Thay thế là cơ chế của hệ thống Madrid cho phép một đăng ký quốc tế được coi như thay cho đăng ký quốc gia có trước của cùng chủ, cùng nhãn ở một nước được chỉ định, mà không làm mất các quyền đã có từ đăng ký quốc gia đó. Nói gọn: bạn được giữ "tuổi" của văn bằng cũ trong khi chuyển sang quản lý tập trung bằng đăng ký quốc tế.
Cơ chế này hợp với doanh nghiệp đã đi ra nước ngoài từ sớm, nộp đơn từng nước qua đại lý, rồi sau đó mới nộp đơn quốc tế. Kết quả thường là một mớ văn bằng mỗi nước một hạn gia hạn, mỗi nước một đại lý. Bài này giải thích điều kiện để thay thế, cách yêu cầu cơ quan nước đó ghi nhận, và câu hỏi khó nhất: có nên để văn bằng cũ hết hạn hay không.
Vấn đề mà cơ chế thay thế giải quyết
Ví dụ giả định: một công ty cà phê ở Gia Lai đăng ký nhãn tại ba nước châu Á bằng đơn quốc gia từ nhiều năm trước, mỗi nước qua một đại lý. Sau đó công ty nộp đơn quốc tế qua Cục Sở hữu trí tuệ, chỉ định cả ba nước đó cùng vài nước mới. Giờ ở ba nước cũ, công ty có hai lớp bảo hộ cho cùng một nhãn: văn bằng quốc gia cũ và phần bảo hộ từ đăng ký quốc tế.
Hai lớp nghĩa là hai lịch gia hạn, hai bộ phí, hai bộ hồ sơ khi đổi tên, đổi địa chỉ hay chuyển nhượng. Nếu bỏ văn bằng cũ để chỉ giữ đăng ký quốc tế, công ty lo mất mốc thời gian sớm hơn của văn bằng cũ, vốn có thể quyết định ai thắng khi có tranh chấp với người nộp đơn ở khoảng giữa.
Cơ chế thay thế trả lời đúng nỗi lo đó: khi đủ điều kiện, phần bảo hộ của đăng ký quốc tế ở nước đó được coi là thay cho văn bằng quốc gia, và các quyền phát sinh từ văn bằng quốc gia, như ngày nộp đơn, ngày ưu tiên, được giữ lại. Từ đó công ty có thể tính chuyện gom về một mối mà không đánh mất lợi thế về thời gian.
Bốn điều kiện để thay thế
Theo Nghị định thư Madrid, thay thế xảy ra khi đồng thời có các điều kiện sau. Mỗi điều kiện cần kiểm bằng giấy tờ, không dựa vào trí nhớ.
| Điều kiện | Nội dung | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Cùng chủ sở hữu | Văn bằng quốc gia và đăng ký quốc tế đứng tên cùng một người | So tên trong văn bằng quốc gia với sổ quốc tế; nếu đã đổi tên ở một bên, ghi nhận cho khớp trước |
| Cùng nhãn | Mẫu nhãn trong hai đăng ký là một | So mẫu nhãn; khác kiểu chữ, khác màu có thể bị coi là nhãn khác |
| Danh mục được bao trùm | Mọi hàng hoá trong văn bằng quốc gia đều có trong đăng ký quốc tế đối với nước đó | So từng mục; đăng ký quốc tế có thể rộng hơn, không được hẹp hơn |
| Thời điểm | Phần bảo hộ quốc tế ở nước đó có hiệu lực sau ngày của văn bằng quốc gia | Kiểm ngày chỉ định nước đó trong đăng ký quốc tế |
Nếu danh mục quốc tế hẹp hơn văn bằng quốc gia ở vài mục, thay thế chỉ có ý nghĩa với phần trùng; những mục ngoài phần đó vẫn chỉ được bảo vệ bởi văn bằng quốc gia. Kiểm kỹ trước khi để văn bằng quốc gia hết hạn.
Yêu cầu cơ quan nước đó ghi nhận việc thay thế
Thay thế được coi là xảy ra khi đủ điều kiện, nhưng để có chứng cứ rõ ràng, chủ đăng ký nên đề nghị cơ quan nước được chỉ định ghi nhận việc thay thế vào sổ của họ. Trình tự thường như sau:
- Lập danh sách các nước nơi bạn vừa có văn bằng quốc gia vừa có bảo hộ từ đăng ký quốc tế.
- Với từng nước, kiểm bốn điều kiện ở bảng trên; ghi lại mục hàng hoá nào trùng, mục nào không.
