Chuyển đổi là cơ chế cho phép chủ nhãn nộp đơn quốc gia tại từng nước từng được chỉ định, cho phần hàng hoá, dịch vụ đã mất khi đăng ký quốc tế bị huỷ vì đơn hay đăng ký cơ sở mất hiệu lực trong 5 năm đầu. Đơn phải nộp trong 3 tháng kể từ ngày đăng ký quốc tế bị huỷ trong sổ, và được giữ ngày đăng ký quốc tế cùng ngày ưu tiên nếu có.
Cơ chế này do Nghị định thư Madrid đặt ra để giảm bớt độ khắc nghiệt của "tấn công trung tâm". Nó không phải nút khôi phục tự động: phải nộp từng nước, theo thủ tục và phí của từng nước, thường qua đại lý ở đó, và chạy đua với một thời hạn ngắn. Bài này giải thích khi nào chuyển đổi được, giữ được gì, mất gì, và cách tổ chức để kịp hạn.
Chuyển đổi dùng được khi nào
Chuyển đổi chỉ áp dụng cho một tình huống cụ thể: đăng ký quốc tế bị huỷ toàn bộ hoặc một phần theo yêu cầu của cơ quan xuất xứ, vì đơn hay đăng ký cơ sở ở Việt Nam mất hiệu lực trong thời kỳ phụ thuộc 5 năm, hoặc do một thủ tục đã bắt đầu trong thời kỳ đó. Phần bị huỷ là phần được chuyển đổi.
Chuyển đổi không dùng cho trường hợp một nước chỉ định từ chối nhãn theo luật nước đó. Từ chối ở một nước là chuyện của nước đó, xử lý bằng trả lời từ chối hay khiếu nại tại nước đó. Chuyển đổi cũng không dùng khi chủ nhãn tự để đăng ký quốc tế hết hạn vì không gia hạn; đó là chuyện quản lý gia hạn, có danh mục riêng.
Chuyển đổi là cơ chế của Nghị định thư. Vì quan hệ giữa phần lớn các nước nay do Nghị định thư điều chỉnh, doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung dùng được cơ chế này với các nước chỉ định. Trường hợp cụ thể của một nước nên đối chiếu với đại lý tại nước đó và thông tin hiện hành của WIPO.
Chuyển đổi giữ được gì, không giữ được gì
Bảng giúp bạn đặt kỳ vọng đúng trước khi quyết định chuyển đổi ở nước nào.
| Khía cạnh | Sau chuyển đổi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ngày nộp đơn ở nước đó | Được tính là ngày đăng ký quốc tế, hoặc ngày ghi nhận chỉ định sau | Đây là giá trị lớn nhất của chuyển đổi |
| Ngày ưu tiên | Giữ nguyên nếu đăng ký quốc tế có khai quyền ưu tiên | Thứ tự ưu tiên so với người nộp sau không bị mất |
| Danh mục | Chỉ trong phạm vi phần bị huỷ và từng được chỉ định cho nước đó | Không được mở rộng nhân dịp chuyển đổi |
| Kết quả thẩm định | Nước đã chấp nhận trước đó thường không phải xét lại từ đầu; nước chưa xét thì xét theo thủ tục quốc gia | Mức độ khác nhau theo nước, kiểm với đại lý |
| Thủ tục và phí | Theo luật và biểu phí quốc gia, nộp tại từng nước | Mất lợi thế gom thủ tục của Madrid |
| Quản lý về sau | Mỗi nước là một đăng ký quốc gia riêng, gia hạn và thay đổi riêng | Bảng theo dõi phải tách theo từng nước |
Nói ngắn gọn, chuyển đổi giữ lại vị trí của bạn trong hàng chờ ở mỗi nước, nhưng đổi lại bạn mất sự gọn gàng của một đăng ký duy nhất. Với doanh nghiệp nhỏ có nhiều nước chỉ định, gánh quản lý tăng lên rõ rệt.
Trình tự chuyển đổi để kịp 3 tháng
Ba tháng là ngắn khi phải làm việc với nhiều đại lý ở nhiều múi giờ. Trình tự dưới đây giúp bạn không mất thời gian vào việc không cần.
- Xác định ngày đăng ký quốc tế bị huỷ trong sổ, đọc trên công cụ tra cứu của WIPO hoặc thông báo nhận được. Thời hạn 3 tháng tính từ ngày này, không phải từ ngày bạn biết tin.
