Ở nhiều nước, một văn bằng nhãn hiệu không được sử dụng trong một khoảng thời gian liên tục có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt; và nếu thứ bạn dùng thật lệch quá xa mẫu đã đăng ký, việc dùng đó có thể không được tính. Theo nguyên tắc chung của Công ước Paris, dùng nhãn dưới dạng khác ở những chi tiết không làm thay đổi khả năng phân biệt thì không làm mất quyền. Vấn đề là ranh giới giữa "chi tiết nhỏ" và "đã thành nhãn khác" do từng nước xét, và nhiều doanh nghiệp vượt qua ranh giới đó mà không biết.
Bài này giải thích vì sao biến thể theo thị trường là rủi ro, những thay đổi thường an toàn và thường nguy hiểm, cách xây một bộ quy chuẩn nhãn cho xuất khẩu, cách lưu bằng chứng sử dụng theo từng nước, và phải làm gì khi biến thể đã lỡ đi quá xa. Chuyện dùng nhãn đúng mẫu ở thị trường Việt Nam được bàn ở NhanHieuVietNam.com; ở đây chỉ nói về các thị trường nước ngoài.
Vì sao biến thể theo thị trường là rủi ro
Khi ra nước ngoài, nhãn của bạn chịu áp lực thay đổi từ nhiều phía. Nhà phân phối muốn đổi màu cho hợp thị hiếu. Sàn bán hàng có khuôn ảnh riêng, cắt mất một phần logo. Quy định ghi nhãn hàng hoá của nước đến bắt thêm thông tin bằng ngôn ngữ địa phương, chiếm chỗ trên bao bì. Bộ phận thiết kế làm lại nhận diện cho trẻ trung hơn. Mỗi thay đổi đều có lý do, và từng thay đổi một trông nhỏ.
Sau vài năm, nhãn đang dùng ở một nước có thể khác đáng kể mẫu đã nộp đơn. Bình thường không ai để ý. Đến khi có người yêu cầu chấm dứt văn bằng của bạn vì không sử dụng, hoặc khi bạn cần chứng minh sử dụng để gia hạn ở nước có yêu cầu này, câu hỏi đặt ra là: thứ bạn dùng có còn là nhãn đã đăng ký không.
Thời gian không sử dụng dẫn đến nguy cơ bị chấm dứt khác nhau giữa các nước, thường tính bằng vài năm liên tục. Một số nước, ví dụ Hoa Kỳ, còn yêu cầu chủ nhãn chủ động nộp tuyên bố và mẫu sử dụng ở các mốc nhất định để giữ hiệu lực. Mốc cụ thể và cách tính cần kiểm với đại lý tại nước đó; điều cần nắm ở đây là quyền nhãn hiệu ở nhiều nơi gắn với việc dùng đúng thứ đã đăng ký.
Thay đổi thường an toàn và thường nguy hiểm
Ranh giới do từng nước xét, nên bảng dưới chỉ là định hướng để biết khi nào cần hỏi đại lý:
| Loại thay đổi | Thường an toàn hơn | Thường nguy hiểm hơn |
|---|---|---|
| Màu sắc | Đổi màu khi mẫu đăng ký không yêu cầu bảo hộ màu | Đổi màu khi màu là một yếu tố đã được khai bảo hộ |
| Kiểu chữ | Đổi phông cho nhãn đăng ký dạng chữ thường | Đổi hẳn kiểu chữ đặc trưng của nhãn có kiểu dáng |
| Thêm thông tin | Thêm dòng mô tả, thông tin bắt buộc nằm tách khỏi nhãn | Thêm chữ dính liền vào tên, làm đổi cách đọc |
| Bỏ bớt thành phần | Bỏ chi tiết trang trí phụ | Bỏ phần chữ hoặc phần hình chính của mẫu gộp |
| Ngôn ngữ | Thêm bản dịch như dòng mô tả bên dưới | Thay tên gốc bằng bản dịch hoặc bản phiên âm |
| Bố cục | Xếp ngang thay xếp dọc, giữ nguyên các thành phần | Tách nhãn gộp thành các phần dùng riêng ở các chỗ khác nhau |
Cột bên phải là những thay đổi khiến người xét dễ kết luận "đây là một nhãn khác". Gặp thay đổi thuộc cột này, hoặc nộp đơn mới cho biến thể, hoặc giữ nguyên mẫu đã đăng ký song song với biến thể.
