Trước khi mang nhãn đi hội chợ quốc tế, gửi mẫu hay gửi catalogue cho khách nước ngoài, bạn nên có ít nhất một đơn đăng ký nhãn hiệu ở Việt Nam và đã tính xem có cần nộp ngay ở những nước sắp chào hàng hay không. Lý do đơn giản: giai đoạn chào hàng là lúc nhãn của bạn lần đầu được người ở thị trường đó nhìn thấy, trong khi bạn chưa có quyền gì ở đó. Thoả thuận bảo mật không bảo vệ được một cái tên đã in trên bao bì.
Bài này không bàn cách bán hàng ở hội chợ, mà chỉ tập trung vào nhãn hiệu: thứ tự việc nên làm trước khi đi, những gì cần lưu trong lúc chào hàng để sau này có bằng chứng, và cách trả lời khi khách nước ngoài hỏi nhãn đã được đăng ký ở thị trường của họ chưa. Mục tiêu là đi chào hàng mà không vô tình trao nhãn cho người khác. Phần lớn các việc dưới đây tốn ít tiền; cái tốn là thời gian, nên cần bắt đầu sớm hơn lịch in catalogue.
Vì sao giai đoạn chào hàng là lúc nhãn dễ bị chiếm
Ở phần lớn các nước, quyền với nhãn hiệu phát sinh từ đăng ký, và ai nộp đơn trước thường được ưu tiên. Hội chợ, buổi gặp người mua, gói mẫu gửi đi là những lần nhãn của bạn được công khai ở thị trường mới, trước mặt những người buôn bán trong đúng ngành hàng đó. Người có ý xấu không cần làm nhái sản phẩm; họ chỉ cần nộp đơn cho cái tên trước bạn, rồi chờ bạn quay lại đàm phán.
Đối tượng hay gặp không phải đối thủ lớn, mà là nhà buôn trung gian, người từng đề nghị làm đại lý nhưng không được nhận, hoặc người quen của khách hàng. Có người còn chủ động hỏi tên công ty, tên nhãn bằng chữ Latin chính xác, cách viết logo, những câu hỏi nghe rất bình thường trong một buổi gặp. Họ hiểu rằng nếu sản phẩm của bạn bán tốt, bạn sẽ cần nhãn ở nước đó, và văn bằng đứng tên họ khi ấy có giá.
Cũng có trường hợp không ai có ý xấu nhưng nhãn vẫn gặp rắc rối: một doanh nghiệp địa phương đã dùng tên gần giống từ trước, bạn chỉ phát hiện sau khi đã in bao bì, làm catalogue, ký đơn hàng đầu. Tra cứu trước khi chào hàng giúp tránh tình huống này; phần tra cứu được hướng dẫn chi tiết trên TraCuuThuongHieu.com.
Thứ tự việc nên làm trước chuyến chào hàng
Danh sách dưới đây sắp theo thứ tự thời gian, bắt đầu càng sớm càng tốt, lý tưởng là vài tháng trước hội chợ:
- Nộp đơn nhãn hiệu ở Việt Nam nếu chưa có. Đơn này vừa bảo vệ thị trường trong nước, vừa có thể làm cơ sở cho đơn quốc tế theo hệ thống Madrid.
- Tra sơ bộ ở các nước sắp chào hàng để biết có ai đã đăng ký tên trùng hay gần giống trong nhóm hàng của bạn.
- Quyết định nộp ngay hay chưa ở từng nước. Nước bạn kỳ vọng ký đơn hàng trong năm, nước có nhiều nhà buôn trung gian, nước sản xuất bao bì, là những nước nên ưu tiên.
- Nếu đơn Việt Nam mới nộp, ghi lịch sáu tháng quyền ưu tiên theo Công ước Paris. Nộp ở nước ngoài trong thời hạn này, bạn có thể yêu cầu hưởng ngày nộp đơn Việt Nam.
- Thống nhất dạng nhãn sẽ xuất hiện trên mẫu, catalogue, gian hàng: đúng mẫu đã nộp đơn, không dùng biến thể tạm.
- Chuẩn bị câu trả lời ngắn cho khách hỏi về tình trạng nhãn ở nước họ, trung thực: đã nộp, đang nộp, hay đang chuẩn bị.
Nếu ngân sách không đủ nộp ở tất cả các nước, ít nhất hãy có đơn Việt Nam và đơn ở nước bạn đặt kỳ vọng lớn nhất. Hai đơn này đổi lại được rất nhiều rủi ro.
Thoả thuận bảo mật giúp được gì và không giúp được gì
Bảo mật bảo vệ thông tin chưa công khai. Công thức, quy trình, giá vốn, danh sách nhà cung cấp, kế hoạch sản phẩm mới là những thứ thoả thuận bảo mật bảo vệ tốt. Đối tác vi phạm thì bạn có căn cứ đòi bồi thường theo hợp đồng.
