Một đơn Madrid có thể dựa trên nhiều đơn hoặc văn bằng cơ sở tại Việt Nam, miễn tất cả cùng một chủ và cùng một mẫu nhãn giống hệt nhau; danh mục của đơn quốc tế khi đó được phép trải trên phạm vi cộng lại của các gốc. Doanh nghiệp hay gặp tình huống này khi đã nộp nhãn ở Việt Nam nhiều lần, mỗi lần thêm vài nhóm hàng theo đà kinh doanh.
Gộp nhiều gốc vào một đơn quốc tế giúp quản lý gọn, nhưng không phải lúc nào cũng nên làm. Bài này giải thích điều kiện để gộp, lợi ích, những rủi ro ít ai nhắc, và trường hợp nên tách thành nhiều đơn quốc tế riêng.
Vì sao một nhãn lại có nhiều đơn cơ sở
Ở Việt Nam, một đơn nhãn hiệu có thể gồm nhiều nhóm hàng hoá, dịch vụ. Nhưng trong thực tế doanh nghiệp vừa và nhỏ hiếm khi nộp đủ mọi nhóm ngay lần đầu. Ví dụ giả định: một cơ sở ở Gia Lai nộp nhãn cho cà phê năm đầu, ba năm sau mở quán nên nộp thêm đơn cho dịch vụ quán, rồi năm sau nữa làm thêm bánh kẹo từ cà phê nên nộp đơn thứ ba. Cùng một nhãn, ba đơn, ba ngày nộp, có đơn đã thành văn bằng, có đơn đang chờ.
Cũng có trường hợp đơn được tách. Khi một phần danh mục bị vướng trong thẩm định, chủ đơn có thể tách phần không vướng thành một đơn riêng để được cấp trước, phần vướng tiếp tục xử lý. Kết quả cũng là nhiều đơn hoặc văn bằng cho cùng một nhãn.
Khi tính đi ra nước ngoài, doanh nghiệp đứng trước câu hỏi: dùng gốc nào cho đơn quốc tế. Hệ thống Madrid cho phép dựa trên nhiều gốc cùng lúc, nên câu hỏi trở thành gộp tất cả vào một đơn quốc tế hay làm nhiều đơn quốc tế, mỗi đơn một gốc.
Câu hỏi này đáng dừng lại suy nghĩ vì nó khó đảo ngược. Một khi đã có số đăng ký quốc tế, cấu trúc gộp hay tách sẽ đi theo bạn qua mọi lần chỉ định thêm, chuyển nhượng, gia hạn trong nhiều năm. Quyết định đúng lúc đầu rẻ hơn nhiều so với sửa cấu trúc về sau.
Điều kiện để gộp nhiều gốc vào một đơn quốc tế
Cùng một chủ. Mọi đơn và văn bằng làm gốc phải đứng tên cùng chủ sở hữu, đúng tên, đúng địa chỉ như sẽ khai trong đơn quốc tế. Nếu một đơn cũ đứng tên cá nhân người sáng lập còn đơn mới đứng tên công ty, hai đơn không gộp được cho tới khi về cùng một chủ.
Cùng một mẫu nhãn. Các gốc phải là cùng một nhãn, giống hệt về chữ, hình và phần khai màu. Đơn cho bản logo màu và đơn cho bản đen trắng là hai nhãn khác nhau theo nghĩa này, dù ngoài đời người ta coi là một.
Danh mục nằm trong phạm vi cộng lại. Mỗi dòng trong danh mục quốc tế phải tìm được gốc tương ứng ở một trong các đơn hoặc văn bằng. Khi khai, bạn ghi đủ số và ngày của từng gốc để Cục đối chiếu.
Tất cả còn hiệu lực. Gốc nào đã hết hiệu lực, đã bị rút hoặc đã có quyết định từ chối thì không dùng được. Một gốc lỗi trong bộ có thể khiến Cục phải hỏi lại cả hồ sơ.
