Đơn Madrid chỉ được viết bằng một trong ba ngôn ngữ của hệ thống: tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha; cơ quan xuất xứ có thể giới hạn ngôn ngữ mình nhận, nên ngôn ngữ dùng được khi nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ phụ thuộc hướng dẫn hiện hành của Cục. Với doanh nghiệp Việt Nam, tiếng Anh là lựa chọn quen thuộc, nhưng lý do chọn nên rõ ràng chứ không chỉ vì thói quen.
Ngôn ngữ của đơn không phải chuyện hình thức. Nó quyết định danh mục hàng hoá, dịch vụ của bạn được ghi vào sổ quốc tế bằng chữ gì, thư từ giữa bạn và WIPO đi bằng chữ gì, và ai trong doanh nghiệp phải đọc được chúng trong nhiều năm. Bài này đi qua từng hệ quả và cách ra quyết định.
Ba ngôn ngữ của hệ thống và vị trí của Cục
WIPO quản lý hệ thống Madrid bằng ba ngôn ngữ ngang nhau: tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha. Một đơn quốc tế phải viết hoàn toàn bằng một trong ba ngôn ngữ đó. Khi ghi vào sổ đăng ký quốc tế và công bố, WIPO tự lo việc dịch các phần cần thiết sang hai ngôn ngữ còn lại, bạn không phải nộp ba bản.
Cơ quan xuất xứ, tức Cục Sở hữu trí tuệ khi bạn nộp từ Việt Nam, được phép quy định người nộp chỉ dùng một ngôn ngữ, hoặc được chọn trong hai hay cả ba. Cục cũng có thể yêu cầu phần khai dành cho mình bằng tiếng Việt, tách khỏi tờ khai quốc tế. Vì vậy, trước khi thuê người dịch, bạn cần biết Cục đang nhận đơn quốc tế bằng ngôn ngữ nào. Thông tin này nằm trong hướng dẫn hiện hành của Cục và trong phần thông tin về từng thành viên trên trang của WIPO.
Một điểm hay bị hiểu sai là ngôn ngữ đơn có liên quan tới thị trường chỉ định. Không có quy định nào bắt đơn chỉ định các nước nói tiếng Tây Ban Nha phải viết bằng tiếng Tây Ban Nha. Nước chỉ định nhận thông báo từ WIPO bằng ngôn ngữ mà cơ quan nước đó đã chọn trong ba ngôn ngữ của hệ thống, và WIPO lo phần chuyển ngữ trong khuôn khổ của mình.
Dù vậy, khi nước chỉ định thẩm định và đọc danh mục, họ đọc bản bằng ngôn ngữ họ làm việc. Nếu bản gốc của bạn dùng từ mơ hồ, bản chuyển sang ngôn ngữ khác có thể còn mơ hồ hơn. Đó là lý do nên viết danh mục bằng thứ ngôn ngữ mà bạn kiểm soát được chất lượng tốt nhất.
Ngôn ngữ đơn ảnh hưởng tới những phần việc nào
Bảng dưới gom các phần việc mà ngôn ngữ đơn chạm tới, để bạn thấy chọn ngôn ngữ là chọn cho cả đời đăng ký quốc tế chứ không chỉ cho ngày nộp.
| Phần việc | Ngôn ngữ dùng | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|
| Tờ khai quốc tế và danh mục | Ngôn ngữ đơn bạn chọn | Đây là bản gốc được dùng khi có tranh luận về phạm vi |
| Thư báo thiếu sót từ WIPO | Thường theo ngôn ngữ đơn | Người trong doanh nghiệp phải đọc và trả lời kịp hạn |
| Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế | Theo ngôn ngữ đơn | Là chứng từ đưa cho đối tác, sàn bán hàng nước ngoài xem |
| Công bố quốc tế | Cả ba ngôn ngữ | WIPO tự lo bản dịch, bạn nên đọc lại bản dịch phần danh mục |
| Từ chối tạm thời của nước chỉ định | Ngôn ngữ nước đó chọn trong ba ngôn ngữ, kèm tài liệu có thể bằng tiếng địa phương | Cần đại lý tại nước đó đọc và trả lời |
| Yêu cầu ghi nhận về sau | Theo quy định từng thủ tục | Chỉ định thêm, chuyển nhượng, gia hạn cũng cần đọc hiểu |
Nhìn bảng sẽ thấy: chọn tiếng Pháp chỉ vì một thị trường nói tiếng Pháp, trong khi cả phòng không ai đọc được tiếng Pháp, là tự làm khó mình suốt nhiều năm. Ngôn ngữ đơn trước hết phải là ngôn ngữ đội của bạn đọc được.