Tên nhãn không phải bí mật. Một cái tên in trên bao bì mẫu, trên gian hàng, trong catalogue đã là thông tin công khai. Thoả thuận bảo mật không ngăn được ai nộp đơn đăng ký tên đó ở nước họ, và cơ quan sở hữu trí tuệ nước đó cũng không xét hợp đồng giữa bạn và đối tác khi nhận đơn.
Điều khoản không nộp đơn vẫn có ích. Bạn có thể đưa vào thoả thuận với người nhận mẫu, nhà buôn tiềm năng một câu cam kết không nộp đơn đăng ký nhãn của bạn hoặc nhãn tương tự. Câu này không chặn được đơn nộp ở cơ quan nhà nước, nhưng tạo bằng chứng về quan hệ và về hiểu biết của họ, hữu ích nếu sau này bạn phải chứng minh họ nộp với dụng ý xấu.
Đừng ỷ vào giấy tờ thay cho đơn. Thứ thật sự chặn được người khác ở một nước là đơn đăng ký nộp sớm hơn họ ở nước đó. Giấy tờ hợp đồng là lớp thứ hai.
Lưu gì trong lúc chào hàng để có bằng chứng về sau
Nếu không kịp nộp đơn trước khi đi, ít nhất hãy lưu được dấu vết chứng minh bạn là người dùng nhãn trước và người kia đã biết nhãn đó là của bạn. Danh sách nên giữ:
- Ảnh gian hàng, ảnh mẫu hàng có nhãn, ghi ngày và địa điểm; lưu bản gốc có thông tin thời gian của tệp.
- Danh sách khách ghé gian hàng, danh thiếp, ghi chú cuộc gặp; ai hỏi kỹ về tên nhãn, ai đề nghị làm đại diện.
- Thư điện tử gửi catalogue, báo giá, phiếu gửi mẫu kèm ngày gửi và người nhận.
- Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, đơn đặt hàng đầu tiên có nhắc tới nhãn.
- Chứng từ xuất mẫu, hoá đơn chuyển phát quốc tế cho gói mẫu.
- Tài liệu quảng bá đăng trên trang của ban tổ chức hội chợ, nếu có tên bạn và tên nhãn.
Những tài liệu này không thay được văn bằng. Chúng giúp bạn có điểm tựa khi phản đối một đơn nộp ác ý hoặc yêu cầu huỷ văn bằng ở những nước có cơ chế đó, và giúp người làm nghề đánh giá nhanh cơ hội của bạn.
Trả lời khách nước ngoài hỏi về tình trạng nhãn
Người mua chuyên nghiệp thường hỏi nhãn đã đăng ký ở nước họ chưa, vì họ không muốn đầu tư quảng bá cho một cái tên có thể bị tranh chấp. Cách trả lời theo từng tình huống:
| Tình trạng của bạn | Câu trả lời nên dùng | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Đã có văn bằng ở nước khách | Nêu đã đăng ký, cung cấp số văn bằng khi khách cần kiểm | Ghi vào hợp đồng rằng nhãn thuộc về bạn |
| Đã nộp đơn, đang chờ xét | Nêu đã nộp, ngày nộp, đang trong thời gian xét | Theo dõi đơn, báo khách khi có kết quả |
| Mới có đơn Việt Nam, chưa nộp ở nước khách | Nêu đang chuẩn bị nộp, cho biết kế hoạch thời gian | Nộp sớm, cân nhắc trong thời hạn ưu tiên |
| Chưa có đơn ở đâu | Không hứa hẹn, nói đang tiến hành đăng ký | Nộp đơn Việt Nam ngay, sau đó tính nước khách |
| Phát hiện đã có người khác đăng ký tên gần giống | Không giấu, nói đang xem xét phương án | Hỏi người làm nghề trước khi ký đơn hàng lớn |
Câu trả lời trung thực giữ được uy tín lâu dài. Khách phát hiện bạn nói "đã đăng ký" trong khi chưa có, sau này sẽ khó tin những cam kết khác của bạn.
Ví dụ giả định: một cơ sở bánh kẹo đi hội chợ ở Nhật Bản
Ví dụ giả định: một cơ sở sản xuất bánh kẹo ở Hưng Yên, nhãn tên "Mầm Xanh", lần đầu đăng ký gian hàng ở một hội chợ thực phẩm tại Nhật Bản. Cơ sở đã có văn bằng ở Việt Nam từ ba năm trước nhưng chưa nộp ở đâu khác. Hai tháng trước hội chợ, chủ cơ sở tra sơ bộ và không thấy tên trùng ở Nhật trong nhóm bánh kẹo.
