Một kế hoạch bảo hộ nhãn hiệu ra nước ngoài hữu ích là một bảng đơn giản, mỗi dòng là một nước, đọc song song với kế hoạch xuất khẩu: năm nào bán ở đâu thì năm trước đó nhãn phải được nộp ở đó. Nó trả lời ba câu: nộp ở đâu, khi nào, bằng đường nào — và ghi lại vì sao.
Doanh nghiệp thường có kế hoạch xuất khẩu 3–5 năm trong đầu hoặc trong một tệp trình bày cho nhà đầu tư, nhưng phần nhãn hiệu thì xử lý từng lần khi có chuyện. Bài này hướng dẫn cách dựng bảng kế hoạch nhãn hiệu, các mốc thời gian không được lỡ, và cách giữ nó sống theo thời gian mà không biến thành gánh nặng giấy tờ.
Vì sao kế hoạch nhãn hiệu phải đi trước kế hoạch bán hàng
Từ ngày nộp đơn đến khi một nước quyết định bảo hộ thường mất nhiều tháng, có nơi trên một năm, và trong thời gian đó có thể phát sinh thư từ chối cần trả lời. Nếu bạn chỉ nộp khi đã ký hợp đồng phân phối, hàng sẽ lên kệ trong lúc quyền của bạn còn đang chờ xét. Nếu có người nộp trước bạn vài tuần, mọi chi phí ra mắt có thể phải làm lại với một tên khác.
Ngược lại, nộp quá sớm ở nơi chưa chắc vào cũng có cái giá của nó: phí nộp, phí duy trì, và ở một số nước là nghĩa vụ chứng minh sử dụng sau một thời gian; không dùng thì đăng ký có thể bị yêu cầu chấm dứt. Kế hoạch nhãn hiệu là cách cân giữa hai rủi ro này, dựa trên dữ liệu bán hàng chứ không dựa trên cảm giác.
Thêm một lý do ít người nghĩ tới: nhà đầu tư, ngân hàng hoặc đối tác lớn khi thẩm định thường hỏi doanh nghiệp đã bảo hộ nhãn ở những thị trường mục tiêu chưa. Một bảng kế hoạch rõ ràng cho thấy bạn biết mình đang làm gì, kể cả khi chưa nộp hết.
Các cột nên có trong bảng kế hoạch
Bạn có thể làm trên bảng tính thông thường. Điều quan trọng là mỗi nước một dòng và các cột dưới đây có đủ:
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Nước hoặc khu vực | Tên nước, hoặc khối khu vực nếu nộp chung | Đơn vị bảo hộ là lãnh thổ |
| Vai trò của nước | Đang bán, sắp bán, sản xuất, trung chuyển, nguy cơ chiếm | Giải thích mức ưu tiên |
| Năm dự kiến bán | Theo kế hoạch xuất khẩu | Suy ra năm phải nộp |
| Dạng nhãn và nhóm | Nhãn chữ, logo; các nhóm hàng hoá, dịch vụ | Tránh nộp thiếu sản phẩm chính |
| Đường nộp | Madrid, nộp quốc gia, nộp khu vực | Ảnh hưởng hồ sơ và người làm |
| Ngày nộp, số đơn, tình trạng | Cập nhật khi có thông tin | Theo dõi, không lỡ thư từ chối |
| Mốc kế tiếp | Hạn trả lời, hạn gia hạn, hạn chứng minh sử dụng | Không để quá hạn |
| Ghi chú lý do | Vì sao chọn hoặc hoãn nước này | Người sau hiểu được quyết định |
Cột "Ghi chú lý do" thường bị bỏ qua nhưng lại quý nhất sau vài năm, khi người lập kế hoạch đã chuyển việc và người mới không hiểu vì sao có nước nộp, có nước không.
Những mốc thời gian không được lỡ
Hạn ưu tiên 6 tháng. Theo Công ước Paris, trong 6 tháng tính từ ngày nộp đơn đầu tiên ở Việt Nam, bạn có thể nộp ở nước thành viên khác và yêu cầu hưởng ngày ưu tiên của đơn Việt Nam. Kế hoạch tốt đặt đơn Việt Nam và đợt nộp nước ngoài đầu tiên cách nhau dưới 6 tháng, để những đơn nộp sau vẫn được tính như nộp từ ngày đầu.
Ngày xuất hiện công khai ở thị trường mới. Hội chợ, lên sàn, ra mắt bản địa hoá, chiến dịch quảng cáo. Đơn ở nước đó nên được nộp trước mốc này, vì đây là lúc tên của bạn lọt vào mắt người khác.
