Ở nhiều nước, có văn bằng nhãn hiệu chưa đủ: bạn phải thật sự dùng nhãn trên thị trường nước đó, và có lúc phải chứng minh điều này bằng tài liệu. Yêu cầu có thể đến ở ba thời điểm: trước khi được cấp bằng (ở một số nước gắn quyền với việc sử dụng), định kỳ sau khi cấp bằng (ở nước đòi nộp tuyên bố sử dụng), hoặc khi có người yêu cầu huỷ hiệu lực vì nhãn không được dùng trong một thời gian liên tục, thường từ 3 đến 5 năm tuỳ nước.
Doanh nghiệp Việt hay vấp ở điểm này vì quen với cách làm trong nước: có văn bằng là xong, dùng hay không là chuyện riêng. Bài này giải thích nguyên lý, điều gì thường được coi là "sử dụng", và cách gom bằng chứng ngay từ khi hàng xuất đi, để khi bị đòi bạn không phải lục lại từng email cũ. Quy định của mỗi nước khác nhau, nên khi có việc cụ thể cần kiểm với đại lý tại nước đó.
Vì sao nhiều nước đòi nhãn phải được dùng
Mục đích của nhãn hiệu là giúp người mua phân biệt nguồn gốc hàng hoá. Một nhãn được đăng ký nhưng không ai dùng chỉ chiếm chỗ trong sổ đăng ký, cản trở người khác muốn dùng tên đó cho hàng thật. Vì vậy, nhiều hệ thống pháp luật đặt ra nguyên tắc: quyền nhãn hiệu phải đi kèm việc sử dụng, nếu không sẽ có lúc bị mất.
Mức độ áp dụng khác nhau. Ở đầu này là những nước gắn chặt quyền với việc sử dụng, đòi bằng chứng ngay trong quá trình xét đơn hoặc trước khi cấp bằng, và đòi tuyên bố định kỳ để duy trì. Ở đầu kia là những nước không hỏi gì về sử dụng khi cấp bằng, nhưng cho phép bên thứ ba yêu cầu huỷ văn bằng nếu nhãn không được dùng trong một thời gian liên tục. Việt Nam thuộc nhóm thứ hai, với thời hạn 5 năm liên tục.
Hiểu nước mình đang nộp thuộc mức nào giúp bạn lên kế hoạch: nước gắn quyền với sử dụng thì chỉ nên nộp cho những mặt hàng bạn thực sự bán hoặc sắp bán; nước chỉ cho huỷ khi không dùng thì cần lịch nhắc và bộ bằng chứng để phòng thủ khi bị yêu cầu.
Ba thời điểm có thể bị đòi chứng minh
Bảng nêu nguyên lý chung. Nước bạn nộp có áp dụng thời điểm nào, theo cách nào, cần hỏi đại lý tại chỗ.
| Thời điểm | Tình huống | Thứ thường cần |
|---|---|---|
| Trong lúc xét đơn hoặc trước khi cấp bằng | Nước gắn quyền với sử dụng; đơn nộp dựa trên ý định sử dụng phải chứng minh sau | Mẫu cho thấy nhãn gắn trên hàng hoá hoặc dùng cho dịch vụ đang bán ở nước đó, ngày bắt đầu dùng |
| Định kỳ sau khi cấp bằng | Nước đòi tuyên bố sử dụng ở các mốc nhất định hoặc khi gia hạn | Tuyên bố của chủ sở hữu kèm mẫu sử dụng cho từng mặt hàng còn giữ |
| Khi bị yêu cầu huỷ do không sử dụng | Bên thứ ba cho rằng nhãn không được dùng trong thời gian liên tục theo luật nước đó | Bằng chứng sử dụng thật trong khoảng thời gian bị nghi vấn, hoặc lý do chính đáng của việc không dùng |
Thời điểm thứ ba khó đoán nhất vì do người khác khởi xướng, thường là bên muốn dùng hoặc đăng ký một nhãn gần giống. Khi đó, bạn chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để nộp bằng chứng, nên bộ hồ sơ phải có sẵn.
Điều gì thường được coi là "sử dụng"
Dùng trên thị trường nước đó. Bán hàng có gắn nhãn cho người mua ở nước đó, qua nhà nhập khẩu, nhà phân phối hay sàn thương mại điện tử của nước đó. Hàng chỉ bán ở Việt Nam không chứng minh sử dụng ở nước khác.
Dùng thật, có tính thương mại. Một lô hàng mẫu gửi một lần để giữ nhãn thường không đủ ở nhiều nước. Cơ quan và toà án xem xét quy mô, tính liên tục và mục đích kinh doanh thật.
