Ở nhiều nước, có. Người nộp đơn nhãn hiệu không cư trú và không có cơ sở kinh doanh tại nước đó thường phải nộp qua một đại lý được phép hành nghề ở đó, hoặc tối thiểu phải khai một địa chỉ nhận thư trong nước. Một số nước khác cho phép người nước ngoài tự nộp trực tiếp, nhất là qua cổng điện tử. Không có quy tắc chung toàn cầu: Công ước Paris để mỗi nước thành viên tự quy định việc chỉ định người đại diện hay địa chỉ nhận thư.
Việt Nam cũng có quy tắc tương tự theo chiều ngược lại: chủ nhãn nước ngoài không cư trú và không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam phải nộp đơn qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp. Hiểu lý do của quy tắc này giúp bạn đoán đúng nước nào sẽ đòi đại lý, và quan trọng hơn, biết khi nào tự làm là một lựa chọn thật chứ không chỉ là cách tiết kiệm trước mắt.
Vì sao các nước đòi người nộp đơn nước ngoài phải có đại lý
Lý do đầu tiên là liên lạc. Cơ quan nhãn hiệu gửi thông báo thẩm định, quyết định từ chối, thông báo phản đối với thời hạn trả lời ngắn. Nếu người nộp đơn ở nước khác, thư có thể đi chậm, lạc, hoặc không ai đọc. Có một đại lý hoặc địa chỉ nhận thư trong nước giúp cơ quan biết chắc thông báo đã đến nơi, và hạn trả lời được tính có căn cứ.
Lý do thứ hai là chất lượng hồ sơ. Thủ tục nhãn hiệu viết bằng ngôn ngữ và thuật ngữ riêng của từng nước. Người hành nghề tại chỗ hiểu cách thẩm định viên đọc danh mục, biết dạng lập luận nào thường được chấp nhận. Cơ quan nhà nước đỡ phải xử lý những bản trả lời lạc đề.
Lý do thứ ba là trách nhiệm. Đại lý được cấp phép chịu sự quản lý nghề nghiệp ở nước đó: có quy tắc đạo đức, có thể bị xử lý nếu làm sai. Khi xảy ra tranh chấp, toà án và cơ quan có một đầu mối trong lãnh thổ để tống đạt giấy tờ. Đây cũng là lý do Việt Nam đặt quy tắc tương tự với chủ nhãn nước ngoài.
Ba mức yêu cầu thường gặp
Các nước xử lý người nộp đơn không cư trú theo nhiều cách. Bảng dưới gom thành ba mức theo nguyên lý; để biết một nước cụ thể thuộc mức nào, bạn cần kiểm hướng dẫn hiện hành của cơ quan nước đó hoặc hỏi đại lý tại chỗ.
| Mức yêu cầu | Nội dung | Hệ quả với doanh nghiệp Việt |
|---|---|---|
| Bắt buộc đại lý được cấp phép | Người nộp không cư trú phải qua người hành nghề có đăng ký tại nước đó, từ lúc nộp đơn đến các thủ tục sau | Không có lựa chọn tự làm; việc cần làm là chọn đại lý tốt |
| Bắt buộc địa chỉ nhận thư trong nước | Không bắt thuê đại lý, nhưng phải có địa chỉ tại nước đó để cơ quan gửi thư | Có thể dùng địa chỉ của đối tác hoặc công ty con, kèm rủi ro thư không đến tay mình |
| Cho tự nộp từ nước ngoài | Người nước ngoài tự nộp qua cổng điện tử, tự nhận và trả lời thông báo | Tự làm được nếu có người đọc được ngôn ngữ thủ tục và theo dõi hạn chặt |
| Tự nộp nhưng bắt đại lý ở giai đoạn sau | Nộp đơn ban đầu được, nhưng trả lời từ chối, phản đối hoặc tố tụng thì phải có đại lý hay luật sư | Tiết kiệm lúc đầu, nhưng phải tìm đại lý gấp khi có vấn đề |
Hàng thứ tư dễ gây ngộ nhận nhất. Doanh nghiệp tự nộp thành công, tưởng đã quen việc, đến khi nhận thông báo từ chối với hạn trả lời ngắn mới phải đi tìm đại lý trong vài tuần, trong khi đại lý cần thời gian để đọc hồ sơ từ đầu.
Dùng địa chỉ của đối tác để nhận thư: rủi ro nằm ở đâu
Thư không đến tay bạn. Thông báo gửi đến văn phòng nhà nhập khẩu, người nhận không hiểu tầm quan trọng, để lẫn trong giấy tờ khác. Hạn trả lời trôi qua mà bạn không biết.
