nên bạn cần đối chiếu thông tin hiện hành của WIPO trước khi nộp.
Chỉ định sau khác gì nộp một đơn quốc tế mới
Một đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid giống một tập hồ sơ chung, trong đó có danh sách các nước được chỉ định. Chỉ định sau là thêm tên nước vào danh sách ấy. Số đăng ký quốc tế giữ nguyên, mẫu nhãn giữ nguyên, chủ sở hữu giữ nguyên. Bạn không phải làm lại hồ sơ từ đầu, không phải dịch lại toàn bộ danh mục, và mọi việc quản lý sau này như đổi địa chỉ, chuyển nhượng hay gia hạn vẫn làm một lần cho cả tập.
Nộp một đơn quốc tế mới thì khác: phải dựa trên một đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam, đi qua Cục Sở hữu trí tuệ, nhận một số đăng ký quốc tế mới với ngày đăng ký mới và một chu kỳ gia hạn riêng. Doanh nghiệp đi đường này khi mẫu nhãn đã đổi (logo mới, thêm chữ), khi muốn đăng ký cho hàng hoá mà đăng ký cũ không có, hoặc khi đăng ký cũ đang vướng tranh chấp ở nước gốc.
Nói ngắn: cùng mẫu nhãn, cùng chủ, hàng hoá nằm trong danh mục đã đăng ký thì chỉ định sau là đường gọn nhất. Khác một trong ba thứ đó thì phải tính đơn mới hoặc nộp quốc gia qua đại lý ở nước cần bảo hộ.
Chỉ định sau cũng không phải cách "sửa" một đăng ký quốc tế. Nếu lúc đầu bạn viết danh mục quá hẹp, không thể nhân dịp chỉ định nước mới mà thêm hàng hoá vào. Muốn có hàng hoá mới thì bắt buộc là một đơn mới, có đơn cơ sở ở Việt Nam tương ứng.
Những điều kiện phải khớp trước khi chỉ định thêm
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu bốn điều kiện dưới đây. Chỉ cần một điều kiện không khớp là chỉ định sau bị trả hoặc không đạt mục đích.
| Điều kiện | Yêu cầu | Cách kiểm | Nếu không khớp |
|---|---|---|---|
| Đăng ký quốc tế còn hiệu lực | Chưa hết hạn, chưa bị huỷ toàn bộ | Xem tình trạng trên công cụ theo dõi đăng ký quốc tế của WIPO | Gia hạn trước (nếu còn trong hạn cho phép) rồi mới chỉ định |
| Nước muốn thêm là thành viên Madrid | Nước đó đã gia nhập Nghị định thư | Đối chiếu danh sách thành viên hiện hành của WIPO | Nộp đơn quốc gia qua đại lý tại nước đó |
| Nước đó chưa có trong đăng ký | Không chỉ định trùng nước đang được bảo hộ | Rà danh sách nước đã chỉ định trong giấy chứng nhận đăng ký quốc tế | Không cần làm; kiểm lại tình trạng ở nước đó |
| Danh mục không vượt danh mục đăng ký | Chỉ được bằng hoặc hẹp hơn danh mục đã ghi | So từng nhóm, từng mục hàng hoá | Phải nộp đơn quốc tế mới cho phần hàng hoá thêm |
Ngoài bốn điều kiện chung, một số nước có yêu cầu riêng khi được chỉ định, ví dụ Hoa Kỳ đòi kèm tuyên bố có ý định sử dụng nhãn. Những yêu cầu như vậy thay đổi theo thời gian, nên kiểm với hướng dẫn hiện hành của WIPO hoặc đại lý tại nước đó.
