Khi phát hiện nhãn của mình đã bị người khác đăng ký ở nước ngoài, việc đầu tiên không phải là gửi thư cảnh cáo mà là xác minh chính xác hồ sơ đó: đang là đơn hay đã thành văn bằng, ai đứng tên, cho hàng hoá nào, nộp từ ngày nào. Bốn thông tin này quyết định bạn còn kịp phản đối hay phải đi đường huỷ bỏ, có căn cứ đòi lại hay nên tính đổi tên cho thị trường đó.
Phần lớn doanh nghiệp Việt biết chuyện qua một cuộc gọi của nhà nhập khẩu, một email từ sàn bán lẻ nước ngoài, hoặc lô hàng bị hỏi giấy tờ ở cửa khẩu. Phản ứng tự nhiên là lo, rồi vội vàng làm những việc khiến vị thế yếu đi. Bài này đi theo thứ tự thời gian: tuần đầu xác minh và giữ chứng cứ, các tuần sau chọn hướng xử lý, cùng những việc tuyệt đối nên tránh khi đang nóng.
Xác minh cho chắc: đơn, văn bằng hay chỉ là lời đồn
Thông tin “nhãn của anh chị đã bị đăng ký bên này rồi” đôi khi đúng, đôi khi chỉ là cách một đối tác ép giá hay ép độc quyền. Trước khi tốn tiền thuê ai, hãy đề nghị người báo tin gửi số đơn hoặc số đăng ký, tên chủ đơn và ảnh mẫu nhãn. Người nói thật thường gửi được ngay; người nói mập mờ thì bản thân sự mập mờ đã là một dữ kiện đáng ghi lại.
Có số rồi, bạn hoặc người hỗ trợ tra trên cơ sở dữ liệu chính thức của cơ quan nhãn hiệu nước đó. Nhiều nước có công cụ tra trực tuyến miễn phí, một số chỉ có giao diện bằng tiếng bản địa. Nếu nhãn được đăng ký qua Madrid và chỉ định nước đó, bản ghi còn hiện trên công cụ của WIPO. Điều cần biết ngay là trạng thái: đơn đang chờ thẩm định, đơn đã công bố và đang trong thời hạn phản đối, hay đã cấp văn bằng.
Cần phân biệt thêm “trùng” với “giống”. Có khi bên kia đăng ký một nhãn chỉ giống một phần, cho nhóm hàng khác hẳn, và chưa chắc ảnh hưởng tới hàng của bạn. Có khi lại trùng y hệt, kể cả cách viết logo và màu sắc, cho đúng nhóm hàng bạn đang bán. Mức độ trùng và độ khớp danh mục quyết định mức nghiêm trọng, nên đừng kết luận chỉ từ một câu nói qua điện thoại.
Sáu thông tin trên hồ sơ đối phương cần đọc kỹ
Ngày nộp đơn và ngày ưu tiên. So với ngày bạn bắt đầu bán hàng ở nước đó, ngày bạn nộp đơn ở Việt Nam và ngày bắt đầu làm việc với đối tác. Nếu đơn của họ nộp sau khi hai bên đã giao dịch, đó là một mảnh của bức tranh “biết mà vẫn đăng ký”.
Tên và địa chỉ người nộp đơn. Là nhà nhập khẩu từng mua hàng của bạn, một công ty có người quen của đối tác, một đối thủ cùng ngành, hay một cá nhân đứng tên hàng trăm nhãn khác nhau. Mỗi loại dẫn tới một hướng xử lý khác.
Mẫu nhãn. Họ chép nguyên logo, phông chữ, màu, hay chỉ dùng phần chữ? Chép nguyên cả thiết kế đồ hoạ mà bạn có chứng cứ sáng tạo trước là một lợi thế, vì ở nhiều nước quyền tác giả với logo có thể được viện dẫn bên cạnh quyền nhãn hiệu.
Danh mục hàng hoá, dịch vụ. Khớp đúng mặt hàng bạn xuất, hay rộng hơn hẳn? Đơn đăng ký trùm lên nhiều nhóm không liên quan thường là dấu hiệu của người đầu cơ nhãn chứ không phải người kinh doanh thật.
