Với đặc sản đi Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc, lộ trình nhãn hiệu thường bắt đầu bằng việc xác định ai đứng tên nhãn ở Việt Nam, rồi nộp ở nước mà hàng đang đi và nguy cơ bị chiếm cao nhất trước, trong hạn ưu tiên 6 tháng nếu còn kịp; các nước còn lại nộp theo nhịp ký kết với nhà nhập khẩu. Ba nước này đều thuộc hệ thống Madrid, nên một đơn quốc tế có thể che cả ba khi hồ sơ trong nước đã sẵn sàng.
Bài viết cho hợp tác xã, cơ sở OCOP và doanh nghiệp nhỏ đang làm trái cây sấy, mật ong, trà, cà phê, nước mắm, bánh kẹo đặc sản. Các thông tin về nhãn tập thể, nhãn chứng nhận hay chỉ dẫn địa lý cho đặc sản khi xuất khẩu, và về cách đặt tên phiên âm, được bàn kỹ ở các chuyên mục khác trên trang; ở đây chỉ nói thứ tự và cách chuẩn bị.
Ba thị trường, ba kiểu rủi ro khác nhau
Trung Quốc là thị trường gần, hàng có thể đi qua nhiều kênh, từ hợp đồng chính ngạch tới các đầu mối thu mua ở cửa khẩu. Nhiều bên trung gian biết rõ sản phẩm, bao bì và tên của bạn. Luật nước này theo hướng nộp trước được trước, nên nguy cơ có người đăng ký nhãn của bạn, hoặc bản phiên âm chữ Hán của nó, là rủi ro được nhắc tới nhiều nhất.
Nhật Bản thường vào qua một nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối, đi kèm yêu cầu khắt khe về chất lượng và bao bì. Rủi ro điển hình là nhà nhập khẩu đề nghị đứng tên nhãn tại Nhật "cho tiện thủ tục", hoặc đặt cho sản phẩm một tên tiếng Nhật riêng mà bạn không kiểm soát.
Hàn Quốc có kênh siêu thị châu Á, cộng đồng người Việt và bán hàng trực tuyến khá phát triển. Rủi ro thường nằm ở việc tên tiếng Việt của bạn được nhiều người bán lại sử dụng, và một trong số họ có thể nộp đơn trước. Cách các nước này xét chi tiết luôn có thể thay đổi, nên khi chuẩn bị cụ thể, hãy kiểm với đại lý tại từng nước.
Ai đứng tên nhãn: câu hỏi phải trả lời trước tiên
Hợp tác xã hay thành viên? Nhiều sản phẩm OCOP được làm ra bởi một hợp tác xã nhưng nhãn lại do một thành viên, thường là người sáng lập, đứng tên cá nhân. Khi ra nước ngoài, người đứng tên đơn Việt Nam cũng là người đứng tên đăng ký quốc tế. Hãy thống nhất trong nội bộ trước, vì đổi chủ sau khi đã nộp ở nhiều nước tốn công hơn nhiều.
Doanh nghiệp thương mại hay cơ sở sản xuất? Nếu một doanh nghiệp thương mại đứng ra xuất khẩu hàng của nhiều cơ sở, cần rõ nhãn thuộc về ai: cơ sở sản xuất hay doanh nghiệp xuất khẩu. Thoả thuận bằng văn bản, kể cả khi hai bên là người thân.
Nhãn riêng hay nhãn chung của vùng? Nếu sản phẩm mang tên vùng và có nhãn tập thể hoặc chỉ dẫn địa lý, nhãn riêng của bạn là một lớp khác, nằm cạnh lớp của vùng. Đừng nhầm hai lớp này khi lập kế hoạch ra nước ngoài.
Ai được phép dùng Madrid? Người nộp đơn Madrid qua Cục Sở hữu trí tuệ cần có quan hệ với Việt Nam theo quy định của hệ thống, như có quốc tịch, cư trú hoặc cơ sở kinh doanh thật tại Việt Nam. Với hợp tác xã và doanh nghiệp trong nước, điều kiện này thường đáp ứng được.