Đối tác biết trước mọi bước của bạn. Bên giữ địa chỉ nhận thư thấy toàn bộ tiến trình đơn của bạn. Nếu quan hệ xấu đi, họ có lợi thế thông tin, thậm chí có thể không chuyển thư.
Khó đổi khi chấm dứt hợp tác. Đổi địa chỉ nhận thư cần thủ tục, và trong thời gian chuyển giao, thư có thể đi về địa chỉ cũ.
Ranh giới về quyền dễ bị nhoè. Hồ sơ ghi địa chỉ của đối tác có thể khiến người ngoài, thậm chí chính đối tác, nghĩ rằng họ có phần trong nhãn. Điều này không làm họ thành chủ sở hữu, nhưng tạo thêm một điểm phải giải thích khi có tranh chấp.
Cách giảm rủi ro. Nếu buộc phải dùng địa chỉ đối tác, ghi rõ trong hợp đồng nghĩa vụ chuyển thư trong một số ngày, nghĩa vụ hợp tác khi đổi địa chỉ, và quyền của bạn với mọi thư từ liên quan đến nhãn.
Khi tự nộp là lựa chọn hợp lý
Tự nộp ở nước cho phép có thể hợp khi bạn có người trong công ty đọc thông thạo ngôn ngữ thủ tục, nhãn đơn giản, danh mục hẹp, và bạn đã tra trùng cẩn thận nên khả năng bị từ chối thấp. Một ví dụ giả định: công ty phần mềm ở Đà Nẵng có pháp chế đọc tốt tiếng Anh, chỉ cần bảo hộ tên ứng dụng cho một nhóm dịch vụ ở một nước nói tiếng Anh cho phép tự nộp. Trong trường hợp này, tự làm khả thi nếu công ty đặt người chịu trách nhiệm theo dõi hộp thư điện tử của cổng nộp đơn hằng tuần.
Ngược lại, tự nộp ít hợp lý khi danh mục rộng, nhãn có yếu tố dễ bị coi là mô tả, thị trường có nhiều nhãn gần giống, hoặc ngôn ngữ thủ tục không phải thứ bạn đọc được. Khoản tiết kiệm phí đại lý ở bước nộp đơn có thể mất gấp nhiều lần nếu đơn bị từ chối vì danh mục viết sai, phải nộp lại và mất ngày nộp đơn.
Một cách trung gian nhiều doanh nghiệp chọn là tự chuẩn bị phần lớn hồ sơ (mẫu nhãn, danh mục nháp, giấy tờ pháp nhân), rồi thuê đại lý chỉ để rà và nộp. Cách này giảm khối lượng việc của đại lý mà vẫn có người chịu trách nhiệm tại chỗ.
Câu hỏi cần trả lời trước khi quyết tự nộp hay thuê
Trả lời thật lòng các câu sau, nếu có từ hai câu "không" trở lên thì nên thuê đại lý ngay từ đầu.
- Nước đó có cho người nộp không cư trú tự nộp không, ở mọi giai đoạn hay chỉ giai đoạn nộp đơn?
- Trong công ty có ai đọc được văn bản pháp lý bằng ngôn ngữ của cơ quan nước đó không?
- Đã tra trùng ở nước đó chưa, và kết quả có sạch không?
- Danh mục đã được viết theo cách cơ quan nước đó chấp nhận chưa, hay chỉ dịch từ đơn Việt Nam?
- Có người được giao theo dõi hộp thư của cổng nộp đơn và lịch hạn không, kể cả khi người đó nghỉ phép?
- Nếu bị phản đối, công ty có ngân sách và thời gian để thuê đại lý gấp không?
Danh sách này không để doạ bạn khỏi tự làm, mà để bạn thấy rõ phần việc sẽ phải gánh. Tự nộp thất bại vì thiếu người theo dõi phổ biến hơn thất bại vì thiếu kiến thức.
Kiểm yêu cầu về đại lý của một nước trong nửa ngày
Trước khi hỏi báo giá, bạn tự tìm câu trả lời sơ bộ theo trình tự này để buổi trao đổi với đại lý đầu tiên đi thẳng vào việc.
- Tìm trang hướng dẫn dành cho người nộp đơn nước ngoài trên cổng của cơ quan nhãn hiệu nước đó. Nhiều cơ quan có mục riêng bằng tiếng Anh nói về người nộp không cư trú, địa chỉ nhận thư và người đại diện.
- Ghi lại nguyên văn câu quy định, kèm ngày bạn đọc. Quy định thủ tục thay đổi, và ghi ngày giúp bạn biết khi nào cần kiểm lại.