Trạng thái và các mốc thời hạn. Đang trong thời hạn phản đối thì phải tính ngày ngay hôm nay. Đã cấp thì hỏi tiếp: cấp được bao lâu, đã sử dụng chưa, đã có khiếu nại nào khác chưa.
Danh mục nhãn khác của cùng người nộp. Tra theo tên chủ đơn thường lộ ra một danh sách nhãn của nhiều doanh nghiệp nước ngoài khác. Danh sách đó là chứng cứ mạnh cho lập luận đăng ký với dụng ý xấu ở những nước có căn cứ này.
Ai đang đứng tên: ba nhóm thường gặp và hướng xử lý
Người chiếm nhãn không giống nhau. Nhận ra đúng nhóm giúp bạn chọn đúng công cụ ngay từ đầu, thay vì thử lần lượt từng đường.
| Người đứng tên | Dấu hiệu nhận biết | Hướng thường được cân nhắc |
|---|---|---|
| Nhà nhập khẩu, nhà phân phối, đại lý của chính bạn | Có email, đơn hàng, hợp đồng, hoá đơn giữa hai bên; đơn nộp sau khi quan hệ bắt đầu | Căn cứ người đại diện, đại lý tự đăng ký nhãn của chủ; vừa thủ tục vừa đàm phán chuyển nhượng lại |
| Đối thủ cùng ngành tại nước đó | Bán hàng cùng loại, có thể đã dùng tên tương tự trước bạn, hoặc tự nghĩ ra tên trùng | Xem ai dùng trước thật sự; có khi phải chấp nhận cùng tồn tại hoặc đổi tên cho thị trường đó |
| Người đầu cơ nhãn | Đứng tên rất nhiều nhãn của doanh nghiệp nước ngoài, nhiều nhóm hàng, không thấy kinh doanh thật | Phản đối hoặc huỷ vì dụng ý xấu, chấm dứt do không sử dụng; thận trọng khi bị gạ bán lại |
Ranh giới giữa các nhóm không luôn rõ. Một người quen của nhà phân phối đứng tên thay, hay một công ty mới lập ngay sau buổi gặp làm ăn, đều cần chứng cứ để nối lại với nhau. Ghi chép mọi mối liên hệ bạn biết ngay từ tuần đầu, khi ký ức còn rõ.
Việc nên làm trong 30 ngày đầu
Thứ tự dưới đây giúp bạn không bỏ lỡ hạn nào và không phải làm lại. Ngày nào cũng nên có một người chịu trách nhiệm chính trong công ty theo dõi việc này.
- Chụp và lưu bản tra cứu hồ sơ đối phương kèm ngày tra. Hồ sơ trực tuyến có thể đổi trạng thái, bản lưu là mốc đối chiếu sau này.
- Tính ngay các thời hạn đang chạy. Nếu đơn đang trong giai đoạn công bố, hỏi đại lý nước đó hạn phản đối còn bao nhiêu ngày và có được gia hạn để bổ sung lý do không. Thời hạn mỗi nước một khác, không tự đoán.
- Gom chứng cứ ở Việt Nam: văn bằng hoặc đơn nhãn hiệu trong nước, chứng từ xuất khẩu, hợp đồng, email trao đổi với đối tác, catalogue, ảnh sản phẩm có ngày, hồ sơ thiết kế logo.
- Tìm đại lý sở hữu công nghiệp ở nước đó để được tư vấn sơ bộ về căn cứ và đường đi. Hỏi rõ các bước, các mốc, cách tính chi phí theo hạng mục.
- Kiểm danh mục bảo hộ của chính mình: bạn đã nộp đơn ở nước đó chưa, có đơn Madrid nào đang chờ, quyền ưu tiên từ đơn Việt Nam còn trong 6 tháng không.
- Rà rủi ro ngược: lô hàng đang đi đường, gian hàng trên sàn nước đó, hợp đồng phân phối còn hiệu lực. Người đứng tên có thể dùng văn bằng để chặn chính hàng của bạn.
