Khi ngân sách chỉ đủ cho vài nước, cách an toàn là chia đợt: đợt một dành cho nơi hàng đang đi và nơi dễ bị chiếm nhất, nộp trong hạn ưu tiên 6 tháng; các đợt sau mở rộng theo kế hoạch bán hàng. Chia đợt có chủ đích tốt hơn nhiều so với dàn mỏng ngân sách ra nhiều nước rồi không còn tiền xử lý khi có thư từ chối.
Bài này đi qua các khoản chi cấu thành chi phí bảo hộ ở nước ngoài (không nêu con số vì phí thay đổi và khác nhau theo nước), nguyên tắc xếp nước vào từng đợt, cách hệ thống Madrid hỗ trợ việc nộp theo đợt, và những chỗ có thể tiết kiệm mà không đánh đổi an toàn.
Vì sao chia đợt tốt hơn dàn mỏng
Chi phí bảo hộ nhãn hiệu ở nước ngoài không dừng ở phí nộp đơn. Sau khi nộp, một số nước có thể gửi thông báo từ chối, và để trả lời bạn thường cần đại lý tại nước đó, có khi cần cả bằng chứng sử dụng hay lập luận chuyên môn. Nếu đã tiêu hết ngân sách vào lệ phí nộp ở mười nước, bạn sẽ không còn tiền để giữ những đơn đó khi gặp vướng mắc, và mất luôn phần đã chi.
Chia đợt cho phép bạn học từ đợt đầu: thời gian xét thực tế ra sao, nước nào hay đặt câu hỏi về danh mục hàng hoá, đại lý nào làm việc tốt. Đợt sau được lập dựa trên kinh nghiệm thật thay vì dự đoán.
Chia đợt cũng khớp với cách doanh thu xuất khẩu tăng lên. Thị trường đầu tiên có doanh thu có thể góp phần trả chi phí bảo hộ cho thị trường thứ hai. Điều kiện là đợt một phải chọn đúng: nơi rủi ro mất nhãn cao nhất và nơi đang tạo ra tiền.
Các khoản cấu thành chi phí bảo hộ ở nước ngoài
Mức phí cụ thể thay đổi theo thời gian và theo từng nước, nên hãy lấy báo giá cập nhật từ WIPO, Cục Sở hữu trí tuệ hoặc đại diện của bạn. Dưới đây là các khoản cần có mặt trong dự toán:
| Khoản chi | Khi nào phát sinh | Ghi chú khi lập dự toán |
|---|---|---|
| Phí của cơ quan nước ngoài hoặc của WIPO | Khi nộp đơn | Phụ thuộc số nước, số nhóm; một số nước thu phí riêng cao hơn mức chung |
| Phí xử lý tại Việt Nam nếu đi qua Madrid | Khi nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ | Đối chiếu quy định hiện hành của Cục |
| Phí đại diện trong nước | Nếu thuê người làm hồ sơ | Tách rõ từng hạng mục khi nhận báo giá |
| Phí đại lý nước ngoài | Khi nộp trực tiếp hoặc khi phải trả lời từ chối | Khó dự đoán, cần khoản dự phòng |
| Dịch thuật, công chứng, hợp pháp hoá | Khi nước đó yêu cầu giấy tờ | Không phải nước nào cũng đòi |
| Chứng minh sử dụng | Ở nước yêu cầu khi nộp hoặc sau một thời gian | Tốn công thu thập hơn tốn tiền |
| Gia hạn, ghi nhận thay đổi | Theo vòng đời đăng ký | Đưa vào dự toán dài hạn |
Dòng "phí đại lý nước ngoài" là dòng hay bị bỏ quên nhất trong dự toán, và cũng là lý do phổ biến khiến đơn bị bỏ dở.
Nguyên tắc xếp nước vào từng đợt
Đợt một: nơi đang bán và nơi dễ mất nhất. Gồm các nước đang có doanh thu, đặc biệt nơi bán qua một nhà phân phối duy nhất, và các nước theo hướng nộp trước được trước mà bạn đã có kế hoạch vào rõ ràng. Nếu đơn Việt Nam còn trong hạn 6 tháng, đặt đợt một trong hạn này để hưởng quyền ưu tiên.
Đợt hai: nơi sắp bán trong một đến hai năm. Nộp trước mốc xuất hiện công khai như hội chợ, lên sàn, chiến dịch quảng cáo. Nếu đã qua hạn ưu tiên, vẫn nộp bình thường, chỉ là ngày nộp tính theo ngày thật.
Đợt ba: mở rộng và phòng thủ. Các nước sản xuất, trung chuyển, các thị trường tiềm năng xa hơn, hoặc nơi bạn thấy có dấu hiệu bị chú ý.
