Một đại lý nhãn hiệu tốt ở nước ngoài là người có tư cách hành nghề tại nước đó, trả lời nhanh và rõ, đưa ra phương án kèm hệ quả thay vì chỉ chuyển thư, và minh bạch về các khoản phải trả. Danh tiếng hay quy mô văn phòng không đảm bảo những điều này. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, người trực tiếp xử lý hồ sơ của bạn quan trọng hơn tên hãng trên danh thiếp.
Bài này không giới thiệu đại lý nào. Nó đưa ra cách tìm ứng viên, các tiêu chí sàng lọc có thể kiểm được, và một bộ câu hỏi để bạn hỏi trong buổi trao đổi đầu tiên. Câu trả lời cho những câu hỏi đó thường nói nhiều hơn mọi tài liệu giới thiệu.
Tìm ứng viên từ đâu
Nguồn đầu tiên là danh sách người hành nghề do cơ quan nhãn hiệu hoặc hội nghề nghiệp của nước đó công bố. Nhiều nước có sổ đăng ký công khai người được phép đại diện trước cơ quan sở hữu trí tuệ; tra được tên ở đây là điều kiện tối thiểu. Nếu nước đó không có danh sách công khai, bạn hỏi đại lý chứng minh tư cách bằng cách khác, như số đăng ký hành nghề.
Nguồn thứ hai là giới thiệu. Đại diện sở hữu công nghiệp ở Việt Nam thường có mạng lưới đối tác lâu năm ở nhiều nước. Doanh nghiệp cùng ngành đã xuất khẩu sang nước đó, hiệp hội ngành hàng, cơ quan thương vụ Việt Nam ở nước sở tại cũng có thể gợi ý. Lời giới thiệu cho bạn biết ai đã làm việc thật với người đó, nhưng vẫn cần kiểm lại tư cách hành nghề.
Nguồn thứ ba là các danh bạ nghề nghiệp quốc tế và kết quả tìm kiếm. Nguồn này rộng nhưng lẫn nhiều đơn vị trung gian không trực tiếp hành nghề. Nếu chọn từ đây, bạn càng cần hỏi kỹ ai là người đứng tên trước cơ quan. Nên có ít nhất hai đến ba ứng viên cho mỗi nước để so sánh cách trả lời, không chỉ so giá.
Tiêu chí sàng lọc và cách kiểm
Mỗi tiêu chí dưới đây đi kèm một cách kiểm cụ thể, để bạn không phải dựa vào lời tự giới thiệu.
| Tiêu chí | Vì sao quan trọng | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Tư cách hành nghề tại nước đó | Chỉ người có tư cách mới đứng tên trước cơ quan | Tra sổ người hành nghề, hỏi số đăng ký |
| Người trực tiếp phụ trách | Hãng lớn có thể giao hồ sơ nhỏ cho người mới | Hỏi tên, kinh nghiệm của người xử lý thật |
| Tốc độ và chất lượng phản hồi | Hạn trả lời thông báo thường ngắn | Gửi một câu hỏi thử, đo thời gian và độ rõ |
| Cách báo cáo thông báo của cơ quan | Bạn cần phương án, không cần bản chuyển tiếp | Xin một mẫu báo cáo đã ẩn tên khách |
| Minh bạch chi phí | Tránh khoản phát sinh bất ngờ | Xin bảng giá theo hạng mục, hỏi những gì không có trong đó |
| Ngôn ngữ làm việc | Hiểu sai một chữ có thể đổi cả phạm vi bảo hộ | Trao đổi thử bằng tiếng Anh, xem họ có giải thích thuật ngữ không |
| Xung đột lợi ích | Họ có thể đang đại diện cho đối thủ của bạn | Hỏi thẳng và đề nghị họ tự kiểm trước khi nhận việc |
Không tiêu chí nào đứng riêng là đủ. Một đại lý có tư cách hợp lệ nhưng trả lời câu hỏi thử sau hai tuần thì đã cho bạn biết điều cần biết.
Mười câu hỏi nên hỏi trong buổi trao đổi đầu tiên
Bạn có thể gửi các câu này bằng email trước buổi họp. Cách đại lý trả lời, ngắn hay dài, có né câu nào không, quan trọng ngang nội dung.
- Ai sẽ là người trực tiếp xử lý hồ sơ của công ty, và ai thay khi người đó vắng?