Dùng cho đúng mặt hàng đã đăng ký. Văn bằng ghi năm mặt hàng mà bạn chỉ bán một, thì bốn mặt hàng còn lại có thể bị huỷ ở những nước áp dụng nguyên tắc này theo từng mặt hàng.
Dùng đúng mẫu nhãn hoặc không khác biệt đáng kể. Thay đổi nhỏ về trình bày thường được chấp nhận, nhưng đổi hẳn tên hoặc thêm yếu tố làm thay đổi ấn tượng chung có thể không được tính là dùng nhãn đã đăng ký.
Người dùng được chủ sở hữu cho phép. Nhà phân phối dùng nhãn với sự đồng ý của bạn thường được tính là sử dụng của bạn. Đây là lý do nên có hợp đồng hoặc văn bản cho phép rõ ràng với đối tác ở nước ngoài.
Xây bộ bằng chứng sử dụng ngay từ khi xuất hàng
Gom bằng chứng hằng ngày rẻ hơn rất nhiều so với lục lại khi bị đòi. Một quy trình nhẹ như sau là đủ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Mỗi nước một thư mục, chia theo năm. Trong mỗi năm lưu các nhóm: hoá đơn bán hàng, chứng từ xuất khẩu, ảnh sản phẩm có nhãn, ảnh trưng bày tại điểm bán, tài liệu quảng cáo tại nước đó.
- Mỗi lô hàng xuất, lưu một bộ: hoá đơn thương mại có tên hàng và nhãn, vận đơn hoặc chứng từ giao hàng, ảnh bao bì có nhãn chụp trước khi đóng thùng, có ghi ngày.
- Đề nghị nhà phân phối ở nước ngoài gửi định kỳ ảnh hàng trên kệ, ảnh gian hàng trực tuyến, số liệu bán hàng tổng hợp. Ghi nghĩa vụ này vào hợp đồng phân phối.
- Lưu tài liệu quảng cáo nhằm vào thị trường đó: tờ rơi, ảnh gian hội chợ tại nước đó, bài đăng trên kênh bán hàng bằng ngôn ngữ địa phương, kèm ngày.
- Mỗi năm một lần, rà xem mặt hàng nào trong văn bằng đã có bằng chứng sử dụng, mặt hàng nào chưa. Ghi lại kế hoạch cho mặt hàng chưa dùng.
- Gửi đại lý một bản tóm tắt khi họ cần chuẩn bị tuyên bố sử dụng, kèm danh sách tài liệu sẵn có.
Ảnh chụp có ngày và địa điểm rõ ràng, hoá đơn có tên hàng khớp với danh mục văn bằng là hai loại bằng chứng hay được đánh giá cao. Tài liệu tự lập không có căn cứ đối chiếu, như bảng kê doanh số không kèm chứng từ, thường có giá trị thấp hơn.
Ví dụ giả định: văn bằng rộng, thị trường hẹp
Một công ty bánh kẹo ở Vĩnh Long đăng ký nhãn ở một nước châu Á cho kẹo, bánh quy, đồ uống và mứt trái cây. Năm năm sau, công ty chỉ xuất kẹo sang nước đó. Một doanh nghiệp địa phương muốn dùng tên gần giống cho đồ uống và yêu cầu huỷ văn bằng của công ty cho phần đồ uống vì không sử dụng.
Công ty có đủ hoá đơn và ảnh cho kẹo, nên phần kẹo an toàn. Với đồ uống, công ty không có bằng chứng, cũng không có lý do chính đáng như rào cản nhập khẩu, nên khả năng cao mất phần này. Bài học không phải là đừng đăng ký rộng, mà là: ở nước áp dụng nguyên tắc không sử dụng theo từng mặt hàng, phần danh mục chưa dùng cần có kế hoạch, hoặc chấp nhận rủi ro một cách có ý thức.
Nếu công ty thật sự định ra đồ uống ở nước đó, có thể tính nộp lại đơn mới khi sắp bán, hoặc chuẩn bị bằng chứng về các bước chuẩn bị thị trường thật. Việc này cần tư vấn của đại lý tại chỗ, vì mỗi nước đánh giá khác nhau.
Khi nhận tin bị yêu cầu huỷ vì không sử dụng
Thời gian để phản hồi loại yêu cầu này thường có hạn và không dài. Các việc dưới đây nên làm ngay trong những ngày đầu.
- Đề nghị đại lý gửi bản sao yêu cầu huỷ, nêu rõ: ai yêu cầu, cho những mặt hàng nào, khoảng thời gian bị cho là không sử dụng, hạn nộp bằng chứng.
- Xác định trong khoảng thời gian đó bạn có bán hàng mang nhãn ở nước đó không, cho mặt hàng nào. Kiểm cả kênh của nhà phân phối và kênh trực tuyến.