Thời hạn trả lời của từng nước. Khi một nước gửi thông báo từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, thời hạn trả lời do nước đó định và thường không dài. Bảng phải có cột cho mốc này và người chịu trách nhiệm theo dõi.
Mốc phụ thuộc 5 năm nếu nộp qua Madrid. Trong 5 năm đầu, đăng ký quốc tế phụ thuộc vào đơn hoặc văn bằng ở Việt Nam. Nếu văn bằng gốc bị huỷ hay thu hẹp trong khoảng này, phạm vi bảo hộ ở các nước chỉ định cũng bị ảnh hưởng theo. Hãy ghi mốc này để biết khi nào giai đoạn rủi ro kết thúc.
Hạn gia hạn. Đăng ký quốc tế Madrid có hiệu lực 10 năm và gia hạn từng 10 năm; đăng ký quốc gia ở mỗi nước có quy định riêng. Ghi từ đầu để không phải lục lại giấy tờ khi gần hết hạn.
Dựng bảng kế hoạch từ kế hoạch xuất khẩu có sẵn
Nếu bạn đã có kế hoạch xuất khẩu, dù sơ sài, bạn có thể dựng bảng nhãn hiệu theo các bước sau:
- Chép danh sách nước và năm dự kiến bán từ kế hoạch xuất khẩu sang bảng nhãn hiệu.
- Thêm các nước không có trong kế hoạch bán nhưng có liên quan: nơi sản xuất, nơi đặt bao bì, nơi trung chuyển.
- Lùi năm nộp cho mỗi nước về trước năm bán ít nhất một năm, hoặc trước mốc xuất hiện công khai.
- Xác định dạng nhãn và nhóm hàng hoá cho từng nước dựa trên sản phẩm thực sự sẽ bán ở đó.
- Gom các nước cùng năm thành một đợt và chọn đường nộp cho đợt đó.
- Đặt ngân sách cho từng đợt, nhớ chừa phần cho việc trả lời từ chối và bổ sung hồ sơ.
- Gán người chịu trách nhiệm theo dõi và lịch xem lại bảng.
Sau bước cuối, bảng thường lộ ra một vài năm quá dày đơn và vài năm trống. Đừng cố dàn đều cho đẹp; thứ tự phải đi theo thị trường. Nếu một năm quá nặng về ngân sách, hãy dời những nước có ít điểm rủi ro nhất chứ đừng dời nước đang bán.
Ai cần đọc bảng kế hoạch và đọc để làm gì
Bộ phận bán hàng quốc tế. Họ cần biết ở nước nào nhãn đã được nộp, ở nước nào chưa, để không hứa với đối tác những gì doanh nghiệp chưa có, chẳng hạn cam kết "nhãn đã được bảo hộ ở thị trường của anh chị" khi đơn còn đang chờ xét.
Bộ phận thiết kế và bao bì. Trước khi in bao bì cho một thị trường, họ cần kiểm dạng nhãn đã nộp ở đó. Đổi logo hay thêm tên phiên âm mà không báo lại là cách nhanh nhất để văn bằng và hàng hoá thực tế lệch nhau.
Kế toán. Bảng cho kế toán thấy trước những khoản chi theo năm: phí nộp, phí đại lý, khoản dự phòng xử lý từ chối, phí gia hạn. Khoản chi được báo trước một năm dễ được duyệt hơn nhiều so với khoản chi phát sinh gấp.
Người đàm phán hợp đồng. Khi soạn hợp đồng phân phối hay gia công với đối tác nước ngoài, người đàm phán cần biết nhãn đã được nộp ở nước đối tác chưa để quyết định có cần điều khoản riêng về việc đối tác không được đăng ký nhãn của bạn hay không.
Giữ kế hoạch sống: khi nào phải sửa
Kế hoạch 3–5 năm gần như chắc chắn phải sửa giữa chừng, và đó không phải dấu hiệu thất bại. Những sự kiện nên kích hoạt việc xem lại ngay: có đối tác mới ở nước chưa nằm trong bảng; có sản phẩm mới thuộc nhóm hàng hoá khác; đổi tên hoặc đổi logo; có tin nhãn của mình bị người khác nộp ở đâu đó; hay kế hoạch xuất khẩu bị thu hẹp vì thị trường thay đổi.
Khi sửa, hãy giữ dòng cũ và ghi rõ đã đổi gì, vì sao, thay vì xoá. Lịch sử quyết định là bằng chứng hữu ích nếu sau này có tranh chấp về việc ai biết gì vào lúc nào, và cũng giúp người kế nhiệm không lặp lại những tranh luận đã có.
