Để nộp đơn đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo hệ thống Madrid qua Cục Sở hữu trí tuệ, bạn phải có sẵn một nhãn hiệu ở Việt Nam làm gốc: hoặc một đơn đăng ký đang được xét, hoặc một văn bằng đã cấp, cùng chủ, cùng mẫu nhãn, và danh mục hàng hoá, dịch vụ không rộng hơn. Cái gốc đó gọi là đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở. Không có nó thì không có đường Madrid nào xuất phát từ Việt Nam.
Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu chỉ biết điều này khi đối tác nước ngoài hỏi "bạn đã bảo hộ nhãn ở bên này chưa" và bắt đầu tìm hiểu. Bài này đi qua từng điều kiện: ai được dùng Cục làm cửa nộp, đơn đang chờ và văn bằng khác nhau thế nào khi làm gốc, ba thứ phải khớp, và vài tình huống hay làm hồ sơ phải dừng lại sửa trước khi kịp nộp.
Đơn cơ sở là gì và vì sao đi ra từ Việt Nam phải có nó
Đơn cơ sở là đơn đăng ký nhãn hiệu bạn đã nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ và đang được xét; đăng ký cơ sở là văn bằng đã được cấp từ một đơn như vậy. Hệ thống Madrid không tạo ra quyền từ con số không: mọi đơn quốc tế đều phải mọc ra từ một nhãn đã có mặt trong hồ sơ của nước xuất xứ. Với doanh nghiệp Việt Nam dùng Cục làm cửa nộp, nước xuất xứ là Việt Nam, nên gốc phải là đơn hoặc văn bằng Việt Nam. Điều kiện về tư cách người nộp, tức mối liên hệ của bạn với Việt Nam, là chủ đề riêng; bài này chỉ bàn cái gốc.
Việt Nam là thành viên của cả Thoả ước Madrid và Nghị định thư Madrid; Việt Nam gia nhập Nghị định thư năm 2006. Hiện nay quan hệ giữa các nước thành viên trong thực tế do Nghị định thư điều chỉnh, và chính Nghị định thư cho phép dùng một đơn đang chờ xét làm gốc chứ không bắt buộc phải có văn bằng. Đây là lý do doanh nghiệp Việt Nam có thể nộp Madrid khá sớm, không cần đợi văn bằng trong nước.
Cục Sở hữu trí tuệ trong vai trò này được gọi là cơ quan xuất xứ. Cục không thẩm định lại nhãn của bạn có được bảo hộ ở nước ngoài hay không; việc chính của Cục là xác nhận đơn quốc tế khớp với đơn hoặc văn bằng cơ sở rồi chuyển sang Văn phòng quốc tế của WIPO. Vì vậy chất lượng của gốc, từ chủ đơn, mẫu nhãn tới danh mục, gần như quyết định đơn quốc tế đi suôn sẻ hay phải sửa đi sửa lại.
Đơn cơ sở đang chờ và văn bằng đã cấp: hai điểm xuất phát
Cả hai đều dùng làm gốc được. Khác nhau nằm ở độ chắc của nền móng và thời điểm bạn có thể nộp.
| Tiêu chí | Gốc là đơn đang chờ xét | Gốc là văn bằng đã cấp |
|---|---|---|
| Thời điểm có thể nộp Madrid | Ngay sau khi đơn Việt Nam có số đơn và ngày nộp | Sau khi Cục cấp văn bằng, có thể là nhiều tháng hoặc lâu hơn |
| Tận dụng quyền ưu tiên 6 tháng | Dễ, vì đơn Việt Nam còn mới | Thường đã quá 6 tháng tính từ đơn đầu tiên |
| Rủi ro nền móng | Đơn Việt Nam còn có thể bị từ chối, thu hẹp hoặc bị phản đối | Đã qua thẩm định nội dung, nền vững hơn nhưng vẫn có thể bị huỷ |
| Danh mục làm trần | Danh mục đang xin, có thể còn bị cắt trong quá trình thẩm định | Danh mục đã được chấp nhận trên văn bằng |
| Hợp với ai | Doanh nghiệp sắp ký hợp đồng xuất khẩu, cần chốt ngày sớm ở nước ngoài | Doanh nghiệp đã có nhãn ổn định, đi ra nước ngoài theo kế hoạch dài |
Không có lựa chọn nào đúng cho mọi người. Nếu nhãn của bạn có chữ dễ bị coi là mô tả, hoặc bạn biết đã có nhãn gần giống ở Việt Nam, thì nộp Madrid từ một đơn đang chờ là đặt cả cây trên một gốc chưa chắc. Ngược lại, nếu thị trường đích đang có người dòm ngó nhãn của bạn, chờ văn bằng có khi lại là để mất ngày nộp quý giá ở nước ngoài.
