Giấy uỷ quyền là văn bản bạn, với tư cách người nộp đơn, cho phép đại lý nước ngoài thay mặt mình làm thủ tục nhãn hiệu trước cơ quan nước đó. Ở nhiều nước, chỉ cần bản scan có chữ ký của người có thẩm quyền; ở một số nước khác, giấy phải có công chứng, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá trước khi được chấp nhận. Mức yêu cầu do luật nước nhận quyết định, không phải do Việt Nam.
Vì hình thức khác nhau nhiều như vậy, giấy uỷ quyền là một trong những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp lỡ hạn ưu tiên hoặc phải chờ thêm vài tuần. Bài này đi qua nội dung cần có, ai ký, các mức hình thức thường gặp và cách sắp xếp để giấy tờ không trở thành nút thắt. Trình tự công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam có thể thay đổi theo tổ chức bộ máy mới, nên bạn cần kiểm với nơi tiếp nhận hiện hành trước khi đi làm.
Giấy uỷ quyền dùng để làm gì và nằm ở đâu trong hồ sơ
Với cơ quan nhãn hiệu nước ngoài, giấy uỷ quyền là bằng chứng rằng người đứng ra làm thủ tục thật sự được chủ đơn cho phép. Không có nó, cơ quan có thể không chấp nhận đơn, không gửi thông báo cho đại lý, hoặc không cho đại lý rút, sửa đổi đơn. Ở những nơi cho nộp đơn trước và bổ sung giấy uỷ quyền sau, đơn vẫn được ghi ngày nộp, nhưng sẽ có một thông báo thiếu sót với hạn bổ sung.
Giấy uỷ quyền khác với thư giao việc. Thư giao việc là thoả thuận dân sự giữa bạn và đại lý về phạm vi, chi phí, trách nhiệm. Giấy uỷ quyền là văn bản trình cho cơ quan nhà nước nước ngoài, thường ngắn, theo mẫu của đại lý hoặc của cơ quan. Bạn cần cả hai, và không nên để giấy uỷ quyền rộng hơn những gì thư giao việc cho phép.
Một giấy uỷ quyền có thể dùng cho một đơn hoặc cho mọi thủ tục của bạn tại nước đó (giấy uỷ quyền chung). Giấy chung tiện khi bạn có nhiều đơn ở cùng một nước, nhưng nên giới hạn ở thủ tục sở hữu công nghiệp, không để quyền rộng hơn mức cần.
Nội dung một giấy uỷ quyền thường có
Đại lý thường gửi mẫu sẵn. Trước khi ký, bạn đọc để chắc các mục sau đúng và đủ.
- Tên đầy đủ của người nộp đơn, đúng như sẽ ghi trên đơn, kèm địa chỉ trụ sở. Tên tiếng Anh của doanh nghiệp nên thống nhất với tên trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các đơn khác.
- Tên đại lý hoặc người hành nghề được uỷ quyền, kèm địa chỉ tại nước đó.
- Phạm vi: nộp đơn, theo dõi, trả lời thông báo, sửa đổi, rút đơn, nhận văn bằng, gia hạn, ghi nhận thay đổi. Có thể giới hạn cho một số đơn cụ thể.
- Quyền uỷ quyền lại (nếu có): cho phép đại lý chuyển việc cho người khác trong cùng văn phòng hay không.
- Thời hạn hiệu lực, hoặc ghi rõ có hiệu lực cho đến khi bị thu hồi bằng văn bản.
- Họ tên, chức danh và chữ ký của người có thẩm quyền ký thay doanh nghiệp, ngày ký, nơi ký.
- Dấu của doanh nghiệp nếu nước nhận yêu cầu hoặc nếu thông lệ của bạn có dùng dấu.
Chỗ hay sai nhất là tên doanh nghiệp. Một công ty ghi tên tiếng Anh ở giấy uỷ quyền khác một chữ so với đơn, có thể nhận thông báo thiếu sót và phải ký lại. Lập một tờ "dữ liệu chuẩn" gồm tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, địa chỉ tiếng Anh, tên người đại diện viết không dấu, rồi dùng thống nhất cho mọi nước.
Ai có thẩm quyền ký
Người đại diện theo pháp luật. Với doanh nghiệp Việt Nam, người đại diện theo pháp luật ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thẩm quyền ký văn bản thay công ty. Đây là lựa chọn an toàn nhất.