Lộ trình mẫu theo mốc thời gian
Dưới đây là một lộ trình mẫu cho cơ sở đã bán sang Trung Quốc, đang đàm phán với một nhà nhập khẩu Nhật Bản và có ý định vào Hàn Quốc trong hai năm. Điều chỉnh theo tình hình thật của bạn:
| Mốc | Việc cần làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trước khi nộp | Thống nhất người đứng tên, chốt dạng nhãn và bao bì xuất khẩu | Bao bì và mẫu nhãn phải khớp |
| Tháng 0 | Nộp đơn Việt Nam nếu chưa có | Ngày này mở hạn ưu tiên 6 tháng |
| Trước tháng 6 | Nộp cho Trung Quốc, xét cả bản phiên âm chữ Hán nếu đã dùng | Ưu tiên cao nhất vì hàng đang đi |
| Trước khi ký với nhà nhập khẩu Nhật | Nộp cho Nhật Bản, cùng đơn Madrid nếu kịp | Không để đối tác đứng tên |
| Trước khi ra mắt tại Hàn Quốc | Nộp hoặc chỉ định thêm Hàn Quốc | Chỉ định thêm tính từ ngày chỉ định |
| Mỗi năm | Xem lại bảng, cập nhật bằng chứng sử dụng | Lưu hoá đơn, ảnh bao bì theo năm |
Nếu cả ba nước đều đã rõ ngay từ đầu và ngân sách cho phép, một đơn Madrid chỉ định cả ba trong hạn ưu tiên là phương án gọn nhất.
Tên theo chữ địa phương: đừng để người khác đặt hộ
Người mua ở Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc thường gọi sản phẩm theo tên đọc được bằng chữ của họ. Nếu bạn không chủ động đặt tên phiên âm hoặc tên dịch, nhà nhập khẩu, người bán lại hay chính người tiêu dùng sẽ tự đặt, và cái tên đó có thể trở thành tên thị trường biết tới. Khi người khác đăng ký tên đó trước, bạn có thể vẫn giữ được nhãn chữ Latinh nhưng mất cái tên mà người mua thực sự dùng.
Vì vậy, trong lộ trình, nên có một mốc quyết định tên địa phương cho từng nước: có cần không, ai đề xuất, ai duyệt, và có đưa vào đơn đăng ký hay không. Với Trung Quốc, nhiều người làm nghề khuyên cân nhắc nghiêm túc việc đăng ký tên chữ Hán, nhưng quyết định cụ thể nên dựa trên tư vấn cho đúng sản phẩm và kênh bán của bạn.
Với Nhật Bản và Hàn Quốc, chuyện tên địa phương thường nổi lên lúc làm bao bì cho kênh siêu thị: nhà phân phối đề nghị in thêm tên bằng chữ Kana hoặc Hangul để người mua dễ đọc. Đó là lúc nên dừng lại hỏi: tên đó do ai chọn, có thuộc về bạn theo hợp đồng không, có cần nằm trong đơn đăng ký không. Một câu hỏi lúc làm bao bì đỡ rất nhiều công so với tranh chấp về sau.
Cách chọn tên phiên âm, tránh nghĩa xấu và giữ nhận diện thống nhất giữa các nước được trình bày chi tiết ở chuyên mục về tên nhãn khi ra nước ngoài. Điều cần nhớ ở đây chỉ là: tên địa phương là một hạng mục trong lộ trình, không phải việc để đối tác tự lo.
Giấy tờ cần giữ từ ngày đầu xuất hàng
Khi có tranh chấp ở nước ngoài, thứ cứu bạn thường là giấy tờ chứng minh mình dùng nhãn trước và quan hệ với đối tác. Hãy lưu theo năm:
- Hoá đơn, tờ khai xuất khẩu có ghi tên sản phẩm mang nhãn, theo từng lô.
- Ảnh chụp bao bì xuất khẩu các phiên bản, có ghi ngày bắt đầu sử dụng.
- Hợp đồng, đơn đặt hàng, thư từ trao đổi với nhà nhập khẩu, đầu mối thu mua, nhà phân phối.
- Tài liệu hội chợ, chào hàng có hình nhãn, kèm ngày tham gia.
- Bản sao đơn và văn bằng nhãn hiệu ở Việt Nam, giấy tờ pháp nhân của người đứng tên.
- Ghi chép những lần phát hiện người khác dùng tên của bạn ở nước đó.
Giữ bản điện tử ở một chỗ chung của cơ sở, không để trong điện thoại cá nhân của một người. Hợp tác xã thay ban điều hành là lúc giấy tờ hay thất lạc nhất.
Các bước cho một hợp tác xã bắt đầu từ con số không
Nếu cơ sở của bạn chưa có đăng ký nào ở nước ngoài, có thể đi theo trình tự:
- Thống nhất người đứng tên nhãn và ghi lại bằng biên bản hoặc nghị quyết nội bộ.
- Kiểm đơn hoặc văn bằng ở Việt Nam: đúng người đứng tên, đúng dạng nhãn, đủ nhóm hàng cho sản phẩm xuất khẩu.