- Đợi phần bảo hộ quốc tế ở nước đó được cấp, hoặc ít nhất qua thời hạn từ chối, trước khi làm thủ tục ghi nhận.
- Giao đại lý ở nước đó nộp yêu cầu ghi nhận thay thế trực tiếp tới cơ quan sở hữu trí tuệ nước đó, vì thủ tục này làm tại nước được chỉ định chứ không nộp tới WIPO.
- Cơ quan nước đó ghi nhận vào sổ quốc gia và thông báo cho WIPO; WIPO ghi vào sổ quốc tế.
- Lưu thông báo ghi nhận ở cả hai cấp; cập nhật bảng quản lý ghi rõ đăng ký quốc tế đã thay thế văn bằng nào ở nước nào.
Giấy tờ và lệ phí của bước ghi nhận tại nước được chỉ định theo luật nước đó; mỗi nước một quy định, nên hỏi đại lý tại chỗ.
Có nên để văn bằng quốc gia cũ hết hạn
Không bắt buộc phải bỏ văn bằng cũ. Thay thế không đòi chủ đăng ký từ bỏ văn bằng quốc gia. Bạn có thể giữ song song bao lâu tuỳ ý, chỉ tốn chi phí gia hạn.
Lý do để giữ. Văn bằng quốc gia không phụ thuộc vào đơn cơ sở ở Việt Nam. Nếu đăng ký quốc tế còn trong 5 năm đầu và đơn cơ sở có rủi ro, giữ văn bằng quốc gia là lớp bảo vệ độc lập. Văn bằng quốc gia cũng có thể có danh mục rộng hơn ở vài mục.
Lý do để bỏ. Khi đăng ký quốc tế đã qua 5 năm phụ thuộc, danh mục quốc tế bao trùm văn bằng quốc gia, và việc thay thế đã được ghi nhận ở nước đó, thì giữ văn bằng quốc gia chủ yếu chỉ thêm chi phí và việc quản lý.
Thực tiễn ở mỗi nước khác nhau. Ở một số nước, khi có tranh chấp, việc chứng minh quyền có trước dựa vào văn bằng quốc gia có thể dễ hơn dựa vào ghi nhận thay thế, nhất là khi tòa án hay cơ quan ở đó ít gặp cơ chế này. Đây là câu hỏi nên đặt cho đại lý nước đó trước khi quyết.
Quyết định theo từng nước, không theo cả lô. Không cần chọn một chính sách cho mọi nước. Nước quan trọng, có đối thủ hoạt động mạnh thì có thể giữ cả hai thêm một thời gian; nước ít rủi ro thì gom về một mối sớm hơn.
Lỗi thường gặp khi tính chuyện thay thế
Thay thế là cơ chế ít người dùng nên cũng dễ hiểu sai. Những lỗi sau đã gặp nhiều:
- Để văn bằng quốc gia hết hạn trước khi phần bảo hộ quốc tế ở nước đó được cấp. Nếu nước đó sau đó từ chối, bạn mất cả hai.
- Tưởng mẫu nhãn "gần giống" là đủ. Logo đã làm mới vài năm sau so với văn bằng cũ có thể không được coi là cùng nhãn.
- Quên rằng danh mục quốc tế được viết hẹp hơn để vượt từ chối ở một nước, khiến điều kiện bao trùm không còn đủ.
- Không đồng bộ tên chủ: văn bằng cũ đứng tên công ty trước khi đổi tên, đăng ký quốc tế đứng tên mới. Phải ghi nhận đổi tên ở một trong hai trước.
- Nghĩ rằng phải nộp yêu cầu thay thế tới WIPO. Yêu cầu ghi nhận thay thế nộp tại cơ quan nước được chỉ định.
- Gom văn bằng nhưng không thông báo cho đại lý cũ, khiến họ tiếp tục gửi thư nhắc gia hạn và bạn trả phí cho một văn bằng mình đã định bỏ, hoặc ngược lại bỏ sót một văn bằng định giữ.
Trước khi để bất kỳ văn bằng quốc gia nào hết hạn, nên có một bảng đối chiếu ký duyệt bởi người chịu trách nhiệm về nhãn hiệu trong doanh nghiệp.