Ngày hiệu lực ở nước mới và hệ quả ít ai để ý
Bảo hộ ở nước mới tính từ ngày chỉ định sau được ghi nhận, không lùi về ngày đăng ký quốc tế. Đây là điểm quan trọng nhất. Nếu đăng ký quốc tế có ngày năm 2022 mà năm 2026 bạn mới chỉ định thêm một nước, thì ở nước đó nhãn của bạn chỉ có mốc năm 2026. Người nào nộp đơn nhãn tương tự ở nước đó trong khoảng 2022 đến 2026 vẫn có quyền trước bạn.
Không có quyền ưu tiên kéo theo. Quyền ưu tiên theo Công ước Paris là 6 tháng tính từ đơn đầu tiên. Chỉ định sau thường nằm ngoài khoảng đó, nên không thể mượn ngày nộp đơn ở Việt Nam để đứng trước người khác ở nước mới.
Hạn bảo hộ ở nước mới hết cùng lúc với cả đăng ký. Nước chỉ định sau không có chu kỳ mười năm riêng. Nếu đăng ký quốc tế còn hai năm nữa đến hạn gia hạn, thì hai năm sau bạn phải gia hạn cho cả nước mới. Khi tính chi phí, nhớ cộng khoản gia hạn sắp tới, vì nó đến nhanh hơn bạn nghĩ.
Thời hạn từ chối của nước mới chạy lại từ đầu. Nước được chỉ định sau có 12 hoặc 18 tháng để thông báo từ chối tạm thời, tính từ khi WIPO gửi thông báo chỉ định cho họ. Trong thời gian đó chưa thể coi là đã được bảo hộ chắc chắn.
Phụ thuộc vào đơn cơ sở vẫn tính theo ngày đăng ký quốc tế. Thời hạn 5 năm phụ thuộc vào đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam tính từ ngày đăng ký quốc tế, không tính lại từ ngày chỉ định sau. Nếu chỉ định sau rơi vào năm thứ tư, nước mới cũng chịu chung rủi ro nếu đơn cơ sở ở Việt Nam gặp chuyện trong năm còn lại.
Trình tự chỉ định thêm nước
Một lần chỉ định sau thường đi qua các bước dưới đây. Tên tờ khai và kênh nộp trực tuyến có thể đổi, nên dùng bản hướng dẫn mới nhất của WIPO hoặc của Cục Sở hữu trí tuệ khi làm.
- Xác định nước cần thêm và lý do: đang có đơn hàng, đã ký nhà phân phối, hay chỉ phòng xa. Lý do quyết định mức gấp và danh mục cần bảo hộ.
- Nhờ tra nhãn tương tự ở nước đó trước khi chỉ định. Việc tra trước khi nộp được trình bày kỹ trên TraCuuThuongHieu.com; ở đây chỉ nhắc rằng chỉ định vào một nước đã có nhãn gần giống gần như chắc sẽ nhận thư từ chối.
- Chọn danh mục cho nước mới: lấy từ danh mục của đăng ký quốc tế, có thể bỏ bớt các mục không bán ở nước đó để giảm rủi ro xung đột và, ở những nước tính phí theo nhóm, giảm chi phí.
- Chuẩn bị tờ khai chỉ định sau bằng ngôn ngữ đã dùng cho đăng ký quốc tế, ghi số đăng ký quốc tế, tên chủ sở hữu đúng như trong sổ đăng ký, nước được chỉ định và danh mục.
- Nộp trực tiếp tới WIPO qua kênh trực tuyến dành cho chủ đăng ký, hoặc nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ. Doanh nghiệp làm qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp thì đại diện lo phần này.
- Thanh toán phí theo biểu phí hiện hành: phí cho thủ tục chỉ định sau cộng phí cho từng nước được chỉ định. Mỗi nước có thể áp mức khác nhau.
- Nhận thông báo ghi nhận chỉ định sau từ WIPO, lưu vào hồ sơ và ghi ngày bắt đầu thời hạn từ chối của nước mới vào lịch theo dõi.