Đừng cắt đợt một để dành cho đợt sau. Nếu phải chọn giữa thêm một nước ở đợt sau và giữ khoản dự phòng cho đợt một, hãy giữ dự phòng. Một đơn ở nơi đang bán bị bỏ dở vì hết tiền trả lời từ chối là tổn thất lớn hơn việc chậm vào một thị trường mới.
Madrid giúp nộp theo đợt như thế nào
Nếu đi qua hệ thống Madrid, bạn có thể chỉ định một nhóm nước trong đơn quốc tế ban đầu, rồi về sau chỉ định thêm nước khác vào cùng đăng ký quốc tế đó. Cách này giúp quản lý tập trung: một số đăng ký, một lịch gia hạn chung, thay đổi tên hay địa chỉ ghi nhận một lần cho mọi nước đã chỉ định.
Cần hiểu đúng một điểm: nước được chỉ định thêm về sau không được tính từ ngày của đơn quốc tế ban đầu mà từ ngày chỉ định thêm. Nếu trong khoảng giữa có người khác nộp đơn ở nước đó, bạn không có lợi thế ngày sớm. Vì vậy, chỉ định thêm sau phù hợp cho các nước ở đợt ba, ít rủi ro; còn nước có nguy cơ chiếm cao thì nên có mặt ngay từ đợt một.
Madrid không phủ được mọi nước, và với một số nước, nộp trực tiếp có thể thuận hơn. Khi lập đợt, hãy kiểm từng nước có thuộc hệ thống hay không theo danh sách hiện hành của WIPO, và nước đó có đòi giấy tờ riêng nào khi được chỉ định không. Chi tiết thủ tục chỉ định thêm và quản lý đăng ký quốc tế được trình bày ở chuyên mục riêng trên trang này.
Lập ngân sách theo đợt
Bạn có thể dựng ngân sách cùng kế toán theo trình tự sau:
- Lấy danh sách nước đã xếp thứ tự ưu tiên từ bảng kế hoạch nhãn hiệu.
- Với mỗi nước, ghi các khoản chi dự kiến theo bảng ở trên, lấy báo giá cập nhật.
- Thêm cho mỗi nước một khoản dự phòng cho việc trả lời từ chối, bổ sung hồ sơ.
- Cộng dồn từ trên xuống cho tới khi chạm mức ngân sách năm; đó là đợt một.
- Phần còn lại xếp thành đợt hai, đợt ba, gắn với năm tài chính tương ứng.
- Ghi mốc ra quyết định cho từng đợt sau: ngày xem lại, điều kiện kích hoạt sớm (ví dụ có đối tác mới).
- Duyệt cùng chủ doanh nghiệp và lưu cùng kế hoạch xuất khẩu.
Đừng chia đều ngân sách cho các năm chỉ để dễ duyệt. Nếu năm nay có hai thị trường đang bán chưa được bảo hộ, dồn tiền vào năm nay và để các năm sau nhẹ hơn là hợp lý hơn. Ngược lại, nếu năm nay chưa có gì cấp bách, khoản chưa dùng có thể để dành làm dự phòng cho đợt sau.
Khi nào nên kích hoạt đợt sau sớm hơn kế hoạch
Có đối tác mới đề nghị phân phối độc quyền. Đây là lúc một bên nước ngoài biết rõ nhãn của bạn và có động cơ giữ nó. Nộp đơn ở nước đối tác trước hoặc ngay khi ký hợp đồng, không chờ tới đợt đã định.
Có lời mời tham gia hội chợ hoặc chương trình xúc tiến ở nước chưa nộp. Hội chợ là nơi tên của bạn được giới thiệu cho nhiều người cùng lúc. Nếu chưa có đơn ở đó, cân nhắc nộp trước ngày tham gia.
Thấy dấu hiệu bị chú ý. Có người lạ hỏi mua quyền sử dụng tên, có hàng nhái xuất hiện, có tài khoản mạng xã hội ở nước ngoài dùng tên giống bạn. Những dấu hiệu này cho thấy rủi ro đã tăng và nước đó nên được đưa lên sớm.
Đổi kênh bán sang thương mại điện tử xuyên biên giới. Khi bắt đầu bán trực tuyến cho người mua ở nước ngoài, nhãn của bạn xuất hiện công khai ở nhiều nước cùng lúc. Hãy xem lại danh sách nước theo nơi người mua thực sự đến, thay vì giữ nguyên thứ tự lập cho kênh nhà nhập khẩu.
