Trong 5 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế, đăng ký Madrid phụ thuộc vào đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam: nếu đơn cơ sở bị từ chối, rút, huỷ hoặc thu hẹp trong thời gian đó, đăng ký quốc tế bị huỷ theo đúng phạm vi tương ứng ở mọi nước. Cơ chế này hay được gọi là "tấn công trung tâm", vì người muốn hạ đăng ký quốc tế chỉ cần đánh vào đơn cơ sở.
Phần giải thích cơ chế được trình bày trong danh mục về hệ thống Madrid. Bài này đi vào phía quản lý: trong 5 năm đó doanh nghiệp cần làm gì với đơn cơ sở ở Việt Nam, những quyết định nào tưởng nhỏ mà kéo theo cả đăng ký quốc tế, và nếu sự cố xảy ra thì phản ứng theo thứ tự nào.
Vì sao 5 năm đầu là giai đoạn dễ tổn thương nhất
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam nộp đơn quốc tế dựa trên một đơn ở Việt Nam còn đang chờ thẩm định, để kịp quyền ưu tiên 6 tháng hoặc kịp một hội chợ. Đơn đang chờ nghĩa là kết quả chưa chắc: Cục có thể từ chối một phần hoặc toàn bộ vì thiếu khả năng phân biệt, vì trùng với nhãn có trước, hoặc người thứ ba có thể gửi ý kiến phản đối trong quá trình xét.
Khi đơn cơ sở đã thành văn bằng, rủi ro vẫn còn. Người khác có thể yêu cầu huỷ bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực văn bằng, với lý do như văn bằng được cấp không đúng điều kiện hoặc nhãn không được sử dụng trong thời gian luật định. Nếu yêu cầu đó được chấp nhận trong 5 năm, hoặc thủ tục bắt đầu trong 5 năm dù kết thúc sau đó, đăng ký quốc tế chịu hệ quả tương ứng.
Điểm khiến giai đoạn này nhạy cảm là tác động dây chuyền: một quyết định ở Việt Nam ảnh hưởng tới bảo hộ ở mọi nước được chỉ định. Một thay đổi nhỏ trong đơn trong nước, như rút vài mục hàng hoá để vượt một ý kiến thẩm định, có thể xoá những mục đó ở mười nước cùng lúc.
Việc cần làm với đơn cơ sở trong 5 năm
Danh sách dưới đây áp cho doanh nghiệp đã có đăng ký quốc tế còn trong thời gian phụ thuộc. Mỗi việc nên có người chịu trách nhiệm cụ thể.
- Theo dõi sát tiến trình thẩm định đơn ở Việt Nam nếu đơn cơ sở còn đang chờ; trả lời mọi thông báo của Cục đúng hạn và có cân nhắc tới hệ quả quốc tế.
- Trước khi rút, sửa hay thu hẹp bất kỳ mục nào trong đơn cơ sở, hỏi: mục đó có trong đăng ký quốc tế không, và mất nó ở các nước khác thì sao.
- Giữ bằng chứng sử dụng nhãn ở Việt Nam đầy đủ, để sẵn sàng khi có yêu cầu chấm dứt do không sử dụng.
- Theo dõi công báo và thị trường trong nước để phát hiện sớm người có thể tấn công văn bằng, ví dụ chủ nhãn tương tự đang mở rộng.
- Không chuyển nhượng đơn cơ sở cho người khác mà không tính tới đăng ký quốc tế; nếu cần chuyển, chuyển đồng bộ hoặc ràng buộc bằng hợp đồng.
- Giữ thông tin liên lạc với Cục và với WIPO cập nhật, để mọi thông báo về đơn cơ sở đến kịp.
- Đánh dấu ngày tròn 5 năm của đăng ký quốc tế trong lịch: sau ngày đó, đăng ký quốc tế độc lập, trừ thủ tục đã bắt đầu trước đó.
Phần kỹ thuật về thẩm định và trả lời Cục cho đơn trong nước được trình bày trên NhanHieuVietNam.com; ở đây chỉ nhấn mạnh rằng mỗi câu trả lời Cục trong 5 năm đầu là quyết định có tầm quốc tế.