- Gom bằng chứng từ thư mục lưu trữ theo năm, và liên hệ ngay nhà phân phối để xin tài liệu phía họ.
- Nếu có mặt hàng thật sự không dùng, cân nhắc với đại lý có nên tự rút phần đó để tập trung bảo vệ phần còn lại không.
- Nếu có lý do chính đáng cho việc không dùng, chuẩn bị tài liệu chứng minh lý do và thời gian kéo dài của nó.
- Tìm hiểu bên yêu cầu là ai và muốn gì. Đôi khi yêu cầu huỷ là bước mở đầu cho một cuộc thương lượng về việc cùng tồn tại hoặc chuyển nhượng.
Đây là một thủ tục mang tính tranh chấp. Khi giá trị của nhãn ở nước đó lớn, nên có thêm ý kiến của người có kinh nghiệm tranh chấp nhãn hiệu, bên cạnh đại lý đang theo dõi đơn.
Lý do chính đáng của việc không sử dụng
Nhiều hệ thống chấp nhận rằng có những trường hợp chủ nhãn không dùng được vì lý do ngoài tầm kiểm soát: lệnh cấm nhập khẩu một loại hàng, thủ tục cấp phép lưu hành sản phẩm kéo dài, thiên tai hay biến động lớn trên thị trường. Khi đó, việc không sử dụng có thể không dẫn đến mất quyền, tuỳ luật và cách đánh giá của nước đó.
Lý do chính đáng cần được chứng minh, không chỉ nêu ra. Nếu sản phẩm của bạn cần đăng ký lưu hành, như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm hay thiết bị y tế, hãy lưu toàn bộ hồ sơ xin phép ở nước đó, kèm ngày nộp và thư từ với cơ quan. Bộ hồ sơ này vừa phục vụ thủ tục lưu hành, vừa là bằng chứng nếu nhãn bị yêu cầu huỷ vì không dùng trong thời gian chờ.
Không nên dùng các cách tạo bằng chứng giả, như bán một vài sản phẩm cho người quen để có hoá đơn. Ngoài việc thường không được chấp nhận, làm giả chứng cứ có thể dẫn đến hệ quả pháp lý nghiêm trọng ở nước đó và làm mất uy tín của bạn trong mọi tranh chấp về sau.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng qua sàn thương mại điện tử quốc tế có được tính là sử dụng ở nước người mua không?
Có thể, nếu bạn chứng minh được hàng được chào bán và giao cho người mua ở nước đó. Nhiều nơi xem xét trang bán có hướng tới thị trường đó không, như ngôn ngữ, đơn vị tiền, khả năng giao hàng. Lưu đơn hàng và chứng từ giao hàng tới nước đó.
Nhà phân phối dùng nhãn thì bằng chứng thuộc ai?
Nếu nhà phân phối dùng nhãn với sự cho phép của bạn, việc sử dụng thường được tính cho bạn. Nhưng tài liệu nằm ở phía họ, nên hợp đồng cần có nghĩa vụ cung cấp bằng chứng khi bạn yêu cầu, kể cả sau khi hợp đồng chấm dứt.
Thời gian không sử dụng được tính thế nào?
Thường là một khoảng liên tục tính đến thời điểm có yêu cầu huỷ, theo độ dài luật nước đó quy định. Cách tính chi tiết, như có trừ thời gian trước khi cấp bằng hay không, khác nhau giữa các nước. Hỏi đại lý khi lập lịch nhắc.
Có nên đăng ký những mặt hàng chưa bán?
Ở nước chỉ cho huỷ khi không dùng, đăng ký rộng hơn hiện tại một chút để chừa chỗ phát triển là phổ biến, nhưng phần chưa dùng có rủi ro sau vài năm. Ở nước đòi chứng minh sử dụng sớm, nên giữ danh mục sát thực tế.
Ảnh chụp sản phẩm có nhãn có đủ làm bằng chứng không?
Ảnh hữu ích nhưng hiếm khi đủ một mình. Nên kết hợp ảnh có ngày và địa điểm với hoá đơn, chứng từ giao hàng, tài liệu quảng cáo ở nước đó. Bộ bằng chứng nhiều nguồn khớp nhau có sức nặng hơn nhiều so với một loại tài liệu.
Văn bằng bị huỷ một phần vì không sử dụng thì còn làm được gì?
Phần còn lại vẫn có hiệu lực. Với phần bị huỷ, nếu sau này bạn bắt đầu bán, có thể nộp đơn mới, nhưng lúc đó phải xét cả các nhãn người khác đã nộp trong thời gian qua. Cần tư vấn tại chỗ để chọn thời điểm.