Chỗ có thể tiết kiệm và chỗ không nên cắt
Tiết kiệm đúng chỗ giúp bạn nộp được thêm nước. Cắt sai chỗ làm hỏng cả đợt:
- Có thể tiết kiệm: thu hẹp nhóm hàng hoá về đúng sản phẩm bán ở thị trường đó thay vì chép nguyên danh mục rộng.
- Có thể tiết kiệm: chọn một dạng nhãn mạnh nhất cho đợt đầu thay vì nộp cả chữ, logo và biến thể.
- Có thể tiết kiệm: gom nhiều nước vào một đơn Madrid khi phù hợp, để một bộ hồ sơ dùng cho nhiều nước.
- Không nên cắt: khoản dự phòng trả lời từ chối cho nước đợt một.
- Không nên cắt: kiểm trước khi nộp ở nước có rủi ro cao, vì nộp vào chỗ đã có người giữ là mất tiền.
- Không nên cắt: người theo dõi thư từ nước ngoài; một thông báo bị bỏ sót có thể làm mất trắng đơn.
Nếu báo giá dịch vụ chỉ ghi một con số tổng, hãy đề nghị tách hạng mục. Bạn cần biết đâu là phí nhà nước, đâu là phí làm hồ sơ, đâu là phần phát sinh có thể có.
Ví dụ giả định: một cơ sở mỹ phẩm thiên nhiên ở Lâm Đồng
Ví dụ giả định: một cơ sở mỹ phẩm thiên nhiên ở Lâm Đồng có đơn nhãn hiệu ở Việt Nam nộp cách đây ba tháng. Cơ sở đang bán sang một nước Đông Á qua nhà phân phối độc quyền, sắp lên một sàn bán lẻ ở Úc, và có ý định thử thị trường châu Âu sau hai năm. Ngân sách năm nay đủ cho khoảng hai nước kèm dự phòng.
Đợt một chọn nước Đông Á (đang bán qua một nhà phân phối, luật thiên về nộp trước) và Úc (sắp lên sàn, sàn có thể đòi văn bằng hoặc đơn tại chỗ). Hai nước được nộp trước khi hết hạn ưu tiên, qua một đơn Madrid. Châu Âu để đợt hai, chỉ định thêm vào cùng đăng ký quốc tế khi có kế hoạch cụ thể. Cơ sở chấp nhận rủi ro là ngày bảo hộ ở châu Âu sẽ tính từ ngày chỉ định thêm.
Cơ sở cũng thu hẹp danh mục về đúng các sản phẩm chăm sóc da đang bán, chưa nộp cho dòng nước hoa đang ấp ủ. Khoản tiết kiệm này được đưa vào dự phòng cho trường hợp nước Đông Á gửi thông báo từ chối.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí đăng ký nhãn hiệu quốc tế khoảng bao nhiêu?
Không có con số chung, vì tuỳ số nước, số nhóm, đường nộp và việc có bị từ chối hay không. Hãy lập dự toán theo từng khoản cấu thành và lấy báo giá cập nhật từ WIPO, Cục Sở hữu trí tuệ hoặc đại diện sở hữu công nghiệp.
Nên nộp nhiều nước một lần hay chia ra?
Nếu ngân sách đủ cho cả phí nộp lẫn dự phòng xử lý từ chối, nộp một lần đỡ công quản lý. Nếu không đủ, chia đợt với đợt đầu là những nước rủi ro cao nhất sẽ an toàn hơn.
Chỉ định thêm nước vào đơn Madrid có được hưởng ngày nộp ban đầu không?
Không. Nước được chỉ định thêm về sau được tính từ ngày chỉ định thêm, không lùi về ngày của đơn quốc tế ban đầu. Vì vậy nước có nguy cơ bị chiếm cao nên có mặt ngay từ đơn ban đầu, còn chỉ định thêm hợp với nước ít rủi ro.
Có nên cắt khoản dự phòng để nộp thêm một nước?
Không nên. Khi một nước ở đợt đầu gửi thông báo từ chối, bạn cần tiền để trả lời qua đại lý. Bỏ dở đơn ở nơi đang bán là thiệt hại lớn hơn việc chậm vào một nước mới.
Hạn ưu tiên 6 tháng ảnh hưởng thế nào tới việc chia đợt?
Các nước quan trọng nhất nên được nộp trong 6 tháng kể từ đơn Việt Nam để hưởng ngày ưu tiên. Các đợt sau vẫn nộp được bình thường, chỉ không có ngày sớm đó.
Làm sao biết báo giá dịch vụ có hợp lý không?
Đề nghị tách từng hạng mục: phí nhà nước hoặc WIPO, phí làm hồ sơ, phí đại lý nước ngoài dự kiến, phần phát sinh có thể có. So sánh theo hạng mục giữa các bên sẽ rõ hơn so sánh con số tổng.