Lập bảng gom văn bằng cho doanh nghiệp nhiều thị trường
Doanh nghiệp có văn bằng ở nhiều nước nên làm một bảng gom đơn giản trước khi quyết định. Mỗi dòng là một nước. Các cột gồm: văn bằng quốc gia (số, ngày, hạn gia hạn kế tiếp, danh mục), phần bảo hộ quốc tế ở nước đó (ngày chỉ định, tình trạng), bốn điều kiện thay thế đủ hay chưa, đã ghi nhận thay thế chưa, và quyết định giữ hay bỏ văn bằng cũ.
Thêm một cột "ai chịu trách nhiệm" và một cột "ngày xem lại". Gom văn bằng là dự án kéo dài vài năm vì phải đợi các hạn gia hạn tự nhiên đến. Không có người chịu trách nhiệm cụ thể, bảng sẽ bị bỏ quên sau vài tháng.
Bảng này cũng giúp lúc doanh nghiệp được định giá hoặc chuẩn bị bán một phần. Bên mua hay bên đầu tư sẽ hỏi danh mục nhãn hiệu gồm những gì ở đâu; một bảng rõ ràng tiết kiệm nhiều tuần trao đổi.
Câu hỏi nên đặt cho đại lý trước khi gom văn bằng
Đại lý ở nước được chỉ định là người hiểu rõ nhất cơ quan và tòa án ở đó đối xử với cơ chế thay thế ra sao. Trước khi quyết định gom văn bằng ở một nước, nên gửi họ những câu hỏi cụ thể sau, kèm bản sao văn bằng quốc gia và trích sổ quốc tế:
- Cơ quan ở nước này đã ghi nhận nhiều yêu cầu thay thế chưa, thủ tục mất khoảng bao lâu và cần những giấy tờ gì?
- Mẫu nhãn và danh mục trong hai đăng ký của doanh nghiệp có đủ điều kiện được coi là cùng nhãn, danh mục bao trùm hay không?
- Khi có tranh chấp, tòa án hoặc cơ quan ở đây có công nhận ngày của văn bằng cũ thông qua ghi nhận thay thế một cách suôn sẻ không?
- Văn bằng quốc gia hiện có nghĩa vụ chứng minh sử dụng hay khoản phí duy trì nào sắp tới không?
- Nếu giữ cả hai thêm một kỳ, rủi ro và chi phí so với bỏ ngay khác nhau ra sao?
- Có thủ tục dở dang nào (phản đối, tranh chấp) gắn với văn bằng quốc gia mà việc để hết hạn có thể làm ảnh hưởng không?
Câu trả lời của đại lý nên được lưu cùng bảng gom văn bằng. Vài năm sau, khi người phụ trách đã đổi, đó là bằng chứng cho thấy quyết định giữ hay bỏ từng văn bằng đã dựa trên tư vấn cụ thể chứ không phải cảm tính.
Câu hỏi thường gặp
Thay thế có làm mất ngày nộp đơn của văn bằng quốc gia cũ không?
Không. Mục đích của cơ chế thay thế là giữ các quyền phát sinh từ văn bằng quốc gia, như ngày nộp đơn và ngày ưu tiên, trong khi phần bảo hộ quốc tế được coi là thay cho văn bằng đó ở nước liên quan.
Yêu cầu ghi nhận thay thế nộp ở đâu?
Nộp tại cơ quan sở hữu trí tuệ của nước được chỉ định, thường qua đại lý tại đó, không nộp tới WIPO. Cơ quan nước đó ghi nhận rồi thông báo cho WIPO để ghi vào sổ quốc tế.
Danh mục quốc tế hẹp hơn văn bằng quốc gia thì có thay thế được không?
Thay thế chỉ áp cho những hàng hoá trong văn bằng quốc gia mà cũng có trong đăng ký quốc tế ở nước đó. Phần nằm ngoài vẫn chỉ được bảo vệ bởi văn bằng quốc gia, nên đừng để văn bằng đó hết hạn nếu cần phần này.
Có bắt buộc bỏ văn bằng quốc gia sau khi thay thế không?
Không. Chủ đăng ký có thể giữ văn bằng quốc gia song song. Nhiều doanh nghiệp giữ ít nhất tới khi đăng ký quốc tế qua 5 năm phụ thuộc vào đơn cơ sở ở Việt Nam, rồi mới tính bỏ.
Văn bằng quốc gia ở nước không thuộc Madrid có thay thế được không?
Không. Cơ chế thay thế chỉ áp cho nước được chỉ định trong đăng ký quốc tế, tức là nước thành viên Madrid. Văn bằng ở nước ngoài hệ thống phải tiếp tục quản lý riêng qua đại lý tại đó.