- Liệt kê mọi nước từng được chỉ định và phần danh mục bị huỷ ở mỗi nước.
- Chọn nước cần chuyển đổi: nước đang bán, nước sắp bán, nước có nguy cơ người khác nộp trước. Không phải nước nào cũng đáng giữ.
- Liên hệ đại lý ở từng nước đã chọn, gửi số đăng ký quốc tế, mẫu nhãn, danh mục và ngày ưu tiên; hỏi họ cần giấy tờ gì, có cần uỷ quyền hay hợp pháp hoá lãnh sự không.
- Chuẩn bị giấy tờ song song cho nhiều nước, ưu tiên những nước cần thời gian hợp pháp hoá lâu.
- Xác nhận với từng đại lý ngày đã nộp và đã khai việc chuyển đổi đúng cách, để đơn được hưởng ngày của đăng ký quốc tế chứ không thành đơn mới bình thường.
Bước cuối quan trọng: đơn quốc gia nộp mà không khai là chuyển đổi, hoặc khai thiếu thông tin, có thể bị coi là đơn mới với ngày nộp mới. Cách khai cụ thể theo luật từng nước nên để đại lý ở đó xử lý.
Những lỗi làm mất cơ hội chuyển đổi
Biết tin quá muộn. Thông báo huỷ có thể đi vào hộp thư của người đại diện cũ, của nhân viên đã nghỉ, hoặc nằm trong một email chung không ai đọc. Đến khi phát hiện, 3 tháng đã trôi gần hết.
Nghĩ rằng chuyển đổi là tự động. Không có nước nào tự chuyển đăng ký quốc tế đã huỷ thành đơn quốc gia giúp bạn. Không nộp là mất.
Tìm đại lý từ con số không. Doanh nghiệp chưa từng làm việc với đại lý ở nước chỉ định phải bắt đầu tìm, hỏi, so sánh, ký hợp đồng trong khi đồng hồ đang chạy. Có danh sách đại lý dự phòng từ trước giúp tiết kiệm nhiều tuần.
Muốn mở rộng danh mục nhân tiện. Chuyển đổi chỉ cho phần đã mất. Thêm mặt hàng mới vào đơn chuyển đổi có thể làm phần đó, thậm chí cả đơn, không được hưởng ngày cũ.
Chuyển đổi tràn lan. Chuyển đổi ở mọi nước cũ mà không cân nhắc làm chi phí phình to. Chọn nước theo kế hoạch kinh doanh thực tế.
Chuyển đổi khác gì với nộp lại một đơn mới
Có người hỏi: nếu đằng nào cũng phải nộp đơn quốc gia ở từng nước, sao không nộp đơn mới cho xong, khỏi bận tâm thủ tục chuyển đổi. Câu trả lời nằm ở ngày. Đơn mới mang ngày nộp mới; mọi nhãn người khác đã nộp ở nước đó trong khoảng thời gian từ ngày đăng ký quốc tế tới hôm nay đều đứng trước bạn. Với nhãn đã bán hàng ở nước ngoài vài năm, khoảng thời gian đó đủ để đối thủ, nhà phân phối hay người đầu cơ nhãn kịp nộp.
Đơn chuyển đổi được hưởng ngày đăng ký quốc tế, và ngày ưu tiên nếu có. Nghĩa là những đơn nộp sau ngày đó, dù đã được cấp, vẫn đứng sau bạn trong thứ tự. Đây là khác biệt quyết định trong tranh chấp. Ngoài ra, ở một số nước, phần đã được chấp nhận trước đó trong đăng ký quốc tế có thể được ghi nhận khi xét đơn chuyển đổi, giúp rút ngắn thủ tục; mức độ khác nhau theo nước.
Ngược lại, nếu nhãn mới chỉ được chỉ định ở một nước vài tháng trước khi bị huỷ và chưa có hoạt động gì ở đó, khác biệt về ngày có thể không đáng kể. Khi ấy, nộp đơn mới với danh mục và mẫu nhãn đã được điều chỉnh cho phù hợp có khi là lựa chọn hợp lý hơn. Quyết định nên dựa trên việc tra xem trong khoảng thời gian đó đã có ai nộp nhãn gần giống ở nước đó chưa.
Ví dụ giả định: chọn nước để giữ
Ví dụ giả định: Công ty Hạt Điều Đất Đỏ ở Đồng Nai có đăng ký quốc tế chỉ định 8 nước. Năm thứ ba, văn bằng Việt Nam bị huỷ theo yêu cầu của một doanh nghiệp trong nước có nhãn có trước. Đăng ký quốc tế bị huỷ theo, toàn bộ.