- Xem cổng nộp đơn điện tử có cho tạo tài khoản với địa chỉ ở nước ngoài không. Nếu biểu mẫu bắt buộc ô địa chỉ trong nước, đó là dấu hiệu rõ.
- Hỏi hai đại lý ở nước đó cùng một câu: người nộp không cư trú có được tự nộp và tự trả lời thông báo không, ở những giai đoạn nào. So hai câu trả lời với điều bạn đã đọc.
- Ghi kết luận vào bảng kế hoạch nhãn hiệu: nước đó thuộc mức nào, nguồn kiểm, ngày kiểm.
Bảng ghi chú này có ích về sau: khi mở rộng sang nước mới hay khi người phụ trách thay đổi, người kế nhiệm không phải tìm lại từ đầu. Nó cũng giúp bạn nhận ra khi một đại lý nói quá lên về yêu cầu bắt buộc để giữ việc, hoặc ngược lại khi một dịch vụ giá rẻ nói "tự nộp được hết" trong khi quy định không như vậy.
Đại lý nước ngoài, đại diện ở Việt Nam và văn phòng điều phối
Người mới hay nhầm giữa ba vai. Đại lý nước ngoài là người hành nghề có đăng ký tại nước bạn nộp đơn, đứng tên làm thủ tục với cơ quan ở đó. Đại diện sở hữu công nghiệp ở Việt Nam là tổ chức được Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận, làm thủ tục trong nước; khi bạn muốn ra nước ngoài, họ thường chuyển việc cho đại lý đối tác ở từng nước và đứng giữa điều phối. Văn phòng điều phối quốc tế là các hãng có mạng lưới nhiều nước, nhận một chỉ thị rồi phân cho đại lý từng nơi.
Ba vai này có thể là một, hai hay ba đơn vị khác nhau. Điều bạn cần biết rõ là ai đứng tên với cơ quan nước ngoài, vì đó là người nhận thư chính thức, và ai giữ hồ sơ gốc. Hỏi thẳng ngay khi bắt đầu, ghi vào thư giao việc, để khi cần đổi người bạn biết phải lấy hồ sơ ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
Nếu nước đó bắt buộc đại lý, giấy uỷ quyền có cần ký trước khi nộp đơn không?
Tuỳ nước. Một số nơi cho nộp đơn trước để giữ ngày rồi bổ sung giấy uỷ quyền sau trong một hạn nhất định, nơi khác đòi có ngay. Khi đang sát hạn ưu tiên, hỏi đại lý nước đó có được nộp trước và bổ sung sau không.
Công ty con ở nước ngoài có thể đứng ra nộp thay không?
Nếu công ty con là người nộp đơn và cư trú tại nước đó, thường không bị coi là người nộp không cư trú. Nhưng khi ấy công ty con là chủ nhãn ở nước đó, không phải công ty mẹ ở Việt Nam. Cần cân nhắc ai nên là chủ sở hữu trước khi chọn cách này.
Có được dùng một đại lý cho nhiều nước không?
Một đại lý chỉ đứng tên được ở nước họ được phép hành nghề. Các hãng có văn phòng ở nhiều nước hoặc có mạng lưới đối tác có thể nhận việc cho nhiều nước, nhưng ở mỗi nước vẫn có một người hành nghề tại chỗ. Bạn nên biết tên người đó.
Tự nộp rồi, sau đó có thể giao lại cho đại lý không?
Thường được. Bạn ký giấy uỷ quyền cho đại lý và họ thông báo với cơ quan để thư từ sau này gửi về họ. Nên làm sớm, trước khi có thông báo từ chối, để đại lý có thời gian đọc hồ sơ.
Quy định Việt Nam bắt chủ nhãn nước ngoài qua đại diện có liên quan gì đến doanh nghiệp Việt?
Không trực tiếp, nhưng nó cho thấy logic chung: nước nào cũng muốn có đầu mối trong lãnh thổ để liên lạc và chịu trách nhiệm. Khi ra nước ngoài, doanh nghiệp Việt đứng ở vị trí giống chủ nhãn nước ngoài vào Việt Nam.
Thuê đại lý có làm mình mất quyền kiểm soát nhãn không?
Không, nếu giấy uỷ quyền và thư giao việc ghi rõ đại lý chỉ làm thủ tục theo chỉ thị và bạn vẫn là chủ đơn. Rủi ro chỉ đến khi đại lý tự quyết những việc quan trọng mà không hỏi, hoặc đơn bị nộp nhầm tên người khác.