Người được uỷ quyền nội bộ. Nếu giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng pháp chế hay xuất khẩu ký, nên có văn bản uỷ quyền nội bộ. Một số nước có thể hỏi bằng chứng về thẩm quyền của người ký; khi giấy phải hợp pháp hoá, nơi chứng thực ở Việt Nam cũng có thể đòi.
Hộ kinh doanh hoặc cá nhân. Chủ đơn là cá nhân thì chính người đó ký. Nên ghi tên đúng như trên giấy tờ tuỳ thân, không dấu nếu nước nhận yêu cầu chữ Latinh, và giữ thống nhất ở mọi văn bản.
Khi đồng chủ sở hữu. Nhãn đứng tên chung nhiều người thì thông thường mỗi người đều phải ký hoặc có giấy riêng. Đây là một lý do nên cân nhắc kỹ trước khi để nhãn đứng tên chung.
Ba mức hình thức thường gặp
Bảng chia theo mức yêu cầu của nước nhận. Để biết một nước cụ thể ở mức nào, hỏi đại lý của nước đó và đề nghị họ xác nhận bằng văn bản.
| Mức | Yêu cầu | Thời gian chuẩn bị tương đối |
|---|---|---|
| Đơn giản | Bản scan hoặc bản điện tử có chữ ký, không công chứng | Trong ngày |
| Trung bình | Bản gốc có chữ ký gửi qua bưu điện, hoặc có chứng thực chữ ký | Vài ngày đến một vài tuần, tuỳ chuyển phát |
| Đầy đủ | Chứng thực chữ ký, chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước nhận, có thể kèm bản dịch | Có thể nhiều tuần; phụ thuộc lịch của cơ quan lãnh sự |
Thời gian ở cột cuối là mô tả tương đối để bạn lập kế hoạch, không phải thời hạn giải quyết chính thức. Với mức đầy đủ, bạn nên bắt đầu ngay khi quyết định nộp đơn ở nước đó, song song với việc chốt danh mục, thay vì đợi đơn hoàn thiện rồi mới làm giấy.
Trình tự khi nước nhận đòi hợp pháp hoá
Trình tự dưới đây là khung chung. Nơi tiếp nhận và hồ sơ cụ thể cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành của cơ quan lãnh sự Việt Nam và cơ quan đại diện của nước nhận.
- Nhận mẫu từ đại lý, điền thông tin theo tờ dữ liệu chuẩn, kiểm ngôn ngữ (thường là tiếng Anh hoặc song ngữ).
- Người có thẩm quyền ký. Nếu cần chứng thực chữ ký, người ký có mặt trực tiếp tại nơi chứng thực, mang giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ chứng minh thẩm quyền.
- Đưa văn bản đã chứng thực đi chứng nhận lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền ở Việt Nam.
- Nộp tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước nhận ở Việt Nam để hợp pháp hoá.
- Chụp hoặc scan toàn bộ các trang có dấu, gửi trước cho đại lý kiểm; sau đó gửi bản gốc bằng chuyển phát có theo dõi.
- Lưu một bộ bản sao đầy đủ ở Việt Nam, ghi ngày gửi và mã vận đơn vào hồ sơ nhãn của nước đó.
Một số nước có thoả thuận miễn hợp pháp hoá với Việt Nam, hoặc chấp nhận hình thức xác nhận khác. Về Công ước Apostille, tại thời điểm viết bài Việt Nam chưa tham gia, nhưng điều này có thể thay đổi; hãy kiểm thông tin hiện hành trước khi lập kế hoạch.
Những lỗi khiến giấy uỷ quyền bị trả lại
Các lỗi dưới đây lặp đi lặp lại ở hồ sơ của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi lỗi thường tốn thêm một vòng ký, gửi và chờ.
- Người ký không phải người đại diện theo pháp luật và không kèm văn bản uỷ quyền nội bộ, trong khi nơi chứng thực hoặc cơ quan nước ngoài đòi chứng minh thẩm quyền.
- Tên người ký viết có dấu ở giấy uỷ quyền nhưng không dấu ở giấy tờ khác, hoặc thứ tự họ tên đảo ngược giữa các văn bản.
- Ngày ký trên giấy muộn hơn ngày đại lý đã nộp đơn, ở nước không chấp nhận uỷ quyền có hiệu lực hồi tố.
- Ký vào mẫu giấy của đại lý cũ khi đã đổi đại lý, hoặc để trống ô tên người được uỷ quyền.
