Doanh nghiệp và cá nhân Việt Nam có thể tự nộp đơn Madrid tại Cục Sở hữu trí tuệ, hoặc uỷ quyền cho một tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp làm thay; tự nộp tiết kiệm phí dịch vụ nhưng bạn tự chịu mọi lỗi về hồ sơ, danh mục và thời hạn, còn qua đại diện thì đổi chi phí lấy kinh nghiệm và một đầu mối theo dõi. Không có lựa chọn đúng cho mọi người; lựa chọn đúng phụ thuộc vào năng lực nội bộ và độ phức tạp của đơn.
Bài này không giới thiệu tổ chức nào và không nêu giá dịch vụ. Nó giúp bạn tự đánh giá nên làm theo cách nào, nếu thuê thì hỏi gì, và dù chọn cách nào thì giữ quyền kiểm soát nhãn của mình ra sao.
Hai cách nộp và hai loại "người đại diện"
Ở tầng Cục, chủ đơn là doanh nghiệp hay cá nhân Việt Nam được tự nộp đơn, tự nhận thư từ và tự trả lời. Nếu không muốn tự làm, chủ đơn uỷ quyền cho một tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp. Tổ chức này phải đủ điều kiện hành nghề theo quy định; danh sách tổ chức đại diện được Cục công bố, bạn tra trên trang thông tin của Cục trước khi ký hợp đồng.
Ở tầng WIPO, đơn quốc tế có thể ghi một người đại diện trước Văn phòng quốc tế. Nếu có, thư từ của WIPO về đơn và về đăng ký quốc tế sau này sẽ gửi tới người đại diện đó. Người đại diện trước WIPO có thể là chính tổ chức đại diện ở Việt Nam đã làm hồ sơ cho bạn. Nếu không ghi, thư gửi thẳng tới chủ đơn.
Cần phân biệt hai loại trên với đại lý ở nước ngoài. Khi một nước chỉ định gửi từ chối tạm thời, việc trả lời thường phải làm qua một đại lý được phép hành nghề tại nước đó. Tổ chức đại diện ở Việt Nam có thể có mạng lưới đại lý và điều phối giúp bạn, nhưng người đứng trước cơ quan nước ngoài là đại lý tại đó.
Hiểu ba lớp này giúp bạn đặt câu hỏi đúng: bạn đang chọn người làm hồ sơ ở Việt Nam, người nhận thư của WIPO trong 10 năm, hay người đứng ra ở nước ngoài khi có tranh chấp. Có khi là một, có khi là ba người khác nhau.
So sánh tự nộp và qua đại diện
Bảng so sánh theo những tiêu chí doanh nghiệp vừa và nhỏ hay cân nhắc. Chi phí chỉ nêu yếu tố cấu thành, không nêu số.
| Tiêu chí | Tự nộp | Qua tổ chức đại diện |
|---|---|---|
| Chi phí | Phí nhà nước và phí WIPO | Thêm phí dịch vụ, tuỳ phạm vi công việc |
| Hồ sơ và danh mục | Bạn tự làm, tự chịu lỗi | Người có kinh nghiệm soạn, rà |
| Thư báo thiếu sót | Gửi tới bạn, bạn tự xử lý | Gửi tới đại diện, họ đề xuất cách xử lý |
| Theo dõi thời hạn | Phụ thuộc kỷ luật nội bộ | Đại diện thường có hệ thống nhắc hạn |
| Khi có từ chối ở nước ngoài | Tự tìm đại lý tại nước đó | Đại diện điều phối đại lý nước ngoài |
| Quyền kiểm soát hồ sơ | Hoàn toàn trong tay bạn | Cần thoả thuận rõ để không phụ thuộc |
Nhìn bảng, tự nộp không chỉ là "làm tiết kiệm". Nó là nhận về mình toàn bộ trách nhiệm theo dõi trong nhiều năm. Với doanh nghiệp có pháp chế hoặc người quen việc nhãn hiệu, đó là lựa chọn hợp lý; với doanh nghiệp mà người làm đơn kiêm nhiệm năm việc khác, rủi ro lỡ hạn là thật.
Khi nào tự nộp là hợp lý
Đơn đơn giản. Nhãn chữ, một hai nhóm, danh mục ngắn với thuật ngữ rõ ràng, chỉ định vài nước không có yêu cầu riêng phức tạp. Kiểu đơn này ít chỗ để hiểu sai, và nếu có thư hỏi lại thì thường là chuyện hình thức dễ xử lý.