Ba thứ phải khớp giữa đơn cơ sở và đơn quốc tế
Chủ đơn phải là một. Tên và địa chỉ người nộp đơn quốc tế phải trùng với chủ đơn hoặc chủ văn bằng ở Việt Nam. Doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ trụ sở sau khi nộp đơn trong nước mà chưa ghi nhận thay đổi tại Cục thì đơn quốc tế sẽ không khớp. Trước khi làm hồ sơ, bạn kiểm thông tin trên đơn Việt Nam có đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại không; lệch thì ghi nhận thay đổi trước, nộp sau.
Mẫu nhãn phải giống hệt. Nhãn trong đơn quốc tế là bản sao của nhãn cơ sở, không phải phiên bản cải tiến. Đổi phông chữ, bỏ một hình nhỏ, thêm khẩu hiệu tiếng Anh cho "hợp thị trường" đều làm hai nhãn khác nhau. Nếu bạn thật sự muốn đi ra nước ngoài bằng một mẫu nhãn mới, đường đúng là nộp một đơn Việt Nam mới cho mẫu đó rồi dùng đơn mới làm gốc.
Danh mục không được rộng hơn. Hàng hoá, dịch vụ trong đơn quốc tế phải nằm trong phạm vi danh mục cơ sở. Bạn được chọn ít hơn, được viết hẹp lại, nhưng không được thêm nhóm mới hay thêm sản phẩm mà đơn Việt Nam không có. Một cơ sở làm cà phê rang xay đăng ký trong nước cho cà phê mà ra nước ngoài muốn thêm quán cà phê ở nhóm dịch vụ thì phải bổ sung đơn trong nước trước.
Ba điều trên được Cục xác nhận. Khi chuyển đơn sang WIPO, Cục xác nhận các thông tin của đơn quốc tế tương ứng với đơn hoặc văn bằng cơ sở. Chỗ nào không khớp, Cục sẽ yêu cầu sửa trước khi chuyển, và thời gian sửa đó có thể làm bạn lỡ mốc ngày bạn đang nhắm tới.
Nộp sớm từ đơn đang chờ: lợi về ngày, rủi ro về gốc
Lợi ích lớn nhất của việc nộp Madrid từ đơn đang chờ là ngày. Ở nhiều nước, ai nộp trước thì được ưu tiên trước, nên vài tháng sớm hơn có khi quyết định ai giữ nhãn. Nếu nộp trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp đơn Việt Nam, bạn còn có thể khai quyền ưu tiên theo Công ước Paris để được coi như đã nộp ở nước ngoài từ chính ngày nộp ở Việt Nam.
Cái giá phải trả nằm ở quy tắc phụ thuộc. Trong 5 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, đăng ký quốc tế gắn chặt với đơn hoặc văn bằng cơ sở. Nếu trong 5 năm đó đơn Việt Nam bị từ chối, bị rút, hoặc văn bằng bị huỷ, thì đăng ký quốc tế cũng bị huỷ theo ở mọi nước đã chỉ định, trong phạm vi tương ứng. Người trong nghề gọi đây là "tấn công trung tâm": người muốn đánh nhãn của bạn chỉ cần đánh vào gốc ở Việt Nam.
Đường lui vẫn có. Khi đăng ký quốc tế bị huỷ vì gốc mất, bạn có 3 tháng để chuyển đổi thành đơn quốc gia ở từng nước đã chỉ định mà vẫn giữ ngày cũ. Nhưng chuyển đổi nghĩa là phải làm việc với đại lý từng nước, tốn công và tiền gần như làm lại. Vì thế nộp sớm từ đơn đang chờ chỉ nên làm khi bạn đã có cơ sở để tin đơn Việt Nam sẽ qua, chẳng hạn đã tra kỹ trước khi nộp trong nước qua các nguồn như TraCuuThuongHieu.com hướng dẫn, và nhãn không thuộc loại dễ bị coi là mô tả.
Một cách cân bằng là nộp đơn Việt Nam thật cẩn thận ngay từ đầu, rồi đợi kết quả thẩm định hình thức để chắc đơn hợp lệ, sau đó mới nộp Madrid mà vẫn còn trong hạn 6 tháng ưu tiên. Cách này không loại bỏ rủi ro thẩm định nội dung, nhưng loại được những lỗi hình thức vặt khiến gốc lung lay.
Tình huống hay làm hồ sơ phải dừng lại
Nhãn đứng tên giám đốc, công ty mới là bên xuất khẩu. Nhiều cơ sở nhỏ ngày đầu nộp nhãn dưới tên cá nhân người sáng lập. Khi công ty ra đời và ký hợp đồng xuất khẩu, chủ đơn quốc tế sẽ là cá nhân đó chứ không phải công ty, trừ khi chuyển nhượng đơn hoặc văn bằng trong nước sang công ty trước. Việc này nên quyết định trước khi nộp Madrid, vì đổi chủ đăng ký quốc tế về sau là một thủ tục riêng.