Biến động của đơn cơ sở và hệ quả cho đăng ký quốc tế
Bảng tổng hợp những biến động hay gặp, tác động của chúng trong thời gian phụ thuộc và phản ứng gợi ý.
| Biến động ở Việt Nam | Hệ quả với đăng ký quốc tế | Phản ứng gợi ý |
|---|---|---|
| Đơn cơ sở bị từ chối toàn bộ | Đăng ký quốc tế bị huỷ toàn bộ ở mọi nước | Khiếu nại nếu có căn cứ; chuẩn bị chuyển đổi ở các nước quan trọng |
| Đơn cơ sở bị từ chối một phần | Đăng ký quốc tế bị huỷ phần hàng hoá tương ứng | Cân nhắc khiếu nại; tính chuyển đổi cho phần bị mất ở nước cần |
| Chủ đơn tự rút hoặc thu hẹp đơn | Huỷ phần tương ứng | Tránh, trừ khi đã tính đủ hệ quả |
| Văn bằng bị huỷ bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực | Huỷ phần tương ứng nếu trong 5 năm hoặc thủ tục bắt đầu trong 5 năm | Bảo vệ văn bằng; chuẩn bị chuyển đổi song song |
| Văn bằng bị yêu cầu huỷ sau năm thứ năm, thủ tục bắt đầu sau đó | Không ảnh hưởng đăng ký quốc tế | Xử lý như tranh chấp trong nước |
Cục Sở hữu trí tuệ, với tư cách cơ quan xuất xứ, có trách nhiệm thông báo cho WIPO khi đơn cơ sở ngừng hiệu lực trong thời gian phụ thuộc. Doanh nghiệp không nên chờ thông báo đó mới hành động.
Khi sự cố xảy ra: chuyển đổi thành đơn quốc gia
Nếu đăng ký quốc tế bị huỷ toàn bộ hoặc một phần vì đơn cơ sở, chủ đăng ký có thể nộp đơn quốc gia ở từng nước từng được chỉ định cho phần bị huỷ, giữ ngày đăng ký quốc tế (và ngày ưu tiên nếu có). Việc này phải làm trong 3 tháng kể từ ngày đăng ký quốc tế bị huỷ. Trình tự gợi ý:
- Ngay khi biết đơn cơ sở có nguy cơ bị từ chối hoặc huỷ, lập danh sách các nước đang có bảo hộ hoặc đang chờ, và xếp theo mức quan trọng.
- Liên hệ trước với đại lý ở những nước quan trọng, hỏi hồ sơ cần cho đơn chuyển đổi và thời gian chuẩn bị, vì 3 tháng trôi rất nhanh khi phải làm giấy uỷ quyền, dịch, có khi hợp pháp hoá.
- Theo dõi ngày WIPO ghi nhận việc huỷ trong sổ quốc tế; ngày đó là mốc tính 3 tháng.
- Nộp đơn chuyển đổi ở từng nước được chọn qua đại lý, cho danh mục không rộng hơn phần bị huỷ ở nước đó.
- Theo dõi từng đơn quốc gia như một hồ sơ mới, với lịch riêng và gia hạn riêng.
Chuyển đổi là đường cứu, không phải đường rẻ: mỗi nước một đơn, một đại lý, một lệ phí quốc gia. Doanh nghiệp thường chỉ chuyển đổi ở những nước có kinh doanh thật.
Những quyết định trong nước tưởng nhỏ mà kéo theo cả quốc tế
Rút mục hàng hoá để vượt ý kiến thẩm định. Cách nhanh nhất để đơn ở Việt Nam được chấp nhận đôi khi là bỏ vài mục bị vướng. Trong 5 năm đầu, những mục đó biến mất khỏi đăng ký quốc tế ở mọi nước. Cân nhắc khiếu nại hoặc lập luận thay vì rút ngay.
Chuyển đổi loại hình hoặc chuyển nhượng đơn cơ sở. Doanh nghiệp tái cấu trúc, đơn cơ sở được chuyển sang công ty mới nhưng đăng ký quốc tế vẫn đứng tên cũ. Hai hồ sơ lệch chủ khiến việc bảo vệ đơn cơ sở rối hơn khi có tranh chấp.
Đổi nhãn ở Việt Nam, ngừng dùng nhãn cũ. Doanh nghiệp làm mới bộ nhận diện trong nước, ngừng dùng nhãn cũ vốn là đơn cơ sở. Nếu đến lúc văn bằng cũ đủ điều kiện bị yêu cầu chấm dứt vì không sử dụng mà còn trong thời gian phụ thuộc, đăng ký quốc tế bị kéo theo.
Bỏ qua thư của Cục vì tưởng là việc trong nước. Người phụ trách đơn trong nước và người phụ trách đăng ký quốc tế là hai người khác nhau, không trao đổi. Thư thẩm định ở Việt Nam được trả lời theo hướng tiện cho đơn trong nước mà không ai báo cho người lo quốc tế.
Phân vai trong doanh nghiệp để không lọt việc
Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhãn hiệu thường do một người kiêm nhiệm: kế toán, trợ lý giám đốc hoặc người phụ trách xuất khẩu. Đơn trong nước có khi do một tổ chức đại diện lo, đơn quốc tế do tổ chức khác. Trong 5 năm phụ thuộc, sự đứt gãy này là rủi ro lớn nhất.