Xây bộ quy chuẩn nhãn cho xuất khẩu
Một bộ quy chuẩn ngắn gọn giúp mọi đối tác ở mọi nước dùng nhãn trong vòng an toàn:
- Đặt bản sao mẫu nhãn đã đăng ký ở từng nước lên trang đầu, ghi rõ nước, số văn bằng hoặc số đăng ký quốc tế.
- Liệt kê những thay đổi được phép: màu nào, nền nào, kích thước tối thiểu, vị trí trên bao bì.
- Liệt kê những thay đổi không được phép: bỏ phần nào, thêm chữ gì vào tên, đổi kiểu chữ ra sao.
- Quy định cách thể hiện bản phiên âm, bản dịch và tên địa phương nếu có, kèm mẫu cụ thể.
- Quy định cách ghi ký hiệu nhãn đã đăng ký ở từng nước, chỉ dùng ở nơi đã thật sự có văn bằng.
- Yêu cầu mọi đối tác gửi bản in thử bao bì, ảnh gian hàng trên sàn để duyệt trước khi dùng.
- Cập nhật bộ quy chuẩn mỗi khi có văn bằng mới hoặc đổi thiết kế, gửi lại cho mọi đối tác.
Bước 5 là chỗ dễ vấp. Ở một số nước, ghi ký hiệu nhãn đã đăng ký cho một nhãn chưa được cấp văn bằng tại đó có thể bị coi là thông tin sai lệch. Kiểm quy định với đại lý tại nước đó trước khi in.
Lưu bằng chứng sử dụng theo từng nước
Lưu theo nước, không lưu chung. Bằng chứng sử dụng ở nước này không chứng minh sử dụng ở nước khác. Mỗi nước một thư mục, ghi rõ tên nước, nhãn nào, mẫu nào.
Lưu thứ có ngày tháng. Hoá đơn bán hàng cho nhà phân phối ở nước đó, tờ khai xuất khẩu, ảnh hàng trên kệ, ảnh gian hàng trên sàn có thấy ngày, tài liệu quảng cáo phát hành tại nước đó. Ảnh không có ngày giá trị thấp hơn nhiều.
Lưu đúng mẫu đang dùng. Mỗi lần đổi bao bì, lưu mẫu mới kèm ngày bắt đầu dùng. Khi bị hỏi, bạn chứng minh được từng giai đoạn dùng mẫu nào.
Lưu theo nhóm hàng hoá. Văn bằng thường cho nhiều mặt hàng. Ở một số nước, nhóm hàng không dùng có thể bị thu hẹp riêng. Lưu bằng chứng cho từng mặt hàng chính.
Nhờ đối tác gửi định kỳ. Nhà phân phối là người thấy hàng trên kệ hằng ngày. Ghi trong hợp đồng nghĩa vụ gửi ảnh, số liệu bán hàng định kỳ, để kho bằng chứng không phụ thuộc vào trí nhớ của ai.
Khi biến thể đã đi quá xa
Nếu rà lại và thấy nhãn đang dùng ở một nước khác xa mẫu đã đăng ký, có ba hướng. Hướng thứ nhất là nộp đơn mới cho đúng biến thể đang dùng, giữ văn bằng cũ trong thời gian chờ. Đây là cách phổ biến nhất, vì nó đưa văn bằng về khớp với thực tế. Nếu đi Madrid, nhớ rằng bạn cần đơn cơ sở ở Việt Nam cho đúng biến thể đó.
Hướng thứ hai là đưa mẫu đã đăng ký quay lại sử dụng, song song với biến thể, ví dụ trên bao bì ngoài, hoá đơn, tài liệu bán hàng. Cách này giúp có bằng chứng sử dụng cho văn bằng cũ, nhưng cần làm thật, đều đặn, không phải làm cho có trước khi bị kiểm tra.
Hướng thứ ba, khi biến thể đã quá khác và văn bằng cũ gần như vô dụng, là chấp nhận văn bằng cũ hết giá trị và tập trung vào đơn mới. Dù chọn hướng nào, nên hỏi đại lý tại nước đó về mức độ khác biệt và thời gian không sử dụng đã tính đến đâu, vì những yếu tố này quyết định mức rủi ro trước mắt.
Ai trong doanh nghiệp giữ việc này
Một người giữ bộ quy chuẩn. Bộ quy chuẩn nhãn xuất khẩu cần một người chịu trách nhiệm duy nhất, thường là người phụ trách thương hiệu hoặc pháp chế. Mọi yêu cầu đổi nhãn từ đối tác, từ bộ phận thiết kế đều đi qua người này trước khi được duyệt.