Công ty có 3 tháng. Thay vì chuyển đổi ở cả 8 nước, ban giám đốc ngồi lại với bộ phận xuất khẩu: hàng đang bán thật ở 3 nước, có kế hoạch rõ cho 1 nước trong năm tới, 4 nước còn lại được chỉ định "cho đủ bộ" khi nộp. Họ quyết định chuyển đổi ở 4 nước, chấp nhận buông 4 nước kia.
Song song, công ty phải xử lý câu hỏi lớn hơn: tên nhãn bị huỷ ở Việt Nam vì xung đột với nhãn có trước, vậy tiếp tục dùng tên đó ở thị trường trong nước có rủi ro gì, và ở nước ngoài có nên giữ tên này lâu dài không. Chuyển đổi chỉ giữ chỗ ở nước ngoài, không giải quyết được vấn đề gốc ở Việt Nam. Khi gặp tình huống hai mặt như vậy, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được phân tích trước khi chi tiền chuyển đổi.
Chuẩn bị từ trước để không phải chạy nước rút
Chuyển đổi là phương án dự phòng; cách tốt nhất là ít khi phải dùng tới. Nhưng doanh nghiệp đã có đăng ký quốc tế trong thời kỳ phụ thuộc nên chuẩn bị ba thứ. Thứ nhất, một bảng ghi rõ mốc hết 5 năm và trạng thái đơn cơ sở, có người chịu trách nhiệm cập nhật.
Thứ hai, danh sách đại lý dự phòng cho các nước quan trọng, kèm giấy uỷ quyền mẫu và thông tin họ cần, để khi cần chỉ việc gửi đi. Thứ ba, một thoả thuận nội bộ về thứ tự ưu tiên giữ nước nào nếu phải chọn, cập nhật mỗi năm theo tình hình kinh doanh.
Cũng nên thống nhất trước ai trong doanh nghiệp được quyền quyết định chi tiền chuyển đổi, vì trong 3 tháng không có thời gian chờ qua nhiều tầng duyệt. Ba thứ này cùng với quyền quyết định tốn ít công khi làm lúc bình thường nhưng tiết kiệm rất nhiều khi có biến. Nếu đơn Việt Nam đang bị phản đối hay bị yêu cầu huỷ, hãy kích hoạt kế hoạch ngay từ lúc nhận thông báo, đừng chờ quyết định cuối mới bắt đầu tìm đại lý.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi đăng ký quốc tế là gì?
Là việc nộp đơn quốc gia tại từng nước từng được chỉ định cho phần đăng ký quốc tế đã bị huỷ vì đơn cơ sở mất hiệu lực trong 5 năm đầu. Đơn được giữ ngày đăng ký quốc tế và ngày ưu tiên nếu có.
Thời hạn chuyển đổi tính từ khi nào?
Ba tháng kể từ ngày đăng ký quốc tế bị huỷ trong sổ đăng ký quốc tế, không phải từ ngày doanh nghiệp biết tin. Vì vậy cần theo dõi sát trạng thái trên công cụ tra cứu của WIPO.
Một nước chỉ định từ chối nhãn thì có chuyển đổi được không?
Không. Chuyển đổi chỉ dùng khi đăng ký quốc tế bị huỷ vì đơn cơ sở mất hiệu lực. Từ chối ở một nước được xử lý bằng trả lời từ chối hoặc khiếu nại theo luật nước đó.
Chuyển đổi có được thêm mặt hàng mới không?
Không. Đơn chuyển đổi chỉ được cho phần hàng hoá, dịch vụ đã bị huỷ và từng được chỉ định cho nước đó. Muốn thêm mặt hàng mới thì phải nộp đơn mới với ngày mới.
Có phải chuyển đổi ở tất cả các nước từng chỉ định không?
Không bắt buộc. Bạn chọn nước nào cần giữ theo kế hoạch kinh doanh. Mỗi nước chuyển đổi là một đơn quốc gia với thủ tục và chi phí riêng.
Đã chuyển đổi rồi thì nhãn ở Việt Nam ra sao?
Chuyển đổi chỉ giữ chỗ ở nước ngoài. Vấn đề gốc ở Việt Nam, như xung đột với nhãn có trước, vẫn phải xử lý riêng; nên có người làm nghề đánh giá trước khi quyết định tiếp tục dùng tên.