- Với nhãn và danh mục như thế này, anh chị thấy rủi ro chính ở nước mình là gì?
- Thời gian xử lý thông thường hiện nay ở cơ quan nhãn hiệu nước mình là bao lâu, từ nộp đơn đến cấp bằng nếu không có trở ngại?
- Khi nhận thông báo từ cơ quan, anh chị báo cho công ty trong bao lâu và dưới dạng nào?
- Giấy uỷ quyền cần hình thức gì: bản scan, bản gốc, công chứng, hợp pháp hoá?
- Những khoản nào nằm ngoài báo giá ban đầu và thường phát sinh ở giai đoạn nào?
- Anh chị có đang đại diện cho bên nào có nhãn gần giống trong cùng lĩnh vực không?
- Hồ sơ của công ty được lưu ở đâu, và khi công ty muốn chuyển sang đại lý khác thì quy trình bàn giao ra sao?
- Nước mình có yêu cầu chứng minh sử dụng nhãn ở giai đoạn nào không?
- Anh chị có thể gửi một bản báo cáo mẫu về thông báo thẩm định (đã ẩn tên khách) không?
Câu thứ 8 thường bị bỏ qua vì hỏi lúc mới bắt đầu nghe như thiếu tin tưởng. Thực tế đại lý chuyên nghiệp trả lời câu này dễ dàng; ai lúng túng hay vòng vo là tín hiệu cần chú ý.
Dấu hiệu nên cân nhắc lại
Hứa chắc được cấp bằng. Không ai biết trước kết quả thẩm định hay có bị phản đối hay không. Lời hứa như vậy cho thấy người đó đang bán dịch vụ hơn là tư vấn.
Chỉ chuyển nguyên văn thư của cơ quan. Bạn nhận một tệp đính kèm bằng ngôn ngữ địa phương và một dòng "vui lòng cho chỉ thị". Bạn trả tiền để có người đọc, giải thích và đề xuất.
Không nói rõ ai đứng tên. Bên nhận việc là một văn phòng trung gian, còn người hành nghề thật thì không được nêu. Khi có sự cố, bạn không biết hỏi ai.
Đề nghị đứng tên nhãn thay bạn "cho nhanh". Bất kể lý do gì, nhãn của bạn phải đứng tên bạn hoặc pháp nhân bạn chọn. Đơn đứng tên người khác là tài sản của người khác.
Báo giá trọn gói mập mờ. Trọn gói mà không ghi rõ bao gồm những giai đoạn nào thì đến khi có thông báo từ chối bạn mới biết phần đó không nằm trong gói.
Quy trình sàng lọc trong hai tuần
Với mỗi nước, bạn có thể đi qua các bước sau mà không tốn nhiều công, và có căn cứ rõ khi trình lãnh đạo duyệt.
- Lập danh sách ba ứng viên từ ít nhất hai nguồn khác nhau, ghi nguồn giới thiệu bên cạnh tên.
- Kiểm tư cách hành nghề của từng ứng viên trên danh sách công khai của nước đó, lưu lại kết quả tra và ngày tra.
- Gửi cùng một email gồm mô tả ngắn về nhãn, danh mục dự kiến và bộ câu hỏi ở trên. Ghi giờ gửi.
- Ghi thời gian phản hồi, mức độ cụ thể của câu trả lời, câu nào bị bỏ qua.
- Đề nghị báo giá theo hạng mục với cùng một phạm vi công việc, để các con số so sánh được với nhau.
- Họp trực tuyến ngắn với một hoặc hai ứng viên tốt nhất, gặp chính người sẽ xử lý hồ sơ.
- Chấm theo bảng tiêu chí, ghi lý do chọn và lý do loại, lưu cùng hồ sơ nhãn của nước đó.
Ghi lại lý do chọn nghe có vẻ thừa, nhưng ba năm sau, khi cần mở rộng sang nước lân cận hoặc khi phải đổi đại lý, người kế nhiệm của bạn sẽ biết công ty đã cân nhắc những gì và không phải bắt đầu lại.