Gộp một đơn quốc tế hay tách nhiều đơn: so sánh
Bảng dưới so sánh hai cách theo những điểm doanh nghiệp hay quan tâm. Chi phí chỉ nêu nguyên lý, không nêu số.
| Tiêu chí | Gộp nhiều gốc vào một đơn quốc tế | Mỗi gốc một đơn quốc tế |
|---|---|---|
| Quản lý | Một số đăng ký quốc tế, một mốc gia hạn | Nhiều số, nhiều mốc gia hạn |
| Phí cơ bản | Thường chỉ một lần cho cả đơn | Mỗi đơn quốc tế một lần |
| Ngày đăng ký quốc tế | Một ngày chung cho mọi nhóm | Mỗi đơn có thể có ngày riêng |
| Quyền ưu tiên | Có thể khai riêng cho từng phần danh mục theo đơn đầu tiên tương ứng | Mỗi đơn khai theo gốc của mình |
| Khi một gốc gặp sự cố trong 5 năm đầu | Phần danh mục dựa trên gốc đó bị ảnh hưởng | Chỉ đơn quốc tế dựa trên gốc đó bị ảnh hưởng |
| Thời điểm nộp | Phải chờ đủ các gốc sẵn sàng | Gốc nào sẵn sàng thì đi trước |
Phí cụ thể phụ thuộc biểu phí hiện hành của WIPO, của Cục và phí riêng của từng nước tính theo nhóm. Bạn ước tính cả hai phương án bằng công cụ tính phí của WIPO trước khi quyết định.
Rủi ro ít ai nhắc khi gộp
Rủi ro thứ nhất là đợi. Gộp nghĩa là đơn quốc tế chỉ đi được khi mọi gốc đều ở trạng thái dùng được. Nếu một gốc mới nộp, bạn có thể chờ nó qua thẩm định hình thức; trong lúc chờ, hạn 6 tháng ưu tiên của các gốc cũ hơn có thể đã trôi qua từ lâu, còn của gốc mới thì đang chạy. Gộp vội để kịp ưu tiên của gốc mới mà gốc đó chưa vững thì lại quay về bài toán nền móng.
Rủi ro thứ hai là quản trị phụ thuộc. Trong 5 năm đầu, mỗi phần của đăng ký quốc tế gắn với gốc của nó. Gộp ba gốc nghĩa là có ba nền móng phải canh, mỗi nền một lịch gia hạn, một lịch thẩm định, một khả năng bị phản đối riêng. Người phụ trách cần một bảng ghi rõ dòng nào trong danh mục quốc tế dựa trên gốc nào.
Rủi ro thứ ba là khó tách về sau. Khi đã là một đăng ký quốc tế, việc muốn chuyển nhượng riêng một nhóm sang công ty khác, chẳng hạn khi tách mảng quán cà phê thành công ty con, là thủ tục chuyển nhượng một phần trên đăng ký quốc tế. Làm được, nhưng nhiều bước hơn so với khi mỗi mảng có đơn quốc tế riêng từ đầu.
Không rủi ro nào trong số này là lý do để tránh hẳn việc gộp. Chúng là lý do để quyết định có chủ ý, chứ không gộp chỉ vì nghe nói tiết kiệm phí. Phần phí tiết kiệm được có khi nhỏ hơn nhiều so với công sức gỡ rối khi một gốc gặp chuyện hoặc khi doanh nghiệp đổi cấu trúc.
Khi nào nên gộp, khi nào nên tách
Nên gộp. Các gốc đều đã thành văn bằng ổn định, cùng một mảng kinh doanh, không có kế hoạch tách công ty, và bạn muốn một lịch gia hạn gọn. Đây là trường hợp của nhiều thương hiệu gia đình đã chạy vài năm.
Nên tách. Một gốc còn non, đang bị thẩm định hoặc phản đối; hoặc mỗi nhóm hàng thuộc một mảng có thể tách thành công ty riêng; hoặc mỗi mảng cần đi ra những thị trường khác nhau vào những thời điểm khác nhau.
Kết hợp. Gộp các gốc đã vững vào một đơn quốc tế ngay, còn gốc mới đi sau bằng một đơn quốc tế riêng khi đủ điều kiện. Cách này giữ được tốc độ cho phần chắc chắn mà không đặt phần chưa chắc vào cùng một gói.
Khi còn phân vân. Viết ra trên giấy kịch bản ba năm tới của từng mảng: có tách công ty không, đi nước nào, năm nào. Câu trả lời thường hiện ra từ kịch bản đó. Nếu vẫn chưa rõ, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về tình huống cụ thể là một cách có thêm góc nhìn.