Vì sao doanh nghiệp Việt thường chọn tiếng Anh và khi nào cân nhắc khác
Người đọc nội bộ. Kế toán, pháp chế, người phụ trách xuất khẩu ở doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đọc tiếng Anh tốt hơn hai ngôn ngữ kia. Thư từ WIPO có thời hạn trả lời; đọc chậm hoặc hiểu sai là mất quyền.
Nguồn thuật ngữ. Danh sách thuật ngữ hàng hoá, dịch vụ mà WIPO và nhiều cơ quan nhãn hiệu chấp nhận có đủ ba ngôn ngữ, nhưng tài liệu tham khảo, ví dụ cách viết và người tư vấn quanh bạn phần lớn quen tiếng Anh. Viết danh mục bằng tiếng Anh giúp tra đối nhanh hơn.
Đối tác và sàn bán hàng. Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế bằng tiếng Anh dễ đưa cho nhà nhập khẩu, sàn bán lẻ hay đối tác phân phối ở nhiều nước đọc hơn.
Khi nào cân nhắc tiếng Pháp hoặc Tây Ban Nha. Khi doanh nghiệp có người trong nghề thông thạo ngôn ngữ đó, thị trường chính dùng ngôn ngữ đó, và danh mục có nhiều thuật ngữ chuyên ngành mà bản tiếng Anh dễ bị hiểu khác. Ngay cả khi đó, bạn vẫn phải kiểm Cục có nhận ngôn ngữ ấy không.
Ngôn ngữ của đơn khác ngôn ngữ của nhãn
Chọn ngôn ngữ đơn là tiếng Anh không có nghĩa nhãn của bạn phải là chữ tiếng Anh. Một nhãn chữ tiếng Việt có dấu vẫn được nộp nguyên như trong đơn cơ sở, vì mẫu nhãn quốc tế phải giống mẫu nhãn gốc. Dấu tiếng Việt vẫn thuộc chữ cái Latinh, nên thường không phát sinh yêu cầu chuyển tự như với nhãn chữ Hán hay chữ Ả Rập.
Phần ngôn ngữ đơn chạm tới nhãn là mục dịch nghĩa. Nếu nhãn có từ tiếng Việt có nghĩa, ví dụ giả định nhãn "Mây Ngàn" cho trà, tờ khai có chỗ để ghi bản dịch nghĩa bằng ngôn ngữ của đơn. Ghi rõ giúp người thẩm định nước ngoài biết nhãn không mô tả sản phẩm, hoặc ngược lại, giúp bạn thấy trước nguy cơ bị coi là mô tả. Nếu từ không có nghĩa, bạn ghi rõ là từ tự đặt, không có nghĩa.
Chuyện chọn tên, phiên âm sang chữ Hán, chữ Nhật, chữ Thái cho từng thị trường, hay tên bỏ dấu có đổi nghĩa không, là một quyết định thương hiệu riêng và cần một đơn cơ sở riêng nếu muốn đi Madrid. Đơn quốc tế không phải nơi để thử phiên âm mới.
Khi chỉ định Liên minh châu Âu, tờ khai có phần để chọn thêm một ngôn ngữ thứ hai trong các ngôn ngữ làm việc của cơ quan nhãn hiệu châu Âu. Đây là yêu cầu riêng của thành viên đó, khác với ngôn ngữ đơn. Bạn kiểm hướng dẫn hiện hành của WIPO cho trường hợp này trước khi điền.
Thư từ quốc tế đến tay ai và đọc bằng gì
Sau khi nộp, thư từ quốc tế không đến một lần rồi thôi. WIPO gửi thư khi có thiếu sót, gửi giấy chứng nhận khi ghi sổ, rồi các nước chỉ định lần lượt gửi tuyên bố cấp bảo hộ hoặc từ chối tạm thời trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng tuỳ nước. Nếu đơn đi qua tổ chức đại diện, thư thường đến địa chỉ người đại diện; nếu bạn tự nộp, thư đến địa chỉ chủ đơn.
Doanh nghiệp nhỏ hay mắc lỗi giao việc này cho một người biết tiếng Anh, người đó nghỉ việc, thư đến không ai đọc. Cách phòng là đặt một địa chỉ thư điện tử chung cho việc nhãn hiệu quốc tế, có ít nhất hai người nhận, và một quy tắc đơn giản: thư nào có thời hạn thì ghi ngay vào lịch chung trong ngày nhận.
Thông báo từ chối tạm thời của một nước có thể viết bằng ngôn ngữ nước đó chọn trong ba ngôn ngữ của hệ thống, nhưng tài liệu đính kèm như danh sách nhãn có trước có thể giữ nguyên chữ địa phương. Bạn không cần tự đọc hết, nhưng cần người hiểu đủ để biết đây là thư quan trọng và chuyển cho đại lý ở nước đó trong thời gian sớm nhất. Việc theo dõi và trả lời từ chối tạm thời là chủ đề riêng, ở đây chỉ nhắc để thấy ngôn ngữ đơn gắn với cả quá trình này.
