Một đăng ký quốc tế Madrid có hiệu lực 10 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế và được gia hạn mỗi lần 10 năm, bằng một thủ tục cho tất cả hoặc một phần các nước được chỉ định. Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống: thay vì theo dõi hạn gia hạn ở từng nước, bạn chỉ cần nhớ một ngày.
Nhưng chính vì chỉ có một ngày, quên một lần là mất bảo hộ ở tất cả các nước cùng lúc. Bài này giải thích cách tính hạn, thư nhắc của WIPO, thời gian ân hạn, các khoản phí, gia hạn cho một số nước, và mối quan hệ với văn bằng Việt Nam vốn có lịch gia hạn riêng. Mức phí, độ dài ân hạn và mẫu tờ khai thay đổi theo thời gian, nên đối chiếu thông tin hiện hành của WIPO khi làm.
Cách tính hạn và những nhầm lẫn thường gặp
Hạn tính từ ngày đăng ký quốc tế. Ngày này ghi trên giấy chứng nhận đăng ký quốc tế và trong sổ quốc tế. Với đơn nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ, ngày đăng ký quốc tế thường là ngày Cục nhận đơn quốc tế nếu WIPO nhận được trong thời hạn quy định; nếu không, là ngày WIPO nhận. Hãy lấy ngày trong sổ, không tự suy.
Không phải ngày cấp bảo hộ ở từng nước. Nhiều doanh nghiệp ghi hạn gia hạn theo ngày từng nước gửi tuyên bố cấp bảo hộ, dẫn tới mỗi nước một hạn khác nhau. Trong hệ thống Madrid, mọi nước được chỉ định có chung một ngày hết hạn của đăng ký quốc tế.
Nước chỉ định sau cũng hết hạn cùng ngày. Kể cả nước thêm vào năm thứ chín, hạn vẫn là ngày hết hạn của cả đăng ký. Không có thêm mười năm cho nước mới.
Khác với hạn của văn bằng Việt Nam. Văn bằng nhãn hiệu Việt Nam có hạn riêng tính theo ngày nộp đơn ở Việt Nam, gia hạn tại Cục. Hai hạn thường lệch nhau vài tháng tới vài năm. Bảng theo dõi cần hai dòng riêng.
Ngày đăng ký quốc tế giữ nguyên qua mọi thay đổi. Đổi tên, chuyển nhượng toàn bộ hay ghi nhận li-xăng không làm đổi ngày này. Với chuyển nhượng một phần, đăng ký tách ra vẫn mang ngày đăng ký gốc, nên chủ mới phải gia hạn cùng thời điểm.
Thư nhắc của WIPO và thời gian ân hạn
Trước ngày hết hạn một khoảng thời gian, WIPO thường gửi cho chủ đăng ký và người đại diện một thư nhắc không chính thức, kèm thông tin về các nước có thể gia hạn. Thư này là sự hỗ trợ, không phải nghĩa vụ. Không nhận được thư nhắc, vì địa chỉ cũ hay vì thư rơi vào hộp thư không ai đọc, không phải lý do để được gia hạn muộn. Đây là một lý do nữa để giữ tên, địa chỉ và hộp thư liên lạc trong sổ luôn cập nhật.
Sau ngày hết hạn, hệ thống Madrid cho một thời gian ân hạn để vẫn gia hạn được, kèm khoản phụ phí. Độ dài ân hạn và mức phụ phí cần đối chiếu quy định hiện hành của WIPO. Trong thời gian ân hạn, việc gia hạn có hiệu lực như gia hạn đúng hạn, không có khoảng trống bảo hộ, nhưng đừng coi ân hạn là một phần kế hoạch: đó là lưới an toàn cho sai sót, không phải hạn chót thật.
Hết ân hạn mà không gia hạn, đăng ký quốc tế chấm dứt ở mọi nước không được gia hạn. Muốn có lại bảo hộ thì phải nộp đơn mới, với ngày mới, trong khi có thể đã có người khác nộp đơn tương tự trong khoảng đó. Ở những thị trường có người theo dõi hồ sơ nhãn hết hạn để nộp chen, rủi ro này có thật.