Có người nắm việc. Doanh nghiệp có pháp chế hoặc người đã tự làm đơn trong nước, đọc được tiếng Anh, biết tra thuật ngữ trên cơ sở dữ liệu của WIPO. Quan trọng hơn, người đó dự kiến còn gắn bó với doanh nghiệp vài năm, vì việc theo dõi không dừng ở ngày nộp.
Đơn trong nước sạch. Văn bằng đã cấp, không có tranh chấp, danh mục được viết tốt ngay từ đầu nên việc dịch không gặp vấn đề. Gốc sạch là nửa phần việc; phần lớn rắc rối của đơn quốc tế bắt nguồn từ đơn trong nước viết vội.
Có kỷ luật theo dõi. Doanh nghiệp đã có lịch chung, địa chỉ thư điện tử chung, và thói quen ghi hạn ngay khi nhận thư. Nếu chưa có, đó là việc nên dựng trước khi nộp, dù bạn chọn tự làm hay thuê người.
Khi nào nên có người làm nghề đi cùng
Nhãn có hình phức tạp, có màu, hoặc là loại nhãn đặc biệt. Cách thể hiện mẫu nhãn và khai màu quyết định phạm vi ở nhiều nước, sai một lần khó sửa. Người làm nghề thường biết nước nào đọc màu và hình chặt tới đâu, để chọn cách khai hợp lý ngay từ đầu.
Danh mục dài hoặc thuộc mảng hay bị hỏi lại. Phần mềm, dịch vụ trực tuyến, bán lẻ, mỹ phẩm, thực phẩm chế biến là những mảng mà cách viết danh mục ảnh hưởng mạnh tới việc bị từ chối. Một danh mục được rà kỹ trước khi nộp có thể tránh được nhiều thư từ chối tạm thời về sau, mỗi thư lại là một khoản phí đại lý ở nước ngoài.
Có dấu hiệu tranh chấp. Bạn biết ở thị trường đích đã có người dùng hoặc đăng ký nhãn gần giống, hoặc đối tác cũ có thể phản đối. Lúc này người làm nghề giúp tính trước chiến lược, không chỉ làm hồ sơ. Chẳng hạn có nên giới hạn danh mục để né nhãn có trước, hay nên chuẩn bị bằng chứng sử dụng từ trước.
Chỉ định nhiều nước khắt khe. Càng nhiều nước khắt khe, càng nhiều khả năng có từ chối tạm thời, và điều phối đại lý ở nhiều nước là việc chuyên môn. Một đầu mối nắm toàn bộ lịch và thư từ của mọi nước giúp tránh tình trạng mỗi nước một người, không ai thấy bức tranh chung.
Ví dụ giả định: hai doanh nghiệp, hai lựa chọn
Doanh nghiệp thứ nhất là một công ty phần mềm nhỏ ở Đà Nẵng, có nhãn chữ đã được cấp văn bằng cho nhóm 9 và 42, muốn chỉ định ba nước Đông Nam Á. Công ty có một người phụ trách pháp chế từng tự làm đơn trong nước, đọc tốt tiếng Anh. Họ chọn tự nộp: danh mục ngắn, thuật ngữ được tra trên cơ sở dữ liệu của WIPO, ba nước không có yêu cầu riêng phức tạp. Họ dựng lịch chung và địa chỉ thư điện tử chung trước khi nộp.
Doanh nghiệp thứ hai là một hợp tác xã nông sản ở An Giang, có logo màu gồm hình và chữ, danh mục hơn chục mặt hàng chế biến, muốn chỉ định Hoa Kỳ, Liên minh châu Âu và hai nước châu Á. Không ai trong hợp tác xã từng làm đơn nhãn hiệu; người làm đơn trong nước trước đây là một dịch vụ bên ngoài. Họ chọn thuê tổ chức đại diện, yêu cầu báo giá tách hạng mục và yêu cầu nhận bản sao mọi thư từ.
Hai lựa chọn khác nhau, nhưng cả hai đều bắt đầu bằng việc tự đánh giá thật: đơn phức tạp tới đâu, trong nhà có ai nắm việc không, và ai sẽ theo dõi trong mười năm tới. Trả lời thật ba câu này thì lựa chọn gần như tự hiện ra.
