Ghi nhận nhãn hiệu với hải quan là thủ tục chủ nhãn đề nghị cơ quan hải quan một nước theo dõi các lô hàng nhập vào mang nhãn của mình, và tạm dừng thông quan lô nào nghi là hàng giả mạo để chủ nhãn kiểm tra. Hiệp định TRIPS của Tổ chức Thương mại Thế giới yêu cầu các thành viên có biện pháp kiểm soát tại biên giới với hàng giả mạo nhãn hiệu, nên nhiều nước, trong đó có Liên minh châu Âu, Mỹ, Trung Quốc, đều có cơ chế này, với tên gọi và thủ tục khác nhau.
Điều kiện chung gần như ở đâu cũng giống: bạn phải có nhãn hiệu được bảo hộ ở chính nước đó. Văn bằng Việt Nam không dùng được với hải quan nước ngoài. Bài này giải thích cơ chế theo nguyên lý chung, hồ sơ giúp hải quan nhận ra hàng giả, việc bạn phải làm khi có lô hàng bị giữ, và cách cân nhắc có nên làm hay chưa.
Ghi nhận với hải quan khác gì đăng ký nhãn hiệu
Đăng ký nhãn hiệu cho bạn quyền. Ghi nhận với hải quan là một cách dùng quyền đó ở cửa khẩu. Hải quan không xét lại bạn có quyền hay không; họ dựa vào văn bằng bạn đã có ở nước đó, cộng với thông tin bạn cung cấp để nhận ra hàng nghi vấn trong hàng triệu tờ khai mỗi năm.
Không có ghi nhận, hải quan vẫn có thể tự phát hiện hàng giả, nhưng họ khó biết hàng của bạn trông thế nào, ai là nhà nhập khẩu chính thức, và liên hệ ai để xác nhận. Với nhãn Việt còn ít người biết ở nước ngoài, khả năng hải quan tự nhận ra hàng giả mạo gần như bằng không.
Ghi nhận cũng không phải là giấy phép nhập khẩu hay chứng nhận chất lượng. Nó không giúp hàng của bạn thông quan nhanh hơn, và nếu ghi nhận sơ sài, đôi khi lô hàng chính hãng của chính bạn lại bị giữ để chờ xác minh. Hiểu đúng bản chất giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đủ kỹ.
Điều kiện thường gặp
Thủ tục cụ thể khác nhau giữa các nước, nhưng các điều kiện dưới đây xuất hiện ở hầu hết nơi:
- Nhãn hiệu đã được đăng ký và còn hiệu lực ở nước đó. Một số nơi chấp nhận đăng ký khu vực, ví dụ nhãn hiệu EU cho cả các nước thành viên.
- Người nộp là chủ nhãn hoặc người được chủ nhãn uỷ quyền; người nộp ở nước ngoài thường phải qua đại diện tại nước đó.
- Thông tin để nhận diện hàng chính hãng và hàng nghi giả: mô tả sản phẩm, ảnh, đặc điểm bao bì.
- Thông tin liên hệ có thể phản hồi nhanh, vì thời hạn xác nhận sau khi hải quan báo thường rất ngắn.
- Cam kết chịu trách nhiệm nếu yêu cầu tạm giữ sai gây thiệt hại cho người nhập khẩu; một số nơi yêu cầu khoản bảo đảm.
- Ghi nhận có thời hạn và phải gia hạn; không gia hạn là hết hiệu lực.
Trước khi làm, hãy hỏi đại lý tại nước đó về thủ tục hiện hành, thời hạn phản hồi và các khoản chi phí có thể phát sinh.
Hồ sơ giúp hải quan nhận ra hàng giả
Chất lượng hồ sơ quyết định ghi nhận có tác dụng hay không. Cán bộ hải quan đứng trước một container chỉ có vài phút, nên thông tin cần ngắn, có ảnh, dễ so sánh.
| Thông tin | Vì sao hải quan cần | Cách chuẩn bị |
|---|---|---|
| Ảnh sản phẩm và bao bì chính hãng | So nhanh với hàng trước mặt | Ảnh rõ các mặt, nhiều phiên bản bao bì đang lưu hành |
| Đặc điểm phân biệt | Hàng giả thường giống bề ngoài, khác chi tiết | Chỉ ra vài điểm dễ nhìn: cách in, vị trí mã, chất liệu nắp |
| Nơi sản xuất và đường đi của hàng thật | Hàng đến từ nơi khác là dấu hiệu nghi vấn | Cảng xuất, nước sản xuất, tuyến vận chuyển thường dùng |
| Nhà nhập khẩu được phép | Lô hàng của người khác dễ bị chú ý | Danh sách nhà nhập khẩu, nhà phân phối chính thức tại nước đó |
| Dấu hiệu hàng giả đã gặp | Giúp hải quan khoanh vùng | Mô tả, ảnh hàng giả nếu đã phát hiện, nơi bán |
| Đầu mối liên hệ | Xác nhận trong thời hạn ngắn | Người phụ trách, người dự phòng, đại lý tại chỗ |
Cập nhật hồ sơ mỗi khi đổi bao bì, đổi nhà nhập khẩu hoặc thêm dòng sản phẩm. Hồ sơ cũ khiến hải quan giữ nhầm hàng thật hoặc bỏ sót hàng giả.