Ví dụ giả định: ba gốc, một quyết định
Quay lại cơ sở cà phê ở Gia Lai. Họ có ba gốc cho cùng một nhãn chữ: văn bằng cho cà phê đã cấp từ lâu, văn bằng cho dịch vụ quán cà phê cấp năm ngoái, và đơn cho bánh kẹo từ cà phê nộp được bốn tháng, đang chờ thẩm định nội dung. Kế hoạch là xuất cà phê và bánh kẹo sang hai nước châu Á, còn quán thì chỉ tính mở ở một nước sau ba năm.
Phương án gộp cả ba vào một đơn quốc tế có sức hút: một số đăng ký, một mốc gia hạn, và còn kịp khai quyền ưu tiên cho phần bánh kẹo vì đơn đó mới bốn tháng. Nhưng đơn bánh kẹo chưa qua thẩm định nội dung, và trong nhãn có một chữ dễ bị coi là gợi tả hương vị. Nếu đơn đó bị từ chối, phần bánh kẹo của đăng ký quốc tế sẽ mất theo.
Họ chọn cách kết hợp. Đơn quốc tế thứ nhất dựa trên văn bằng cà phê, chỉ định hai nước châu Á ngay. Đơn quốc tế thứ hai dựa trên đơn bánh kẹo, nộp trong hạn 6 tháng để giữ quyền ưu tiên, chấp nhận rủi ro phụ thuộc cho riêng phần này. Văn bằng dịch vụ quán chưa đi ra lúc này; khi có kế hoạch mở quán ở nước ngoài, họ sẽ tính đơn quốc tế riêng hoặc nộp trực tiếp. Ba gốc, ba số phận tách bạch, và mỗi rủi ro nằm gọn trong phần của nó.
Khai nhiều gốc trong hồ sơ cho đúng
Khi đã quyết gộp, trình tự chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Lập bảng các gốc: số đơn hoặc số văn bằng, ngày nộp, ngày cấp nếu có, chủ đơn, danh mục, tình trạng hiện tại.
- Kiểm từng gốc cùng chủ, cùng mẫu nhãn, còn hiệu lực; gốc nào lệch thì xử lý trước hoặc để ra ngoài.
- Dựng danh mục quốc tế, đánh dấu mỗi dòng dựa trên gốc nào.
- Nếu khai quyền ưu tiên, xác định phần danh mục nào được hưởng ưu tiên từ đơn đầu tiên nào và còn trong 6 tháng hay không.
- Khai đủ số và ngày của mọi gốc trong phần dành cho đơn hoặc đăng ký cơ sở.
- Lưu bảng đối chiếu cùng hồ sơ, dùng tiếp cho việc theo dõi 5 năm phụ thuộc.
Cách khai cụ thể trong tờ khai và yêu cầu của Cục với đơn có nhiều gốc có thể thay đổi, nên bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Một đơn Madrid có được dựa trên cả đơn đang chờ lẫn văn bằng đã cấp không?
Được, nếu cùng chủ và cùng mẫu nhãn. Hệ thống Madrid theo Nghị định thư cho phép dùng cả đơn và văn bằng làm gốc. Điều cần cân nhắc là đơn đang chờ còn có thể bị từ chối, kéo theo phần danh mục dựa trên nó.
Nhãn màu và nhãn đen trắng có gộp làm gốc chung được không?
Không. Hai đơn cho hai cách thể hiện khác nhau là hai nhãn khác nhau theo nghĩa của hệ thống. Mỗi bản nếu muốn đi ra nước ngoài cần đơn quốc tế riêng dựa trên đúng gốc của nó.
Một gốc bị huỷ trong 5 năm đầu thì cả đăng ký quốc tế có mất không?
Thường chỉ phần danh mục dựa trên gốc đó bị ảnh hưởng, phần dựa trên các gốc khác vẫn giữ. Đây là lý do nên lưu bảng ghi rõ dòng nào dựa trên gốc nào ngay từ khi nộp.
Gộp nhiều gốc có rẻ hơn nộp nhiều đơn quốc tế không?
Thường tiết kiệm phần phí cơ bản vì chỉ nộp một lần, nhưng phí riêng của nhiều nước tính theo nhóm nên không giảm. Bạn nên ước tính cả hai phương án bằng công cụ tính phí của WIPO.
Có thể khai quyền ưu tiên cho một phần danh mục không?
Có thể khai quyền ưu tiên cho phần danh mục tương ứng với đơn đầu tiên còn trong 6 tháng, phần còn lại không hưởng ưu tiên. Cần ghi rõ phần nào ưu tiên theo đơn nào để tránh bị hỏi lại.