Cách làm đơn giản: chọn một người trong doanh nghiệp làm đầu mối cho cả đơn cơ sở lẫn đăng ký quốc tế. Mọi thư từ Cục, từ WIPO, từ đại lý nước ngoài đều chuyển bản sao cho người này. Mọi quyết định thay đổi đơn cơ sở phải có chữ ký của người này cùng ghi chú đã kiểm hệ quả quốc tế.
Ví dụ giả định: một hợp tác xã làm nước mắm ở An Giang nộp đơn quốc tế dựa trên đơn đang chờ ở Việt Nam. Cục gửi ý kiến thẩm định về một nhóm hàng; tổ chức đại diện trong nước đề xuất rút nhóm đó cho nhanh. Đầu mối nhãn hiệu của hợp tác xã đối chiếu và thấy nhóm đó chính là nhóm hàng đang bán ở hai nước được chỉ định, nên yêu cầu lập luận thay vì rút. Có trường hợp như vậy là nhờ có một người nhìn thấy cả hai phía. Với tranh chấp có đối thủ tấn công văn bằng, nên có người làm nghề sở hữu trí tuệ đi cùng từ sớm.
Khi đối thủ tấn công văn bằng cơ sở
Không phải mọi yêu cầu huỷ văn bằng ở Việt Nam đều nhắm vào thị trường trong nước. Đôi khi bên đứng sau là người muốn hạ đăng ký quốc tế của bạn ở một nước khác, nơi họ đang kinh doanh. Nếu thấy một yêu cầu huỷ bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực văn bằng cơ sở xuất hiện trong 5 năm đầu, hãy hỏi ngay: ai được lợi ở nước ngoài nếu đăng ký quốc tế của mình mất đi.
Phản ứng thường gồm ba việc chạy song song. Thứ nhất, bảo vệ văn bằng ở Việt Nam bằng bằng chứng sử dụng và lập luận đầy đủ. Thứ hai, chuẩn bị sẵn phương án chuyển đổi ở những nước quan trọng, để nếu thua vẫn kịp trong 3 tháng. Thứ ba, ở nước mà đối thủ hoạt động, cân nhắc với đại lý về một đơn quốc gia độc lập làm lớp bảo vệ bổ sung. Đây là tình huống tranh chấp có tính chiến lược, nên có người làm nghề đi cùng từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn 5 năm phụ thuộc tính từ ngày nào?
Tính từ ngày đăng ký quốc tế, không phải ngày nộp đơn ở Việt Nam hay ngày cấp văn bằng ở Việt Nam. Ngày đăng ký quốc tế ghi trong sổ quốc tế và trên giấy chứng nhận đăng ký quốc tế.
Đơn cơ sở bị từ chối sau năm thứ năm thì đăng ký quốc tế có bị ảnh hưởng không?
Nếu thủ tục dẫn tới việc từ chối hay huỷ bắt đầu trong 5 năm, ví dụ đơn vẫn đang được thẩm định hoặc đang khiếu nại, thì kết quả sau năm thứ năm vẫn kéo theo đăng ký quốc tế. Nếu thủ tục bắt đầu sau 5 năm, đăng ký quốc tế không bị ảnh hưởng.
Chuyển đổi thành đơn quốc gia phải làm trong bao lâu?
Trong 3 tháng kể từ ngày đăng ký quốc tế bị huỷ do đơn cơ sở. Đơn chuyển đổi được giữ ngày đăng ký quốc tế, và ngày ưu tiên nếu có, cho phần hàng hoá không rộng hơn phần bị huỷ ở nước đó.
Rút vài mục trong đơn ở Việt Nam có ảnh hưởng đăng ký quốc tế không?
Có, nếu còn trong 5 năm phụ thuộc. Phần hàng hoá rút khỏi đơn cơ sở sẽ bị huỷ khỏi đăng ký quốc tế ở mọi nước được chỉ định. Kiểm hệ quả trước khi đồng ý rút.
Sau 5 năm có cần giữ văn bằng Việt Nam nữa không?
Đăng ký quốc tế không còn phụ thuộc, nhưng văn bằng Việt Nam vẫn là thứ bảo hộ nhãn ở thị trường trong nước. Giữ và gia hạn văn bằng Việt Nam theo nhu cầu kinh doanh trong nước.
Ai thông báo cho WIPO khi đơn cơ sở bị từ chối?
Cục Sở hữu trí tuệ, với tư cách cơ quan xuất xứ, thông báo cho WIPO để ghi nhận việc huỷ đăng ký quốc tế ở phạm vi tương ứng. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị ngay khi biết rủi ro, không chờ thông báo.