Ví dụ giả định: so hai đại lý cho cùng một nước
Một công ty mỹ phẩm thiên nhiên ở Lâm Đồng cần nộp đơn ở một nước Đông Á cho hai nhóm hàng. Công ty gửi cùng bộ câu hỏi cho hai đại lý. Đại lý thứ nhất trả lời trong hai ngày, nêu rằng danh mục mỹ phẩm ở nước họ hay bị yêu cầu viết cụ thể hơn, đề xuất ba cách viết, và nói rõ giấy uỷ quyền chỉ cần bản scan có chữ ký. Báo giá chia theo hạng mục, ghi chú các khoản có thể phát sinh khi bị từ chối.
Đại lý thứ hai trả lời sau mười ngày với báo giá thấp hơn, một câu "danh mục không có vấn đề", và đề nghị gửi bản gốc giấy uỷ quyền có hợp pháp hoá mà không giải thích vì sao. Khi được hỏi lại, họ không nêu tên người xử lý hồ sơ.
Báo giá thấp hơn không bù được việc công ty không biết ai đang làm, không biết vì sao cần giấy tờ phức tạp hơn, và có nguy cơ mất một vòng thẩm định vì danh mục. Ví dụ này không có nghĩa đại lý trả lời nhanh luôn tốt hơn, mà là: cách họ trả lời câu hỏi thử là bản xem trước của cách họ sẽ làm việc với hồ sơ của bạn.
Sau khi chọn: giữ quan hệ làm việc tốt
Đại lý làm việc tốt hơn khi bạn trả lời nhanh, gửi chỉ thị rõ bằng văn bản và thanh toán đúng hạn. Nhiều đại lý chỉ hành động khi đã nhận được chỉ thị và khoản tạm ứng; chậm thanh toán ở giai đoạn sát hạn có thể khiến họ không kịp nộp văn bản trả lời. Bạn nên thống nhất từ đầu cách xử lý khi sát hạn mà chưa kịp chuyển tiền.
Định kỳ, chẳng hạn mỗi năm một lần, nên đề nghị đại lý gửi bảng tình trạng toàn bộ nhãn của bạn ở nước họ: số đơn, số bằng, tình trạng, mốc tiếp theo. Đối chiếu với bảng của bạn ở Việt Nam, chỗ nào lệch là chỗ cần hỏi. Một quan hệ tốt không phải là không bao giờ kiểm, mà là kiểm theo nhịp đã thống nhất.
Cũng nên cho đại lý biết sớm những thay đổi phía bạn: đổi tên công ty, đổi địa chỉ trụ sở, ra dòng sản phẩm mới, ký hợp đồng phân phối ở nước họ. Mỗi thay đổi có thể kéo theo một thủ tục ghi nhận hoặc một đơn mới, và đại lý chỉ tư vấn được khi biết chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn đại lý theo giá thấp nhất không?
Giá là một tiêu chí, nhưng nên so khi các báo giá đã cùng phạm vi công việc. Một báo giá thấp chỉ tính phần nộp đơn, còn báo giá cao hơn bao cả việc rà danh mục và báo cáo chi tiết, thì không so trực tiếp được. Hỏi lại cho đến khi các báo giá cùng một mặt bằng.
Làm sao biết đại lý không đang đại diện cho đối thủ?
Bạn hỏi thẳng và nêu tên các đối thủ, các nhãn gần giống bạn biết. Đại lý chuyên nghiệp có quy trình kiểm xung đột lợi ích nội bộ trước khi nhận việc. Nếu họ trả lời chung chung, đề nghị họ xác nhận bằng văn bản.
Đại lý ở nước ngoài có cần nói được tiếng Việt không?
Không cần. Tiếng Anh là ngôn ngữ làm việc phổ biến. Điều quan trọng là họ viết rõ, giải thích thuật ngữ, và bạn có người đọc hiểu được thư của họ. Ở những nước có cộng đồng người Việt lớn, có thể có người hành nghề nói tiếng Việt, nhưng đó không phải tiêu chí chính.
Có nên dùng một hãng có văn phòng ở nhiều nước để làm hết?
Tiện cho việc quản lý một đầu mối, nhưng chất lượng ở từng nước có thể khác nhau. Hỏi ở mỗi nước ai là người xử lý thật, và giữ quyền đổi đại lý cho một nước riêng nếu cần.
Khi nào nên đổi đại lý?
Khi thư báo đến chậm nhiều lần, khi họ không đưa phương án mà chỉ chuyển thư, khi chi phí phát sinh không được báo trước, hoặc khi có xung đột lợi ích. Đổi đại lý cần thủ tục bàn giao, nên tránh đổi sát hạn trả lời thông báo.