Chọn tổ chức đại diện: những câu nên hỏi
Nếu quyết định thuê, các câu hỏi dưới giúp bạn so sánh mà không cần dựa vào quảng cáo:
- Tổ chức có trong danh sách tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp do Cục công bố không, người trực tiếp làm hồ sơ là ai.
- Đã làm bao nhiêu đơn Madrid đi ra nước ngoài, cho những nước nào, có kinh nghiệm với các nước bạn định chỉ định không.
- Báo giá tách từng hạng mục chưa: phí nhà nước, phí WIPO, phí từng nước, phí dịch vụ soạn đơn, phí xử lý thiếu sót, phí điều phối khi có từ chối.
- Ai là người đại diện trước WIPO, thư từ của WIPO gửi về đâu, bao lâu thì chuyển cho bạn.
- Có gửi bạn bản sao toàn bộ hồ sơ đã nộp và mọi thư từ nhận được không.
- Khi chấm dứt hợp đồng, việc đổi người đại diện trước WIPO và bàn giao hồ sơ làm thế nào.
Câu trả lời mơ hồ ở các câu cuối thường là dấu hiệu bạn sẽ khó kiểm soát nhãn của mình về sau. Việc chọn đại lý ở từng nước ngoài, nếu bạn tự làm trực tiếp, là chủ đề riêng của việc nộp từng nước.
Giữ quyền kiểm soát dù uỷ quyền
Thuê người làm không có nghĩa giao luôn nhãn hiệu cho họ. Một số việc nên làm dù bạn chọn cách nào:
- Đơn quốc tế đứng tên chủ đơn là doanh nghiệp bạn, không phải tên tổ chức đại diện hay cá nhân nhân viên.
- Giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi và thời hạn, không uỷ quyền rút đơn hay chuyển nhượng nếu không cần.
- Lưu bản sao tờ khai, mẫu nhãn, danh mục, biên nhận, giấy chứng nhận đăng ký quốc tế trong thư mục nhãn hiệu của công ty.
- Tự ghi số đăng ký quốc tế, ngày đăng ký quốc tế, danh sách nước, thời hạn từ chối và mốc gia hạn vào lịch nội bộ.
- Tự tra đăng ký quốc tế của mình trên cơ sở dữ liệu của WIPO định kỳ, đối chiếu với báo cáo của đại diện.
Khi có câu hỏi về điều khoản hợp đồng dịch vụ đại diện, chẳng hạn ai chịu trách nhiệm nếu lỡ hạn, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải nộp đơn Madrid qua đại diện không?
Không bắt buộc với doanh nghiệp và cá nhân Việt Nam. Bạn có thể tự nộp tại Cục, tự nhận và trả lời thư từ. Thuê đại diện là lựa chọn để đổi chi phí lấy kinh nghiệm và hệ thống theo dõi thời hạn.
Người đại diện trước WIPO có phải là đại lý ở nước ngoài không?
Không. Người đại diện trước WIPO nhận thư từ của Văn phòng quốc tế. Khi một nước chỉ định gửi từ chối tạm thời, việc trả lời thường phải qua đại lý được phép hành nghề tại nước đó, có thể do đại diện ở Việt Nam điều phối.
Đổi tổ chức đại diện sau khi đã có đăng ký quốc tế được không?
Được. Có thủ tục ghi nhận thay đổi người đại diện trong sổ đăng ký quốc tế. Bạn nên yêu cầu tổ chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ và thư từ trước khi đổi để không mất dấu thời hạn đang chạy.
Làm sao biết tổ chức đại diện có đủ điều kiện hành nghề?
Cục Sở hữu trí tuệ công bố danh sách tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp. Bạn tra danh sách hiện hành trên trang thông tin của Cục và hỏi rõ người trực tiếp xử lý hồ sơ của mình.
Tự nộp có làm đơn kém an toàn hơn không?
Đơn tự nộp không bị đối xử khác. Rủi ro nằm ở chất lượng hồ sơ và kỷ luật theo dõi. Nếu bạn có người nắm việc và đơn đơn giản, tự nộp hoàn toàn ổn; nếu không, lỗi nhỏ có thể làm chậm hoặc mất phạm vi.
Có nên để đơn đứng tên tổ chức đại diện cho tiện không?
Không. Chủ đơn quốc tế phải trùng chủ đơn cơ sở, và nhãn là tài sản của doanh nghiệp bạn. Tổ chức đại diện chỉ làm thay theo uỷ quyền, không đứng tên nhãn.