Một nhịp đơn giản đủ dùng cho doanh nghiệp nhỏ: xem lại toàn bộ bảng mỗi năm một lần khi lập ngân sách, và xem lại từng dòng mỗi khi có sự kiện kể trên. Không cần họp riêng; chỉ cần người theo dõi nhãn hiệu có mặt trong buổi chốt kế hoạch xuất khẩu.
Những chỗ kế hoạch thường hở
Đọc lại bảng của bạn và kiểm những điểm sau:
- Kế hoạch chỉ có nhãn chữ, trong khi bao bì xuất khẩu dùng logo kèm chữ hoặc tên phiên âm ở thị trường đó.
- Nhóm hàng hoá ở nước ngoài chép y nguyên đơn Việt Nam, trong khi sản phẩm bán ở thị trường đó khác.
- Không có ai đứng tên chịu trách nhiệm theo dõi thư từ nước ngoài, nên thông báo từ chối nằm trong hộp thư chung.
- Năm nộp trùng năm bán, không có khoảng đệm cho thời gian xét.
- Không có ngân sách dự phòng cho việc xử lý từ chối hoặc phản đối.
- Tài liệu gốc (giấy uỷ quyền, bản dịch, bằng chứng sử dụng) để rải rác ở email cá nhân của nhân viên.
Phần lớn những chỗ hở này không cần thêm tiền để vá, chỉ cần thêm một cột hoặc một người được giao việc rõ ràng.
Ví dụ giả định: kế hoạch ba năm của một cơ sở cà phê ở Đắk Lắk
Ví dụ giả định: một cơ sở rang xay cà phê ở Đắk Lắk dự kiến năm thứ nhất bán sang một nước Đông Á qua nhà nhập khẩu, năm thứ hai mở gian hàng trên một sàn bán lẻ ở châu Âu, năm thứ ba thử thị trường Trung Đông. Cơ sở nộp đơn nhãn hiệu ở Việt Nam đầu năm thứ nhất.
Bảng kế hoạch đặt đơn ở nước Đông Á trong vòng 6 tháng sau đơn Việt Nam để hưởng quyền ưu tiên. Thị trường châu Âu được đưa vào cùng đợt, vì việc mở gian chính hãng trên sàn thường cần có văn bằng hoặc đơn ở nơi đó và thời gian xét có thể dài. Trung Đông để sang đợt hai, cuối năm thứ hai, sau khi có kết quả thử nghiệm bán hàng.
Giữa năm thứ hai, cơ sở ra dòng sản phẩm mới là cà phê hoà tan đóng gói. Bảng được mở lại để kiểm nhóm hàng hoá đã nộp ở hai nước đầu có che sản phẩm mới không; nếu không, cần một đơn bổ sung. Nếu muốn chắc về các bước pháp lý cho từng nước, hãy kiểm với đại diện sở hữu công nghiệp trước khi chốt ngân sách.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần kế hoạch nhãn hiệu nhiều năm không?
Cần, nhưng không cần phức tạp. Một bảng vài dòng với nước, năm nộp, đường nộp và mốc kế tiếp đã đủ để tránh lỗi phổ biến nhất là nộp quá muộn ở nơi hàng đang bán.
Kế hoạch nhãn hiệu nên do ai lập?
Người phụ trách xuất khẩu hoặc pháp chế lập, chủ doanh nghiệp duyệt ngân sách. Nếu thuê đại diện sở hữu công nghiệp, họ có thể góp ý về đường nộp và nhóm hàng hoá, nhưng thứ tự thị trường phải đến từ chính kế hoạch kinh doanh của bạn.
Quyền ưu tiên 6 tháng dùng thế nào trong kế hoạch?
Đặt các đơn nước ngoài quan trọng nhất trong vòng 6 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên ở Việt Nam. Như vậy các đơn đó được coi như nộp từ ngày của đơn Việt Nam, giảm rủi ro có người khác chen vào giữa.
Nếu kế hoạch xuất khẩu thay đổi thì đơn đã nộp có lãng phí không?
Có thể có một phần chi phí không dùng tới, nhưng nhãn đã đăng ký vẫn giữ được chỗ cho bạn nếu sau này quay lại. Cần lưu ý ở một số nước, đăng ký lâu năm mà không sử dụng có thể bị yêu cầu chấm dứt, nên hãy ghi mốc này vào bảng.
Bao lâu nên xem lại kế hoạch một lần?
Tối thiểu mỗi năm một lần khi lập ngân sách, và ngay khi có sự kiện lớn: đối tác mới, sản phẩm mới, đổi tên hoặc logo, phát hiện nhãn bị người khác nộp. Xem lại không mất nhiều thời gian nếu bảng được cập nhật đều.