Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu quốc tế theo Madrid nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ thường gồm: tờ khai đăng ký quốc tế theo mẫu của WIPO, phần khai theo yêu cầu của Cục, mẫu nhãn khớp với nhãn cơ sở, danh mục hàng hoá – dịch vụ bằng ngôn ngữ của đơn, các phụ lục riêng cho một số nước chỉ định, giấy uỷ quyền nếu nộp qua đại diện, và chứng từ nộp phí. Thành phần chi tiết, số mẫu tờ khai và cách nộp có thể thay đổi theo từng thời kỳ, nên bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục trước khi làm.
Bài này không thay cho tờ hướng dẫn chính thức. Nó giúp bạn hiểu từng món trong bộ hồ sơ để làm gì, lấy thông tin ở đâu, món nào hay sai, để khi ngồi điền bạn biết mình đang trả lời câu hỏi nào của ai: của Cục, của WIPO, hay của nước chỉ định.
Một bộ hồ sơ, ba người đọc
Điều giúp nhiều nhất khi chuẩn bị hồ sơ Madrid là hiểu rằng cùng một bộ giấy sẽ đi qua ba bàn. Bàn thứ nhất là Cục Sở hữu trí tuệ, người kiểm xem đơn quốc tế có khớp với đơn hoặc văn bằng cơ sở không và có đủ thành phần để chuyển đi không. Bàn thứ hai là Văn phòng quốc tế của WIPO, người kiểm hình thức, phân loại hàng hoá dịch vụ, tính phí và ghi vào sổ đăng ký quốc tế. Bàn thứ ba là cơ quan nhãn hiệu của từng nước bạn chỉ định, người thẩm định nhãn theo luật nước mình.
Mỗi bàn đọc một phần khác nhau. Phần khai cho Cục phục vụ việc đối chiếu trong nước. Tờ khai quốc tế là thứ WIPO đọc và lưu. Các phụ lục riêng, ví dụ tờ khai ý định sử dụng nhãn mà một số nước đòi, là thứ nước chỉ định đọc. Điền sai chỗ này thì hỏng ở bàn này, sai chỗ khác thì hỏng ở bàn khác, và thời gian sửa cộng dồn.
Vì vậy khi chuẩn bị, bạn nên chia hồ sơ thành ba lớp như trên thay vì coi là một chồng giấy. Mỗi lớp có người chịu trách nhiệm kiểm tra riêng trong nội bộ doanh nghiệp: pháp chế hoặc người nắm đơn trong nước kiểm lớp khớp gốc, người giỏi tiếng Anh và hiểu sản phẩm kiểm danh mục, người phụ trách thị trường kiểm danh sách nước và phụ lục.
Bảng thành phần hồ sơ và chỗ lấy thông tin
Bảng dưới liệt kê các thành phần thường gặp. Tên gọi cụ thể và số mẫu có thể khác theo hướng dẫn hiện hành; ở đây chỉ nêu chức năng.
| Thành phần | Dùng để làm gì | Lấy thông tin ở đâu | Chỗ hay sai |
|---|---|---|---|
| Tờ khai đăng ký quốc tế theo mẫu WIPO | Nội dung chính của đơn: chủ đơn, nhãn, danh mục, nước chỉ định | Đơn hoặc văn bằng cơ sở, kế hoạch thị trường | Tên chủ đơn viết khác cách viết trong đơn gốc |
| Phần khai theo yêu cầu của Cục | Để Cục đối chiếu và xác nhận | Số đơn, ngày nộp, số văn bằng trong nước | Ghi số đơn đã được thay bằng số văn bằng mà không cập nhật |
| Mẫu nhãn | Hình nhãn sẽ được đăng ký | Đúng tệp mẫu nhãn của đơn cơ sở | Dùng tệp logo mới chỉnh sửa |
| Danh mục hàng hoá – dịch vụ | Phạm vi bảo hộ ở nước ngoài | Danh mục cơ sở, dịch sang ngôn ngữ của đơn | Dịch rộng hơn gốc hoặc dùng từ mơ hồ |
| Phụ lục cho nước chỉ định | Đáp ứng yêu cầu riêng của một số nước | Hướng dẫn của WIPO cho từng nước | Quên tờ khai ý định sử dụng khi chỉ định Hoa Kỳ |
| Giấy uỷ quyền | Khi nộp qua tổ chức đại diện | Người đại diện theo pháp luật ký | Phạm vi uỷ quyền không bao gồm việc nộp đơn quốc tế |
| Chứng từ phí | Phí xử lý trong nước và phí quốc tế | Biểu phí hiện hành của Cục và WIPO | Tính phí theo danh sách nước cũ sau khi đã đổi |
Nếu khai quyền ưu tiên, bạn cần ghi rõ đơn đầu tiên làm căn cứ: nước nộp, số đơn, ngày nộp. Với doanh nghiệp đi ra từ Việt Nam, đơn đầu tiên thường chính là đơn cơ sở, nên thông tin này lấy ngay từ đó.