Ví dụ giả định: một hợp tác xã chọn ngôn ngữ đơn
Một hợp tác xã làm hạt điều ở Đồng Nai có nhãn chữ đã được cấp văn bằng trong nước, chuẩn bị đưa hàng sang hai thị trường châu Âu và một thị trường Mỹ Latinh. Ban đầu, người phụ trách nghĩ nên viết đơn bằng tiếng Tây Ban Nha cho "hợp" với thị trường Mỹ Latinh, vì nhà nhập khẩu bên đó gợi ý vậy.
Khi đi qua các câu hỏi ở trên, họ thấy cả hợp tác xã chỉ có một kế toán đọc được tiếng Anh, không ai đọc tiếng Tây Ban Nha; danh mục chỉ gồm hạt điều rang, hạt điều tẩm gia vị và bơ hạt điều, đều có thuật ngữ tiếng Anh rõ ràng; giấy chứng nhận đăng ký quốc tế sẽ được đưa cho cả ba nhà nhập khẩu xem. Họ chọn tiếng Anh, sau khi kiểm hướng dẫn của Cục thấy ngôn ngữ này được nhận.
Phần tiếng Tây Ban Nha không biến mất: nếu thị trường Mỹ Latinh gửi từ chối tạm thời, đại lý tại nước đó sẽ đọc và tư vấn. Nhưng thư từ hằng ngày với WIPO, việc đọc giấy chứng nhận và rà bản công bố vẫn nằm trong tầm tay của người trong hợp tác xã. Đây là cách nghĩ nên áp cho hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ: chọn theo người đọc, không theo thị trường.
Chốt ngôn ngữ đơn trong năm bước
Trình tự gọn để ra quyết định mà không phải đổi giữa chừng:
- Kiểm hướng dẫn hiện hành của Cục xem đơn quốc tế được nộp bằng ngôn ngữ nào.
- Hỏi trong doanh nghiệp ai sẽ đọc thư từ WIPO và giấy chứng nhận trong 10 năm tới, người đó đọc tốt ngôn ngữ nào.
- Xem danh mục có thuật ngữ chuyên ngành nào khó dịch không, ngôn ngữ nào có thuật ngữ chuẩn rõ nhất cho sản phẩm của bạn.
- Ghi riêng các yêu cầu ngôn ngữ phụ của nước chỉ định, ví dụ ngôn ngữ thứ hai khi chỉ định Liên minh châu Âu.
- Chốt một ngôn ngữ và dùng nhất quán cho toàn bộ tờ khai, danh mục, phần dịch nghĩa nhãn.
Ngôn ngữ đơn chọn một lần và đi theo đăng ký quốc tế. Đổi ý giữa chừng không chỉ tốn công dịch lại mà còn dễ làm lệch phạm vi giữa các bản.
Câu hỏi thường gặp
Có thể nộp đơn Madrid bằng tiếng Việt không?
Không. Tờ khai quốc tế và danh mục phải bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha. Cục có thể yêu cầu phần khai dành cho mình bằng tiếng Việt, nhưng phần gửi sang WIPO phải bằng một trong ba ngôn ngữ của hệ thống.
Chỉ định nước nói tiếng Tây Ban Nha có bắt buộc viết đơn bằng tiếng Tây Ban Nha không?
Không bắt buộc. WIPO thông báo cho nước chỉ định bằng ngôn ngữ cơ quan đó đã chọn và lo phần chuyển ngữ. Bạn nên chọn ngôn ngữ đội mình đọc được và kiểm soát được chất lượng danh mục.
WIPO dịch danh mục sang ngôn ngữ khác có làm thay đổi phạm vi không?
Bản gốc bằng ngôn ngữ đơn là bản bạn viết và nên là căn cứ chính. Bản dịch có thể dùng từ khác đôi chút; nếu thấy chỗ đáng ngờ trong bản công bố, bạn trao đổi với người làm nghề để xem có cần đề nghị sửa không.
Nhãn tiếng Việt có dấu có phải chuyển sang chữ không dấu không?
Không. Mẫu nhãn quốc tế giữ nguyên như nhãn cơ sở, kể cả dấu. Chữ tiếng Việt có dấu vẫn là chữ Latinh. Phần nên làm là ghi bản dịch nghĩa hoặc ghi rõ từ không có nghĩa trong mục dành cho việc đó.
Có đổi ngôn ngữ đơn sau khi đã nộp được không?
Ngôn ngữ đơn gắn với đơn từ lúc nộp, nên bạn coi như không đổi. Muốn dùng ngôn ngữ khác thì phải tính chuyện làm đơn mới, mất ngày nộp cũ. Vì vậy ngôn ngữ nên chốt kỹ trước khi ký tờ khai.