Nếu hồ sơ có thiếu sót, WIPO gửi thư báo và cho thời hạn khắc phục. Đọc kỹ thư, sửa đúng điểm được nêu, đừng gửi kèm thay đổi khác vì dễ phát sinh thêm thiếu sót mới.
Khi nào nên chỉ định sau, khi nào nên chọn đường khác
Chỉ định sau tiện, nhưng không phải lúc nào cũng là đường tốt nhất. Một vài tình huống giúp bạn cân nhắc:
- Nên dùng: hàng đã có đăng ký quốc tế, nhãn không đổi, thị trường mới là thành viên Madrid và chưa phát hiện ai giữ nhãn tương tự ở đó. Một tập hồ sơ quản lý cho nhiều nước giúp đỡ tốn công theo dõi.
- Nên cân nhắc: đơn cơ sở ở Việt Nam đang bị phản đối hoặc đang chờ thẩm định có nguy cơ bị từ chối. Thêm nước vào lúc này là đặt thêm trứng vào một giỏ đang lung lay; có thể tính nộp quốc gia ở nước quan trọng nhất.
- Nên cân nhắc: nhãn đã đổi kiểu chữ hoặc logo so với lúc đăng ký. Chỉ định sau chỉ bảo hộ mẫu nhãn cũ; nếu hàng bán ở nước mới mang mẫu mới, bạn bảo hộ một thứ không dùng.
- Không dùng được: nước muốn thêm chưa phải thành viên Madrid. Phải nộp trực tiếp qua đại lý tại nước đó.
- Không dùng được: muốn thêm hàng hoá ngoài danh mục cũ. Phải nộp đơn quốc tế mới dựa trên đơn cơ sở mới ở Việt Nam.
- Nên làm sớm: nước mới là nơi đối tác nhập khẩu đang hoạt động. Theo kinh nghiệm chung của nghề, rủi ro bị đăng ký trước thường đến từ chính người biết rõ nhãn của bạn nhất.
Nếu thấy mình rơi vào nhiều ô "cân nhắc" cùng lúc, nên ngồi với người làm nghề sở hữu công nghiệp để so chi phí và rủi ro của từng đường trước khi nộp.
Lỗi hay gặp khi chỉ định thêm nước
Ghi tên chủ sở hữu theo giấy phép kinh doanh mới mà quên ghi nhận thay đổi. Doanh nghiệp đổi tên hoặc đổi địa chỉ nhưng chưa ghi nhận với WIPO, rồi điền tờ khai chỉ định sau bằng tên mới. Tên không khớp sổ đăng ký là hồ sơ bị trả. Phải ghi nhận thay đổi trước hoặc cùng lúc.
Chép danh mục theo cách viết của thị trường mới. Người làm tự viết lại danh mục cho "hợp" nước mới, lỡ tay mở rộng nghĩa của một mục. Nước được chỉ định hoặc WIPO sẽ không chấp nhận phần vượt. An toàn nhất là chép nguyên văn các mục cần giữ từ đăng ký quốc tế.
Tưởng được bảo hộ ngay khi nộp. Một số doanh nghiệp vừa nộp chỉ định sau đã gửi thư cảnh báo cho người dùng nhãn tương tự ở nước mới. Trong thời gian nước đó còn có thể từ chối, vị thế của bạn chưa chắc; gửi cảnh báo sớm có khi chỉ khiến bên kia vội nộp phản đối.
Không cập nhật lịch gia hạn. Nước mới hết hạn cùng cả đăng ký, nhưng nhiều nơi lập bảng theo dõi riêng cho từng nước rồi ghi nhầm hạn mười năm tính từ ngày chỉ định sau. Đến kỳ gia hạn thật thì bỏ sót.
Chỉ định cả những nước không có kế hoạch. Muốn "phủ kín" nên thêm hàng chục nước một lúc. Mỗi nước một khoản phí, mỗi nước một khả năng nhận thư từ chối cần thuê đại lý trả lời. Chi phí phát sinh sau thường lớn hơn phí chỉ định ban đầu.