Đi qua những mục quan trọng của tờ khai quốc tế
Thông tin chủ đơn. Tên đầy đủ, địa chỉ, tư cách pháp lý, và căn cứ để được nộp qua Việt Nam (cơ sở kinh doanh, cư trú hay quốc tịch). Tên doanh nghiệp tiếng Việt có dấu nên viết đúng như trong đơn gốc; nhiều đơn còn kèm tên tiếng Anh, khi đó hai tên phải nhất quán với giấy tờ đăng ký doanh nghiệp.
Đơn hoặc đăng ký cơ sở. Số và ngày của đơn hoặc văn bằng Việt Nam. Nếu cả đơn và văn bằng đều có, bạn ghi đúng cái mà đơn quốc tế dựa vào. Đơn quốc tế có thể dựa trên nhiều đơn hoặc văn bằng cơ sở cùng chủ, cùng nhãn.
Mô tả nhãn và màu sắc. Nếu đơn cơ sở có khai màu sắc là yếu tố được bảo hộ, đơn quốc tế phải khai tương ứng. Phần mô tả nhãn bằng lời là tuỳ chọn ở nhiều mục, nhưng nếu đơn gốc có mô tả thì nên giữ nhất quán.
Dịch nghĩa các từ trong nhãn. Nhãn có từ tiếng Việt thì người thẩm định nước ngoài không hiểu nghĩa. Tờ khai có chỗ để ghi bản dịch hoặc nói rõ từ đó không có nghĩa. Một số nước đòi thông tin này; ghi sẵn giúp tránh thư hỏi lại.
Danh mục và nước chỉ định. Danh mục theo bảng phân loại Nice, viết bằng ngôn ngữ của đơn. Danh sách nước chỉ định đánh dấu từng nước; có thể giới hạn danh mục riêng cho một nước nếu bạn chỉ cần một phần ở đó.
Chữ ký và xác nhận. Người có thẩm quyền ký theo cách Cục quy định. Phần xác nhận của Cục không phải việc của bạn, nhưng thông tin bạn khai là căn cứ để Cục xác nhận.
Phí: biết thành phần trước, tra số sau
Chi phí của một đơn Madrid đi qua Cục thường có các phần: phí xử lý đơn quốc tế ở Việt Nam theo biểu phí của Cục, phí cơ bản nộp cho WIPO, và phí cho từng nước chỉ định. Phí cho từng nước có hai kiểu: kiểu chung theo bảng của hệ thống Madrid, và kiểu riêng do nước đó tự quy định, thường cao hơn và có thể tính theo từng nhóm. Nhãn có màu và số nhóm nhiều cũng có thể làm phí thay đổi.
Bài không nêu con số, vì biểu phí của Cục và của WIPO đều điều chỉnh theo thời gian, còn phí riêng của từng nước thay đổi khi nước đó cập nhật. WIPO có công cụ tính phí trên trang của mình; bạn nhập nhãn, số nhóm và danh sách nước để ra ước tính, rồi đối chiếu với biểu phí hiện hành của Cục cho phần trong nước.
Một điểm thực tế: phí đóng ở bước nộp đơn chỉ là phần đầu. Khi một nước chỉ định gửi từ chối tạm thời, việc trả lời phải làm qua đại lý tại nước đó, và chi phí đại lý không nằm trong phí Madrid. Khi lập ngân sách, bạn nên dành riêng một khoản dự phòng cho những nước có tiếng thẩm định kỹ.
Nếu ngân sách hạn chế, cách làm phổ biến là nộp đơn quốc tế cho vài nước quan trọng nhất trước, rồi chỉ định thêm nước sau khi có doanh thu từ thị trường mới. Đăng ký quốc tế cho phép chỉ định thêm về sau, dù ngày bảo hộ ở nước chỉ định sau sẽ tính từ ngày chỉ định thêm chứ không từ ngày đăng ký ban đầu.
Giấy tờ kèm theo hay bị bỏ sót
Ngoài tờ khai chính, những món sau thường là nguyên nhân khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc trễ ngày:
- Giấy uỷ quyền khi nộp qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, phải nêu rõ phạm vi gồm nộp đơn quốc tế và nhận thư từ liên quan.