Khi hải quan báo tạm giữ một lô hàng
Thời hạn phản hồi thường tính bằng ngày làm việc và chậm là lô hàng được giải phóng. Trình tự gợi ý:
- Ghi ngay ngày nhận thông báo và thời hạn phản hồi; báo cho đại lý tại nước đó.
- Đề nghị xem ảnh hoặc mẫu hàng, chứng từ của lô hàng: người gửi, người nhận, nơi xuất phát.
- Đối chiếu với hàng chính hãng, với danh sách nhà nhập khẩu được phép; xác định đây là hàng giả, hàng song song hay hàng chính hãng của bạn.
- Trả lời hải quan đúng thời hạn: xác nhận nghi giả kèm lý do, hoặc xác nhận hàng chính hãng để giải phóng.
- Nếu là hàng giả, quyết định bước tiếp theo theo luật nước đó: đồng ý tiêu huỷ theo thủ tục rút gọn nếu có, hoặc khởi động thủ tục xử lý vi phạm.
- Lưu toàn bộ hồ sơ vụ việc; thông tin người gửi, người nhận giúp bạn theo dấu nguồn hàng giả.
Nếu thấy hàng giả có nguồn gốc từ Việt Nam, đây là thông tin quan trọng để làm việc với cơ quan chức năng trong nước, bởi người làm giả có thể đang hoạt động ngay cạnh bạn.
Chi phí và trách nhiệm cần tính trước
Chi phí đại diện. Đại lý tại nước đó lập hồ sơ, nhận thông báo, trả lời hải quan. Mỗi lô hàng bị giữ là một lần phát sinh công việc.
Chi phí lưu kho và tiêu huỷ. Ở một số nước, chủ nhãn phải ứng trước chi phí lưu giữ và tiêu huỷ hàng giả, sau đó mới đòi người vi phạm, và không phải lúc nào cũng đòi được.
Trách nhiệm khi giữ nhầm. Nếu bạn xác nhận sai, khiến hàng hợp pháp của người khác bị giữ, bạn có thể phải bồi thường. Đây là lý do mỗi lần xác nhận cần đối chiếu kỹ, không xác nhận theo cảm tính.
Chi phí nội bộ. Cần một người phụ trách nhận thông báo, đối chiếu ảnh, liên lạc đại lý. Với doanh nghiệp nhỏ, đây thường là chi phí bị quên.
Chi phí gia hạn và cập nhật. Ghi nhận hết hạn sau một thời gian và phải gia hạn; mỗi lần đổi bao bì lại phải cập nhật hồ sơ. Hãy đưa các mốc này vào cùng lịch theo dõi văn bằng ở nước đó, để không xảy ra cảnh văn bằng còn hiệu lực mà ghi nhận đã hết từ lâu.
Lập dự toán theo vụ việc. Thay vì hỏi tổng chi phí một năm, hãy hỏi đại lý chi phí cho một vụ tạm giữ điển hình, từ lúc nhận thông báo tới khi tiêu huỷ. Con số đó giúp bạn quyết định có nên ghi nhận ở nước này hay chưa.
Phối hợp với nhà phân phối tại nước đó
Nhà phân phối chính thức thường là người đầu tiên thấy hàng giả trên kệ, và cũng là người hải quan dễ liên lạc nhất vì ở ngay trong nước. Nhiều chủ nhãn Việt giao cho nhà phân phối theo dõi thị trường và báo tin, nhưng giữ quyền xác nhận với hải quan cho mình hoặc đại lý do mình chỉ định. Cách chia vai này vừa tận dụng được người tại chỗ, vừa tránh để nhà phân phối tự quyết thay chủ nhãn.
Hợp đồng phân phối nên có câu về việc này: nhà phân phối phải báo khi phát hiện hàng nghi giả, cung cấp mẫu và thông tin nơi bán, không tự liên hệ hải quan nhân danh nhãn nếu chưa được uỷ quyền. Lô hàng của chính nhà phân phối cũng nên có trong danh sách nhà nhập khẩu được phép, để không bị giữ nhầm.