Chi phí gồm những gì và cách lập ngân sách
Không nêu con số ở đây vì biểu phí của WIPO và phí riêng của từng nước thay đổi theo thời gian, lại được tính bằng franc Thuỵ Sĩ nên chịu thêm biến động tỷ giá. Thay vào đó, nên hiểu chi phí của một lần chỉ định sau gồm những phần nào để tự lập ngân sách.
Phần thứ nhất là phí cho chính thủ tục chỉ định sau trả cho WIPO. Phần thứ hai là phí cho từng nước được chỉ định; có nước áp phí bổ sung theo mức chung, có nước áp phí riêng do họ tự quy định, thường tính theo số nhóm hàng hoá. Phần thứ ba là phí dịch vụ của tổ chức đại diện nếu bạn thuê. Phần thứ tư, hay bị bỏ quên, là chi phí dự phòng cho trường hợp nước mới gửi thư từ chối tạm thời: lúc đó phải thuê đại lý tại nước đó trả lời, và khoản này có thể lớn hơn tất cả các khoản trên cộng lại.
Một cách lập ngân sách thực tế là chia ba cột cho mỗi nước: chi phí nộp, chi phí dự phòng trả lời từ chối, chi phí gia hạn ở kỳ gần nhất. Cột thứ ba nhắc bạn rằng nước mới hết hạn cùng cả đăng ký. Với doanh nghiệp nhỏ, ví dụ giả định một cơ sở làm hạt điều ở Đồng Nai muốn thêm hai nước, việc chọn đúng hai nước có đơn hàng thật thường hiệu quả hơn thêm năm nước "cho chắc".
Câu hỏi thường gặp
Chỉ định sau có phải nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ không?
Không bắt buộc. Chủ đăng ký có thể nộp chỉ định sau trực tiếp tới WIPO, kể cả qua kênh trực tuyến dành cho chủ đăng ký, hoặc nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ. Doanh nghiệp làm qua tổ chức đại diện thì đại diện chọn kênh phù hợp.
Có thể chỉ định thêm một nước mới gia nhập Madrid sau ngày đăng ký quốc tế không?
Có. Miễn là tại thời điểm chỉ định sau, nước đó đã là thành viên Nghị định thư Madrid và đăng ký quốc tế của bạn còn hiệu lực. Đối chiếu danh sách thành viên hiện hành của WIPO trước khi nộp.
Chỉ định sau có được thêm hàng hoá mới vào danh mục không?
Không. Danh mục cho nước được chỉ định sau chỉ được bằng hoặc hẹp hơn danh mục đã ghi trong đăng ký quốc tế. Muốn bảo hộ hàng hoá mới, bạn cần nộp một đơn quốc tế mới dựa trên đơn cơ sở tương ứng ở Việt Nam.
Nước được chỉ định sau có quyền từ chối bảo hộ không?
Có. Nước đó xét đơn theo luật của họ như một đơn bình thường và có 12 hoặc 18 tháng, tuỳ tuyên bố của nước đó, để gửi thông báo từ chối tạm thời. Trả lời từ chối thường phải qua đại lý tại nước đó.
Nước chỉ định sau có hạn bảo hộ mười năm riêng không?
Không. Bảo hộ ở nước chỉ định sau hết hạn cùng ngày với đăng ký quốc tế và được gia hạn chung trong một lần. Nếu chỉ định sau vào năm thứ tám, hai năm sau bạn đã phải gia hạn cho nước đó.
Đã chỉ định sau rồi mà đơn cơ sở ở Việt Nam bị từ chối thì sao?
Nếu việc từ chối xảy ra trong 5 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế, phần bị ảnh hưởng của cả đăng ký, kể cả nước chỉ định sau, sẽ bị huỷ theo. Khi đó có thể xin chuyển đổi thành đơn quốc gia ở từng nước trong 3 tháng.