- Chốt hướng xử lý bằng văn bản nội bộ sau khi có ý kiến đại lý: phản đối, huỷ, chấm dứt, đàm phán, đổi tên, hay kết hợp.
Ba mươi ngày là khung tham khảo, không phải hạn luật định. Nếu hạn phản đối chỉ còn ít ngày, các bước 2 và 4 phải làm ngay trong tuần đầu, phần còn lại làm song song.
Những việc không nên làm khi đang nóng
Nhiều hồ sơ tranh chấp yếu đi không phải vì thiếu căn cứ, mà vì những việc chủ nhãn tự làm trong mấy ngày đầu.
- Gửi thư doạ kiện ngay khi chưa có ý kiến đại lý. Thư lời lẽ nặng có thể khiến bên kia vội chuyển nhượng nhãn cho người thứ ba, hoặc tranh thủ nộp thêm đơn cho các nhóm khác.
- Chấp nhận trả tiền mua lại ngay lần gạ đầu tiên. Chưa biết căn cứ của mình mạnh tới đâu thì chưa thể biết giá đó có hợp lý không, và trả nhanh dễ thành tín hiệu cho người khác làm theo.
- Ngừng giao hàng đột ngột cho đối tác đang đứng tên trong khi chưa có kế hoạch, làm phát sinh tranh chấp hợp đồng chồng lên tranh chấp nhãn hiệu.
- Tự sửa hoặc xoá các bài đăng, catalogue cũ có ngày tháng. Chúng là chứng cứ sử dụng trước của bạn.
- Đăng bài tố cáo đích danh lên mạng xã hội. Ngoài rủi ro bị kiện ngược về danh dự, uy tín, bài đăng còn có thể bị bên kia dùng làm chứng cứ chống lại bạn.
- Tìm cách đăng ký chặn ngược tên của đối phương ở nơi khác. Đó là hành vi cùng loại với điều bạn đang khiếu nại, và làm mất tư cách người bị hại.
Giữ bình tĩnh không có nghĩa là im lặng. Một email ngắn, lịch sự, đề nghị bên kia giải thích việc đăng ký và đề nghị trao đổi, gửi sau khi đã có ý kiến đại lý, thường mở được đường đàm phán mà không làm lộ toàn bộ chiến lược.
Các đường xử lý chính và cách chọn bước đầu
Về nguyên lý, có năm hướng đi, dùng riêng hoặc kết hợp. Phản đối khi đơn của họ còn trong giai đoạn công bố. Yêu cầu huỷ bỏ hoặc tuyên bố vô hiệu khi đã cấp, dựa trên căn cứ như đăng ký với dụng ý xấu hay người đại diện tự đăng ký. Yêu cầu chấm dứt do không sử dụng khi người đứng tên không dùng nhãn trong thời gian luật nước đó quy định. Đàm phán để họ chuyển nhượng lại. Và đổi tên cho thị trường đó khi chi phí giành lại vượt xa giá trị của thị trường.
Cách chọn phụ thuộc vào ba câu hỏi. Thị trường này quan trọng tới đâu trong kế hoạch xuất khẩu ba đến năm năm của bạn? Chứng cứ của bạn mạnh tới đâu, nhất là chứng cứ về quan hệ với người đứng tên và ngày sử dụng trước? Và thời gian chờ thủ tục, thường tính bằng năm, có làm lỡ mùa vụ hay hợp đồng nào không?
Mỗi hướng được bàn riêng trong các bài khác của chuyên mục này. Ở bước đầu, điều quan trọng là đừng tự khoá mình vào một hướng. Một số doanh nghiệp vừa nộp đơn phản đối để giữ quyền, vừa đàm phán; đơn phản đối khi đó là đòn bẩy, không phải lời tuyên chiến.
Ai có thể giúp bạn trong giai đoạn đầu
Đại lý sở hữu công nghiệp tại nước có tranh chấp là người không thể thiếu, vì ở hầu hết các nước, chủ nhãn nước ngoài phải làm thủ tục qua đại diện được cấp phép tại chỗ. Nếu bạn đã làm việc với một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp ở Việt Nam, họ thường có mạng lưới đối tác ở nước ngoài và có thể điều phối, giúp bạn trao đổi bằng tiếng Việt.