Khi đổi nhà phân phối, nhớ cập nhật ngay hồ sơ ghi nhận với hải quan. Nhà phân phối cũ, nếu tiếp tục nhập hàng không qua bạn, sẽ không còn nằm trong danh sách được phép.
Khi nào đáng làm, khi nào chưa
Ghi nhận với hải quan đáng làm khi bạn đã thấy hàng giả mạo nhãn mình ở nước đó, hoặc khi nhãn bán đủ tốt để hấp dẫn người làm giả, và bạn có văn bằng ở nước đó. Nó đặc biệt hữu ích với hàng tiêu dùng có giá trị cao so với khối lượng, dễ làm giả, như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, đồ thủ công cao cấp, cà phê đặc sản đóng gói.
Chưa nên làm khi nhãn mới vào thị trường, chưa ai biết, chưa có dấu hiệu làm giả. Lúc này tiền và thời gian nên dành cho việc đăng ký nhãn ở các nước cần thiết. Cũng chưa nên làm nếu bạn chưa có người theo dõi thông báo; một ghi nhận không ai trả lời còn tệ hơn không ghi nhận, vì hải quan sẽ dần không coi trọng nhãn của bạn.
Trước khi quyết định, hỏi đại lý tại nước đó về thời gian xử lý, chi phí dự kiến cho một vụ việc điển hình, và kinh nghiệm của họ với hàng cùng ngành.
Hải quan Việt Nam và hàng xuất đi
Hải quan Việt Nam cũng có thủ tục cho chủ nhãn đề nghị kiểm tra, giám sát hàng hoá liên quan tới sở hữu trí tuệ. Theo nguyên lý chung của cơ chế này, nó áp dụng cho cả hàng xuất khẩu, tức là có thể giúp chặn hàng giả mạo nhãn của bạn được làm ở Việt Nam rồi gửi đi nước ngoài. Thủ tục, hồ sơ và thời hạn cụ thể cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành của cơ quan hải quan.
Điều kiện là nhãn được bảo hộ tại Việt Nam, tức là bạn cần văn bằng Việt Nam còn hiệu lực. Với doanh nghiệp đã phát hiện xưởng làm giả trong nước chuyên làm hàng gửi đi một thị trường cụ thể, kết hợp ghi nhận ở hải quan Việt Nam và hải quan nước nhập khẩu tạo hai lớp chặn.
Thông tin về đơn và văn bằng trong nước có trên NhanHieuVietNam.com. Phần bài này chỉ tập trung vào chiều đi: nhãn của bạn ở cửa khẩu nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ghi nhận với hải quan nước ngoài khi đơn nhãn hiệu ở đó còn đang chờ không?
Phần lớn nơi yêu cầu nhãn đã được đăng ký. Một số cơ chế khu vực có thể chấp nhận các loại quyền khác nhau, nhưng không nên trông vào. Hãy kiểm với đại lý tại nước đó.
Ghi nhận với hải quan có chặn được hàng nhập khẩu song song không?
Tuỳ luật từng nước. Có nước cho chủ nhãn ngăn hàng chính hãng nhập không qua kênh chính thức, có nước không. Ghi nhận chủ yếu nhắm hàng giả mạo, không phải công cụ để kiểm soát kênh phân phối.
Hàng giả gửi qua chuyển phát nhỏ lẻ có bị chặn không?
Một số nước có thủ tục rút gọn cho bưu kiện nhỏ, nhưng lượng bưu kiện rất lớn nên khả năng kiểm hạn chế. Ghi nhận giúp tăng khả năng phát hiện, không bảo đảm chặn hết.
Có cần ghi nhận ở mọi cửa khẩu của một nước không?
Thường ghi nhận ở cấp trung ương có hiệu lực cho các cửa khẩu của nước đó, nhưng cách tổ chức khác nhau. Đại lý sẽ cho biết phạm vi hiệu lực của từng loại đơn.
Ghi nhận rồi nhưng chưa bao giờ nhận được thông báo nào có phải là vô ích không?
Chưa hẳn. Có thể chưa có hàng giả đi qua cửa khẩu, hoặc hồ sơ chưa đủ để hải quan nhận ra. Hãy xem lại hồ sơ, bổ sung ảnh và đặc điểm phân biệt, và đối chiếu với tình hình hàng giả trên thị trường.
Doanh nghiệp nhỏ có tự làm hồ sơ ghi nhận được không?
Ở nhiều nước, người nộp ở nước ngoài phải qua đại diện tại chỗ. Bạn tự chuẩn bị phần thông tin sản phẩm, còn phần nộp và theo dõi nên giao cho đại lý.