Cơ sở quyết định nộp đơn quốc tế qua hệ thống Madrid dựa trên văn bằng Việt Nam, chỉ định Nhật Bản, và vì có hai khách tiềm năng từ Hàn Quốc đã liên hệ qua thư, chỉ định thêm Hàn Quốc. Do văn bằng Việt Nam đã có lâu, không còn dùng được quyền ưu tiên, nên ngày nộp đơn quốc tế là mốc của họ ở hai nước.
Tại hội chợ, một nhà buôn hỏi kỹ về tên nhãn và đề nghị làm đại diện độc quyền, kèm đề nghị "đăng ký nhãn ở Nhật giúp". Chủ cơ sở trả lời rằng đơn đã nộp, nhãn sẽ đứng tên cơ sở, và nếu hợp tác thì hợp đồng sẽ có điều khoản nhãn hiệu rõ ràng. Cuộc trao đổi được ghi lại trong sổ gặp khách. Nếu cơ sở chưa nộp đơn, đề nghị "đăng ký giúp" kia là chỗ rất dễ dẫn tới văn bằng đứng tên người khác.
Khi phát hiện có người nộp đơn ngay sau hội chợ
Nếu sau chuyến chào hàng bạn phát hiện có người nộp đơn tên nhãn của mình ở nước vừa tới, đừng liên hệ mặc cả ngay. Việc đầu tiên là gom toàn bộ bằng chứng đã lưu, xác định ngày nộp đơn của họ, tình trạng đơn, và quan hệ của họ với bạn: khách ghé gian hàng, người nhận mẫu, hay người hoàn toàn lạ.
Nhiều nước có thủ tục phản đối đơn trong thời gian công bố, hoặc yêu cầu huỷ văn bằng nộp với dụng ý xấu, nhất là khi người nộp là đại lý hoặc đại diện của chủ nhãn mà không được phép. Thời hạn phản đối thường ngắn, tính từ ngày công bố, nên càng phát hiện sớm càng có lợi. Chi tiết từng hướng xử lý được bàn trong danh mục về nhãn Việt bị đăng ký trước ở nước ngoài.
Đây là tình huống có tranh chấp, nên nhờ đại lý sở hữu công nghiệp ở nước đó đánh giá. Nếu muốn hỏi nhanh trước khi chọn đại lý, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết nên chuẩn bị giấy tờ gì.
Câu hỏi thường gặp
Đi hội chợ quốc tế có được hưởng quyền gì đặc biệt cho nhãn hiệu không?
Công ước Paris có nhắc tới bảo hộ tạm thời cho hàng trưng bày tại triển lãm quốc tế chính thức, nhưng cách mỗi nước thực hiện rất khác nhau và điều kiện chặt. Không nên trông vào cơ chế này thay cho việc nộp đơn. Hãy kiểm với đại lý tại nước tổ chức hội chợ.
Gửi mẫu không ghi nhãn, chỉ ghi mã sản phẩm có an toàn hơn không?
Có giảm bớt việc lộ tên, nhưng khách cần biết tên nhãn khi đàm phán, nên tên vẫn sẽ xuất hiện trong thư từ và báo giá. Cách này chỉ là biện pháp tạm, không thay cho việc nộp đơn sớm.
Chưa có tiền nộp đơn ở nước ngoài thì có nên hoãn đi hội chợ không?
Không nhất thiết. Hãy có ít nhất đơn Việt Nam, lưu bằng chứng cẩn thận trong lúc chào hàng, và chọn nước nộp đầu tiên ngay khi có khách nghiêm túc. Hoãn chào hàng cũng có cái giá về thị trường.
Khách đề nghị đăng ký nhãn ở nước họ giúp bạn có nên nhận không?
Có thể nhận sự giúp đỡ về thủ tục, nhưng đơn phải đứng tên bạn. Đề nghị đứng tên hộ cần được từ chối lịch sự, kèm giải thích rằng điều này bảo vệ cả hai bên khi hợp tác lâu dài.
Đăng ảnh sản phẩm lên mạng trước hội chợ có làm mất quyền nộp đơn không?
Với nhãn hiệu, việc công khai trước không làm mất quyền nộp đơn như với sáng chế. Rủi ro là người khác thấy tên và nộp trước bạn ở những nước bạn chưa có đơn.
Có nên đổi tên nhãn riêng cho thị trường mới để đỡ rủi ro không?
Chỉ nên đổi khi tên hiện tại gặp trở ngại thật ở nước đó, như đã có người đăng ký hay mang nghĩa xấu. Đổi tên chỉ để né rủi ro chiếm nhãn sẽ làm mất giá trị nhận diện bạn đã xây.