- Tờ khai ý định sử dụng nhãn khi chỉ định Hoa Kỳ; tờ này đòi chữ ký của người có thẩm quyền theo yêu cầu riêng của nước đó, nên hỏi trước ai được ký.
- Thông tin ngôn ngữ thứ hai khi chỉ định Liên minh châu Âu, theo hướng dẫn của WIPO cho trường hợp này.
- Bản mẫu nhãn đúng định dạng và kích thước mà Cục đang yêu cầu, lấy từ đúng tệp đã nộp ở đơn cơ sở.
- Bản dịch nghĩa hoặc ghi chú "không có nghĩa" cho các từ tiếng Việt trong nhãn.
- Chứng từ đã nộp phí trong nước, ghi đúng tên chủ đơn hoặc có ghi chú đơn nào để Cục đối chiếu.
Danh sách này không đầy đủ cho mọi trường hợp. Mỗi nước có thể có yêu cầu riêng, và WIPO cập nhật hướng dẫn từng nước khi họ thay đổi. Trước khi nộp, bạn dò lại phần yêu cầu của từng nước định chỉ định trên trang thông tin của WIPO về hệ thống Madrid.
Trình tự chuẩn bị hồ sơ cho gọn
Một trình tự làm việc giúp ít phải quay lại sửa:
- Chốt danh sách nước chỉ định và danh mục cho từng nước, vì hai thứ này quyết định phụ lục và phí.
- Lấy bản sao thông tin đơn hoặc văn bằng cơ sở: chủ đơn, số đơn, ngày nộp, mẫu nhãn, danh mục, màu sắc.
- Dịch danh mục sang ngôn ngữ của đơn và cho người hiểu sản phẩm đọc lại.
- Điền tờ khai quốc tế, đối chiếu từng dòng với thông tin cơ sở.
- Chuẩn bị phụ lục cho nước có yêu cầu riêng và lấy chữ ký của chủ đơn.
- Ước tính phí bằng công cụ của WIPO và biểu phí hiện hành của Cục, nộp phí trong nước.
- Nộp hồ sơ tại Cục, giữ biên nhận có ngày nộp; ngày này rất quan trọng cho ngày đăng ký quốc tế.
Khi doanh nghiệp còn lúng túng ở bước chốt danh mục hoặc chọn nước, nên dành thời gian trao đổi với người làm nghề sở hữu công nghiệp trước khi bỏ tiền nộp phí.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ Madrid nộp tại Cục có cần bản gốc văn bằng Việt Nam không?
Thường bạn chỉ cần khai số đơn, ngày nộp hoặc số văn bằng để Cục tự đối chiếu trong hồ sơ của mình. Tuy vậy yêu cầu giấy tờ kèm theo có thể thay đổi, nên bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục trước khi nộp.
Có thể nộp đơn Madrid trực tuyến không?
Cục Sở hữu trí tuệ có hệ thống tiếp nhận đơn trực tuyến cho nhiều loại thủ tục. Đơn quốc tế có được nộp hoàn toàn trực tuyến hay không và cần chữ ký số nào thì bạn kiểm thông tin hiện hành của Cục, vì cách nộp có thể thay đổi.
Một đơn Madrid đăng ký được nhiều nhãn không?
Không. Mỗi đơn quốc tế dành cho một nhãn. Doanh nghiệp có nhãn chữ và logo riêng muốn đưa cả hai ra nước ngoài thì làm hai đơn, mỗi đơn dựa trên đúng đơn hoặc văn bằng cơ sở của nhãn đó.
Có cần khai quyền ưu tiên trong đơn Madrid không?
Không bắt buộc, nhưng nên khai nếu còn trong 6 tháng tính từ ngày nộp đơn đầu tiên. Khai đúng thì ở các nước chỉ định, đơn của bạn được coi như nộp từ ngày nộp đơn đầu tiên, giúp vượt qua người nộp chen giữa.
Phí nộp cho WIPO trả thế nào?
Có thể trả qua Cục hoặc trả trực tiếp cho WIPO theo các phương thức WIPO chấp nhận, tuỳ cách Cục đang tổ chức. Bạn nên hỏi rõ khi nộp để biết khoản nào nộp tại Cục, khoản nào trả sang WIPO, tránh trả trùng hoặc thiếu.
Ai được ký tờ khai đơn quốc tế?
Chủ đơn hoặc người đại diện được uỷ quyền hợp lệ. Riêng các phụ lục như tờ khai ý định sử dụng cho Hoa Kỳ có yêu cầu riêng về người ký, nên bạn kiểm trước và chuẩn bị sẵn chữ ký của người đại diện theo pháp luật.