Bộ phận thiết kế biết mẫu nào đã đăng ký ở đâu. Người thiết kế bao bì xuất khẩu cần có trong tay mẫu đã đăng ký của từng nước, không chỉ bản nhận diện mới nhất. Nhiều sai lệch bắt đầu từ việc thiết kế làm theo bản trong nước rồi gửi đi mọi nơi.
Bộ phận kinh doanh nhắc đối tác. Người làm việc hằng ngày với nhà phân phối là người phát hiện sớm nhất khi bao bì, gian hàng trên sàn bị đổi. Đưa việc kiểm này vào danh sách việc định kỳ của họ.
Rà soát hằng năm. Mỗi năm một lần, so nhãn đang dùng ở từng nước với mẫu đã đăng ký, kiểm kho bằng chứng sử dụng, ghi lại những nước có rủi ro. Một buổi rà soát như vậy thường đủ để phát hiện biến thể trước khi nó đi quá xa.
Ví dụ giả định: một nhãn nước giải khát ở ba nước
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp ở Nghệ An làm nước giải khát, có đăng ký quốc tế chỉ định ba nước cho mẫu gộp gồm tên Latinh màu xanh lá và hình chiếc lá. Ở nước thứ nhất, nhà phân phối đổi sang màu cam cho hợp thị hiếu. Ở nước thứ hai, sàn bán hàng chỉ hiện phần chữ, không có hình. Ở nước thứ ba, nhà phân phối thay tên Latinh bằng một bản dịch tiếng địa phương.
Sau bốn năm, doanh nghiệp rà lại. Ở nước thứ nhất, mẫu đăng ký không khai bảo hộ màu, đại lý nhận định việc đổi màu khó làm mất giá trị sử dụng. Ở nước thứ hai, việc chỉ dùng phần chữ có thể bị đặt câu hỏi vì hình là một phần của mẫu gộp; doanh nghiệp quyết định nộp thêm đơn cho tên Latinh dạng chữ thường. Ở nước thứ ba, văn bằng cho tên Latinh gần như không được dùng; bản dịch đang được dùng lại chưa có văn bằng nào.
Doanh nghiệp xử lý nước thứ ba trước, vì rủi ro lớn nhất: nộp đơn cho bản dịch, đồng thời đưa tên Latinh quay lại trên bao bì như tên chính, bản dịch thành dòng phụ. Sau đó, bộ quy chuẩn nhãn xuất khẩu được ban hành cho cả ba nhà phân phối, kèm yêu cầu gửi bản in thử trước mỗi lần đổi bao bì.
Câu hỏi thường gặp
Đổi màu nhãn ở nước ngoài có làm mất bảo hộ không?
Thường không, nếu mẫu đăng ký không khai bảo hộ màu và việc đổi màu không làm thay đổi khả năng phân biệt. Nếu màu là một yếu tố đã khai, đổi màu có thể khiến việc dùng không được tính. Kiểm mẫu đã đăng ký và hỏi đại lý tại nước đó.
Bao lâu không dùng thì có thể bị chấm dứt hiệu lực?
Khác nhau giữa các nước, thường là vài năm liên tục tính theo cách luật nước đó quy định. Kiểm mốc cụ thể với đại lý tại từng nước, và đừng để văn bằng ở thị trường quan trọng nằm yên quá lâu.
Dùng nhãn ở Việt Nam có được tính là dùng ở nước ngoài không?
Không. Việc sử dụng được xét theo từng nước. Bán hàng ở Việt Nam không chứng minh sử dụng ở nước khác. Cần bằng chứng sử dụng tại chính nước đó, như hàng bán ra, quảng cáo, gian hàng hướng đến người mua ở đó.
Nhà phân phối tự đổi bao bì thì ai chịu trách nhiệm?
Về quyền nhãn hiệu, hậu quả rơi vào chủ nhãn, vì văn bằng của bạn có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy hợp đồng nên yêu cầu nhà phân phối dùng nhãn theo bộ quy chuẩn và gửi bản in thử để duyệt trước khi dùng.
Có nên đăng ký mọi biến thể không?
Không cần. Chỉ đăng ký biến thể được dùng lâu dài, nổi bật và khác đáng kể mẫu đã có. Những thay đổi nhỏ trong vòng an toàn không cần đơn mới, chỉ cần quy chuẩn rõ ràng và bằng chứng sử dụng đầy đủ.