Cơ quan thương vụ Việt Nam ở nước sở tại và hiệp hội ngành hàng có thể cung cấp thông tin về thị trường, kinh nghiệm của các doanh nghiệp từng gặp chuyện tương tự, đôi khi hỗ trợ kết nối. Họ không thay bạn làm thủ tục pháp lý và không đại diện bạn trước cơ quan nhãn hiệu nước ngoài, nhưng một cuộc trao đổi sớm giúp bạn biết đối phương có “tiền sử” hay không.
Cục Sở hữu trí tuệ không can thiệp được vào thủ tục ở nước ngoài, nhưng là nơi cấp các bản sao văn bằng, đơn trong nước mà bạn cần làm chứng cứ. Nếu tranh chấp có dấu hiệu phức tạp, liên quan nhiều nước hoặc số tiền lớn, nên có thêm luật sư sở hữu trí tuệ ở Việt Nam để nhìn tổng thể; bạn có thể bắt đầu bằng việc hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để sắp xếp câu hỏi trước khi gặp trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Nhãn đã có văn bằng ở Việt Nam thì có tự động thắng người đăng ký trước ở nước ngoài không?
Không tự động. Văn bằng Việt Nam chỉ có hiệu lực trong lãnh thổ Việt Nam. Nó là chứng cứ quan trọng cho thấy bạn là chủ nhãn và có nhãn trước, đặc biệt hữu ích khi viện dẫn căn cứ người đại diện tự đăng ký hay dụng ý xấu, nhưng kết quả vẫn do cơ quan hoặc toà án nước đó quyết định theo luật của họ.
Có cách nào tra xem nhãn của mình đã bị đăng ký ở những nước nào không?
Có thể tra từng nước trên cơ sở dữ liệu của cơ quan nhãn hiệu nước đó, hoặc dùng các cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc tế. Việc tra định kỳ để phát hiện sớm là một thói quen nên có; còn tra trước khi quyết định nộp đơn là phần việc riêng, được bàn kỹ trên TraCuuThuongHieu.com.
Bên kia mới nộp đơn, chưa được cấp thì có cần làm gì không?
Có, và đây là lúc rẻ nhất để xử lý. Đơn chưa cấp thì thường còn đường phản đối trong giai đoạn công bố, hoặc gửi ý kiến của bên thứ ba ở những nước cho phép. Cần biết chính xác thời hạn công bố của nước đó qua đại lý tại chỗ, vì lỡ hạn thì phải chuyển sang đường huỷ bỏ tốn kém hơn.
Nếu nước đó không quan trọng với công ty thì có nên bỏ qua không?
Có thể, nhưng nên quyết định có ý thức chứ không phải vì ngại. Hãy cân nhắc ba điều: hàng của bạn có đi qua nước đó không, nước đó có gần các thị trường bạn định vào không, và văn bằng của bên kia có thể bị dùng để chặn hàng hay gỡ gian hàng của bạn trên sàn quốc tế không.
Có nên báo cho nhà nhập khẩu khác ở nước đó biết chuyện không?
Nên trao đổi với các đối tác đang mua hàng của bạn ở nước đó để họ chuẩn bị, vì họ có thể gặp rủi ro khi nhập hàng mang nhãn đang bị người khác đứng tên. Nội dung nên là thông tin sự việc và kế hoạch xử lý, tránh lời lẽ quy kết người đứng tên khi chưa có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Mất bao lâu để giải quyết một vụ nhãn bị đăng ký trước ở nước ngoài?
Rất khác nhau. Đàm phán thành công có thể xong trong vài tháng; phản đối, huỷ bỏ hay kiện thường kéo dài từ một đến vài năm tuỳ nước và tuỳ việc có kháng cáo hay không. Hỏi đại lý nước đó để có ước lượng theo thực tế gần đây, và lập kế hoạch kinh doanh có tính đến khoảng thời gian chờ này.