Phí gia hạn gồm những phần nào
Không nêu con số vì biểu phí thay đổi và được tính bằng franc Thuỵ Sĩ. Cấu trúc phí giúp bạn lập ngân sách và hiểu vì sao gia hạn cho nhiều nước tốn hơn hẳn gia hạn cho vài nước.
| Khoản | Tính theo gì | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phí cơ bản | Mỗi đăng ký quốc tế | Trả cho WIPO, không phụ thuộc số nước |
| Phí bổ sung | Mỗi nước được gia hạn áp phí theo mức chung | Áp cho nước không quy định phí riêng |
| Phí riêng | Mỗi nước tự quy định, thường theo số nhóm | Có thể chênh nhiều giữa các nước |
| Phụ phí ân hạn | Khi gia hạn trong thời gian ân hạn | Đối chiếu mức hiện hành |
| Phí dịch vụ | Nếu thuê tổ chức đại diện | Thoả thuận với tổ chức đại diện |
Công cụ tính phí trực tuyến của WIPO cho phép ước tính số tiền theo danh sách nước và số nhóm cụ thể. Dùng nó vài tháng trước hạn để có thời gian duyệt ngân sách.
Vì phí riêng của một số nước tính theo số nhóm, đăng ký có nhiều nhóm hàng hoá sẽ tốn hơn đáng kể ở những nước đó. Đây là lúc nên xem lại: nhóm nào thật sự còn kinh doanh ở nước nào, và có nên hạn chế danh mục trước kỳ gia hạn hay không.
Trình tự gia hạn
Gia hạn đăng ký quốc tế thường làm trực tiếp với WIPO, chủ đăng ký tự làm qua kênh trực tuyến hoặc thông qua tổ chức đại diện. Trình tự gợi ý:
- Khoảng một năm trước hạn: rà lại danh sách nước được chỉ định, tình trạng ở từng nước (đã bảo hộ, bị từ chối, đã từ bỏ) và nhu cầu kinh doanh hiện tại.
- Quyết định gia hạn cho nước nào. Nước đã bị từ chối hoàn toàn và chung thẩm thì không còn gì để gia hạn ở đó.
- Ước tính phí theo danh sách nước, trình duyệt ngân sách.
- Kiểm và ghi nhận trước những thay đổi về tên, địa chỉ nếu có, để thông báo gia hạn ghi đúng thông tin.
- Nộp gia hạn và thanh toán trước ngày hết hạn; ghi lại số tham chiếu thanh toán.
- Nhận thông báo ghi nhận gia hạn, kiểm danh sách nước đã được gia hạn trong sổ.
- Cập nhật lịch cho kỳ gia hạn kế tiếp, cùng những nghĩa vụ riêng tại từng nước nếu có.
Gia hạn không cho phép đổi mẫu nhãn hay thêm hàng hoá. Nếu nhãn đã được làm mới hoặc danh mục cần mở rộng, đó là việc của đơn mới, không phải của kỳ gia hạn.
Gia hạn một phần: khi nào bỏ bớt nước
Bạn không bắt buộc gia hạn cho mọi nước. Không gia hạn một nước là cách tự nhiên để rút khỏi thị trường đó. Trước khi bỏ, cân nhắc:
- Doanh nghiệp còn bán hàng, còn đối tác hoặc có kế hoạch quay lại thị trường đó trong vài năm tới không.
- Có ai đang dùng nhãn tương tự ở nước đó chờ bạn rút đi không; nếu có, bỏ bảo hộ là mở cửa cho họ.
- Nước đó có đối tác li-xăng đang được ghi nhận không; bỏ gia hạn làm li-xăng mất nền.
- Có thủ tục nào đang dở ở nước đó, như phản đối hay tranh chấp, mà việc không gia hạn sẽ ảnh hưởng.
- Chi phí gia hạn ở nước đó so với giá trị phòng vệ: đôi khi chi phí giữ một nước ít hơn nhiều chi phí giành lại nhãn sau này.
- Nếu muốn quay lại sau, đường đi thường là chỉ định sau hoặc đơn mới, với ngày mới, không giữ được mốc cũ.
Quyết định bỏ nước nào nên được ghi lại kèm lý do. Khi người phụ trách thay đổi, tài liệu này cho thấy việc mất bảo hộ ở một nước là chủ động, không phải sơ suất.
Những nghĩa vụ không đi cùng gia hạn ở WIPO
Tuyên bố sử dụng ở một số nước. Một số nước, như Hoa Kỳ, yêu cầu chủ nhãn nộp tuyên bố hoặc bằng chứng sử dụng tại nước đó theo những mốc riêng. Nghĩa vụ này không được thực hiện thay bằng việc gia hạn ở WIPO. Mốc cụ thể và hình thức cần hỏi đại lý nước đó.