- Gửi bản gốc đã hợp pháp hoá bằng đường bưu điện thường, không có mã theo dõi, và giấy thất lạc trên đường.
- Phạm vi quá hẹp, chỉ ghi "nộp đơn", nên khi cần trả lời thông báo hay gia hạn lại phải ký giấy mới.
Cách phòng đơn giản nhất là đề nghị đại lý kiểm bản scan trước khi bạn đi chứng thực hoặc gửi bản gốc. Một email xác nhận "bản này đạt" từ đại lý tiết kiệm cho bạn cả tuần nếu có sai sót phải làm lại sau khi đã qua cơ quan lãnh sự.
Cách để giấy uỷ quyền không làm lỡ hạn
Mẹo đầu tiên là hỏi đại lý ngay từ đầu: nước đó có cho nộp đơn trước rồi bổ sung giấy uỷ quyền sau không, hạn bổ sung là bao lâu. Nếu có, bạn có thể nộp đơn để giữ ngày, nhất là khi sát hạn 6 tháng ưu tiên, rồi làm giấy trong thời gian còn lại. Nếu không, giấy phải xong trước ngày nộp, và kế hoạch phải tính ngược từ đó.
Mẹo thứ hai là dùng giấy uỷ quyền chung cho mỗi nước bạn có kế hoạch lâu dài. Một lần làm đầy đủ thủ tục, dùng được cho nhiều đơn và nhiều thủ tục sau này như gia hạn, ghi nhận thay đổi. Khi đổi người đại diện theo pháp luật, giấy cũ do người tiền nhiệm ký vẫn thường còn hiệu lực theo nhiều hệ thống, nhưng nên hỏi đại lý để tránh bị yêu cầu ký lại đúng lúc đang gấp.
Mẹo thứ ba là chuẩn bị song song. Ví dụ giả định: một công ty thực phẩm ở Hưng Yên định nộp ở ba nước, trong đó một nước đòi hợp pháp hoá. Công ty ký ba giấy cùng một ngày, gửi bản scan cho hai nước dễ, rồi mang bản thứ ba đi làm thủ tục lãnh sự ngay trong tuần, thay vì đợi xong hai nước kia mới bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Có cần dịch giấy uỷ quyền sang tiếng của nước nhận không?
Tuỳ nước. Nhiều nơi chấp nhận tiếng Anh, có nơi đòi bản song ngữ hoặc bản dịch có xác nhận. Cách đơn giản nhất là dùng mẫu song ngữ do đại lý nước đó cung cấp, vì họ biết dạng nào được cơ quan nhận.
Giấy uỷ quyền ký điện tử có được không?
Một số cơ quan chấp nhận chữ ký điện tử hoặc bản scan, đặc biệt khi nộp qua cổng điện tử. Nơi đòi công chứng và hợp pháp hoá thường yêu cầu bản giấy có chữ ký tay. Hỏi đại lý trước khi ký để không phải làm lại.
Một giấy uỷ quyền có dùng được cho cả nhãn hiệu và kiểu dáng không?
Có thể, nếu phạm vi ghi bao gồm các thủ tục sở hữu công nghiệp nói chung và nước nhận chấp nhận dạng giấy chung. Tuy vậy, nên tách riêng nếu bạn dùng các đại lý khác nhau cho từng loại việc.
Thu hồi giấy uỷ quyền khi đổi đại lý thế nào?
Gửi văn bản thu hồi cho đại lý cũ và nộp giấy uỷ quyền mới cho đại lý mới. Đại lý mới thông báo việc thay đổi người đại diện với cơ quan. Làm theo thứ tự để không có khoảng trống khi không ai nhận thư.
Giấy uỷ quyền có cần đóng dấu công ty không?
Không phải nước nào cũng yêu cầu dấu. Ở Việt Nam, việc dùng dấu do doanh nghiệp tự quyết theo luật doanh nghiệp hiện hành, nhưng một số nơi chứng thực hay cơ quan nước ngoài vẫn quen có dấu. Nếu đã có dấu, đóng dấu thường không gây hại.
Giấy uỷ quyền có thời hạn bao lâu?
Do bạn và mẫu giấy quy định. Nhiều giấy ghi có hiệu lực đến khi bị thu hồi. Giấy có thời hạn ngắn tiện cho việc kiểm soát nhưng dễ hết hạn đúng lúc cần dùng, nên ghi hạn vào lịch theo dõi.