Hộ kinh doanh muốn đưa đặc sản ra nước ngoài. Hộ kinh doanh không phải pháp nhân nên nhãn thường đứng tên cá nhân chủ hộ. Đơn Madrid khi đó cũng đứng tên cá nhân. Không sai, nhưng nếu dự định lập hợp tác xã hoặc công ty để làm xuất khẩu lâu dài, bạn cân nhắc đưa nhãn về đúng chủ thể trước.
Đơn Việt Nam đang bị thông báo dự định từ chối. Nộp Madrid lúc này vẫn được về mặt hình thức, nhưng bạn đang xây trên gốc có vết nứt. Thường nên trả lời xong thông báo trong nước, biết phạm vi còn lại, rồi mới chọn danh mục cho đơn quốc tế.
Nhãn chỉ có văn bằng cũ, danh mục viết theo cách cũ. Văn bằng cấp đã lâu có thể dùng những cách gọi hàng hoá mà nước ngoài coi là không rõ. Bạn vẫn dùng làm gốc được, nhưng phần dịch danh mục phải rất khéo để vừa nằm trong phạm vi cũ vừa được nước ngoài chấp nhận.
Tự kiểm trước khi bắt tay làm hồ sơ
Trước khi chuẩn bị bất cứ tờ khai nào, bạn đi qua danh sách ngắn này. Mỗi câu trả lời "chưa" là một việc phải làm trong nước trước.
- Đã có đơn hoặc văn bằng nhãn hiệu tại Việt Nam cho đúng mẫu nhãn định đưa ra nước ngoài chưa, số đơn và ngày nộp là gì.
- Chủ đơn trong nước có đúng là chủ thể sẽ đứng tên ở nước ngoài không, tên và địa chỉ có khớp giấy tờ hiện tại không.
- Danh mục trong nước có phủ đủ sản phẩm, dịch vụ bạn sẽ bán ở nước ngoài không, có cần bổ sung đơn mới không.
- Đơn trong nước đang ở giai đoạn nào, có thông báo từ chối hay phản đối nào đang treo không.
- Còn trong 6 tháng tính từ ngày nộp đơn đầu tiên không, có muốn khai quyền ưu tiên không.
- Ai sẽ theo dõi đơn cơ sở trong 5 năm tới, vì từ đây gốc trong nước gánh luôn số phận của đăng ký quốc tế.
Đơn trong nước, từ cách viết danh mục tới trả lời từ chối, là phần việc riêng mà NhanHieuVietNam.com đi sâu. Ở đây chỉ nhắc nó như nền móng cho đơn quốc tế. Hồ sơ, phí và thời hạn xử lý tại Cục có thể thay đổi, nên bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có văn bằng ở Việt Nam thì có nộp đơn Madrid được không?
Được. Theo Nghị định thư Madrid, một đơn đăng ký nhãn hiệu đang được Cục Sở hữu trí tuệ xét cũng dùng làm gốc được. Điều cần cân nhắc là trong 5 năm đầu, nếu đơn trong nước bị từ chối hoặc rút thì đăng ký quốc tế cũng mất theo.
Đơn quốc tế có được thêm sản phẩm mà đơn Việt Nam không có không?
Không. Danh mục trong đơn quốc tế chỉ được bằng hoặc hẹp hơn danh mục cơ sở. Muốn có thêm sản phẩm hoặc dịch vụ ở nước ngoài, bạn phải nộp đơn trong nước bổ sung cho phần đó rồi dùng làm gốc cho một đơn quốc tế riêng.
Đơn Việt Nam mới nộp vài ngày đã dùng làm gốc được chưa?
Về nguyên tắc, khi đơn đã có số đơn và ngày nộp thì có thể dùng làm gốc. Tuy vậy nhiều người chờ đơn qua thẩm định hình thức để chắc đơn hợp lệ, miễn vẫn còn trong 6 tháng nếu muốn khai quyền ưu tiên.
Có thể sửa logo cho đẹp hơn khi nộp đơn quốc tế không?
Không nên. Mẫu nhãn quốc tế phải giống mẫu nhãn cơ sở. Nếu muốn ra nước ngoài bằng logo mới, bạn nộp đơn trong nước cho logo mới trước rồi dùng đơn đó làm gốc, thay vì chỉnh trực tiếp trong đơn Madrid.
Nếu đơn Việt Nam bị từ chối sau khi đã nộp Madrid thì sao?
Trong 5 năm đầu, đăng ký quốc tế bị huỷ theo phạm vi tương ứng ở mọi nước đã chỉ định. Bạn có 3 tháng để chuyển đổi thành đơn quốc gia ở từng nước mà vẫn giữ ngày cũ, thường phải làm qua đại lý tại từng nước đó.
Hộ kinh doanh có nộp đơn Madrid được không?
Nhãn của hộ kinh doanh thường đứng tên cá nhân chủ hộ, nên đơn Madrid cũng đứng tên cá nhân đó. Nếu sắp chuyển sang mô hình công ty hoặc hợp tác xã để xuất khẩu, bạn nên tính chuyện đưa nhãn về đúng chủ thể trước khi nộp.