- Xếp ba nước theo mức rủi ro và lịch kinh doanh; đặt nước đang có hàng đi lên đầu.
- Quyết định có cần tên địa phương cho từng nước không.
- Chọn đường nộp, thường là một đơn Madrid nếu cả ba nước cùng đợt và nhãn giống đơn Việt Nam.
- Đưa điều khoản nhãn hiệu vào hợp đồng với nhà nhập khẩu, đầu mối thu mua.
- Lập lịch theo dõi đơn và lịch lưu giấy tờ sử dụng theo năm.
Hai bước đầu thường mất nhiều thời gian nhất với hợp tác xã, vì cần họp thành viên và đôi khi phải làm thủ tục chuyển nhượng nhãn từ cá nhân về hợp tác xã tại Việt Nam. Nên làm sớm, trước khi có đơn hàng gấp, vì đơn quốc tế phải đứng đúng tên người giữ đơn Việt Nam.
Ví dụ giả định: hợp tác xã vải sấy ở Bắc Ninh
Ví dụ giả định: một hợp tác xã ở Bắc Ninh làm vải sấy và mật ong hoa vải, đã bán sang Trung Quốc qua một đầu mối thu mua được hai mùa, đang được một nhà nhập khẩu Nhật Bản hỏi hàng, và có thành viên quen siêu thị châu Á ở Hàn Quốc. Nhãn ở Việt Nam đang do chủ nhiệm hợp tác xã đứng tên cá nhân.
Việc đầu tiên là chuyển nhãn về hợp tác xã đứng tên, vì đây là tài sản chung và hợp tác xã sẽ ký hợp đồng xuất khẩu. Sau đó hợp tác xã nộp cho Trung Quốc trước tiên, kèm cân nhắc tên chữ Hán mà đầu mối thu mua đã quen gọi, vì hàng đang đi và người trung gian đã biết rõ sản phẩm. Nhật Bản được nộp trước khi ký hợp đồng phân phối, và hợp đồng ghi rõ nhà nhập khẩu không được đăng ký nhãn hay tên tiếng Nhật cho sản phẩm. Hàn Quốc chờ đến khi có đơn hàng thật.
Nếu phát hiện đầu mối đã nộp đơn trước ở Trung Quốc, hợp tác xã nên dừng lại để hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc đại diện sở hữu công nghiệp về các đường phản đối, thay vì tự đàm phán mua lại ngay.
Câu hỏi thường gặp
Đặc sản đi Trung Quốc có cần đăng ký nhãn ở Trung Quốc không?
Nên cân nhắc nghiêm túc, nhất là khi hàng đã đi qua đầu mối hoặc nhà nhập khẩu. Văn bằng Việt Nam không có hiệu lực ở Trung Quốc, và luật nước này theo hướng nộp trước được trước.
Hợp tác xã có tự nộp đơn Madrid được không?
Có thể, nếu hợp tác xã đã có đơn hoặc văn bằng ở Việt Nam đứng tên mình và đáp ứng điều kiện quan hệ với Việt Nam. Tuy vậy, khi có thông báo từ chối ở nước ngoài, thường cần đại lý tại nước đó.
Nhà nhập khẩu đề nghị đứng tên nhãn ở nước họ có nên đồng ý không?
Không nên. Nếu họ cần làm thủ tục thay, nên giữ nhãn đứng tên bạn và ghi rõ trong hợp đồng rằng họ không được đăng ký nhãn hay tên địa phương cho sản phẩm, kèm nghĩa vụ chuyển lại nếu đã lỡ đăng ký.
Có cần đăng ký tên chữ Hán, chữ Nhật, chữ Hàn không?
Tuỳ sản phẩm và kênh bán. Nếu người mua ở đó gọi sản phẩm bằng một tên địa phương, tên đó đáng được cân nhắc đăng ký. Hãy chọn tên chủ động thay vì để đối tác tự đặt.
Đã có nhãn tập thể của vùng thì có cần nhãn riêng không?
Nhãn tập thể hay chỉ dẫn địa lý là lớp của vùng, nhãn riêng là lớp của cơ sở bạn. Khi xuất khẩu, nhãn riêng giúp người mua phân biệt bạn với các cơ sở khác cùng vùng, nên thường vẫn đáng có.
Nên giữ những giấy tờ gì để phòng tranh chấp?
Hoá đơn và tờ khai xuất khẩu, ảnh bao bì theo thời gian, hợp đồng và thư từ với đối tác, tài liệu hội chợ. Lưu theo năm ở nơi chung của cơ sở để khi cần có thể chứng minh bạn dùng nhãn trước.