Gia hạn văn bằng Việt Nam. Văn bằng ở Việt Nam, dù là cơ sở cho đăng ký quốc tế, được gia hạn riêng tại Cục. Sau 5 năm, đăng ký quốc tế không còn phụ thuộc vào văn bằng Việt Nam, nhưng bạn vẫn cần văn bằng đó cho thị trường trong nước.
Văn bằng quốc gia ở nước ngoài hệ thống. Văn bằng nộp trực tiếp qua đại lý ở nước không thuộc Madrid có hạn riêng theo luật từng nước, thường do đại lý nhắc. Bảng quản lý cần đưa cả những văn bằng này vào.
Theo dõi sử dụng thực tế. Gia hạn giữ được bảo hộ trên giấy, nhưng ở nhiều nước, nhãn không dùng trong một thời gian dài có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt. Lưu bằng chứng sử dụng ở từng thị trường: hoá đơn xuất khẩu, ảnh hàng trên kệ, hợp đồng phân phối.
Ví dụ giả định: lập lịch gia hạn cho doanh nghiệp có nhiều hồ sơ
Một doanh nghiệp đồ gỗ ở Bình Định, nay thuộc tỉnh Gia Lai sau sắp xếp, có văn bằng Việt Nam nộp năm 2015, một đăng ký quốc tế năm 2017 chỉ định sáu nước, thêm hai nước bằng chỉ định sau năm 2021, và một văn bằng quốc gia ở một nước Trung Đông không thuộc Madrid. Người phụ trách cũ nghỉ việc, để lại một tệp bảng tính mỗi nước một dòng với hạn tự tính theo ngày cấp bảo hộ ở nước đó.
Người mới làm lại bảng theo ba lớp. Lớp một là văn bằng Việt Nam với hạn riêng của nó. Lớp hai là đăng ký quốc tế: một ngày hết hạn duy nhất năm 2027 áp cho cả tám nước, kể cả hai nước chỉ định sau, kèm một dòng nhắc nghĩa vụ chứng minh sử dụng tại một nước có yêu cầu riêng. Lớp ba là văn bằng ở nước ngoài hệ thống, hạn theo luật nước đó do đại lý nhắc.
Mỗi lớp có ba mốc nhắc: mười hai tháng trước hạn để rà danh sách nước, sáu tháng trước để chốt ngân sách, ba tháng trước để nộp. Nhờ làm lại bảng, doanh nghiệp phát hiện hai nước chỉ định sau từng bị ghi hạn năm 2031, tức là nếu theo bảng cũ, họ đã bỏ sót hai nước này ở kỳ gia hạn 2027.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký quốc tế Madrid phải gia hạn sau bao lâu?
Đăng ký quốc tế có hiệu lực 10 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế, và được gia hạn mỗi lần 10 năm. Mọi nước được chỉ định, kể cả nước chỉ định sau, có chung một ngày hết hạn.
Quên gia hạn đúng hạn thì còn cứu được không?
Hệ thống Madrid có thời gian ân hạn sau ngày hết hạn để vẫn gia hạn được, kèm phụ phí. Độ dài và mức phụ phí cần đối chiếu WIPO hiện hành. Hết ân hạn mà không gia hạn thì đăng ký chấm dứt, muốn có lại phải nộp đơn mới.
Có thể chỉ gia hạn cho vài nước được không?
Có. Bạn có thể gia hạn cho tất cả hoặc chỉ một số nước được chỉ định. Những nước không được gia hạn sẽ chấm dứt bảo hộ từ ngày hết hạn. Nên ghi lại lý do bỏ từng nước.
Gia hạn có phải đi qua Cục Sở hữu trí tuệ không?
Thường không bắt buộc. Gia hạn đăng ký quốc tế có thể làm trực tiếp với WIPO, do chủ đăng ký hoặc người đại diện thực hiện. Đối chiếu hướng dẫn hiện hành của WIPO về kênh nộp và thanh toán.
Khi gia hạn có được đổi logo mới không?
Không. Gia hạn giữ nguyên mẫu nhãn và danh mục, chỉ có thể bỏ bớt nước. Muốn bảo hộ logo mới, bạn cần nộp đơn mới ở Việt Nam làm đơn cơ sở rồi nộp đơn quốc tế mới.
Gia hạn ở WIPO có thay cho gia hạn văn bằng Việt Nam không?
Không. Văn bằng nhãn hiệu Việt Nam có hạn riêng và gia hạn tại Cục Sở hữu trí tuệ. Hai việc độc lập, nên bảng theo dõi cần ghi riêng hai hạn.