Phần lớn sàn bán lẻ lớn ở nước ngoài chỉ cho ghi nhận thương hiệu, mở gian hàng chính hãng hoặc dùng công cụ bảo vệ thương hiệu khi nhãn của bạn đã được đăng ký, hoặc ít nhất đã nộp đơn, ở đúng nước hay khu vực mà sàn đó phục vụ. Văn bằng Việt Nam thường không đủ. Tên chủ nhãn, mẫu nhãn và nhóm hàng trên văn bằng còn phải khớp với thông tin bạn khai với sàn.
Mỗi sàn có quy định riêng và thay đổi khá thường xuyên, nên bài này không mô tả quy trình của một sàn cụ thể. Bài đi theo nguyên lý chung mà các sàn lớn đang áp dụng: vì sao họ cần văn bằng nước sở tại, loại giấy nào thường được chấp nhận, những chỗ hay lệch khiến hồ sơ bị trả, và trình tự chuẩn bị cho một shop Việt Nam định bán sang Mỹ, châu Âu, Nhật Bản hay các nước Đông Nam Á.
Vì sao sàn cần văn bằng ở đúng nước đó
Sàn bán lẻ không xét ai là chủ nhãn theo cảm nhận; họ cần một căn cứ khách quan để quyết định ai được quyền quản lý trang thương hiệu, ai được báo cáo hàng giả, ai được ưu tiên khi có tranh chấp giữa các người bán. Căn cứ dễ kiểm nhất là văn bằng hoặc đơn đăng ký tại cơ quan sở hữu trí tuệ của nước mà sàn đang phục vụ.
Lý do sâu hơn là nguyên tắc lãnh thổ. Một nhãn được bảo hộ ở Việt Nam không có quyền gì ở Mỹ hay Đức. Nếu sàn ở Đức chấp nhận văn bằng Việt Nam, họ có thể đang trao quyền quản lý trang thương hiệu cho một người không có quyền ở Đức, trong khi người có văn bằng Đức lại bị chặn. Sàn tránh rủi ro này bằng cách đòi văn bằng địa phương.
Với shop Việt Nam bán xuyên biên giới, điều này có nghĩa là kế hoạch nhãn hiệu phải đi trước kế hoạch mở gian hàng. Nếu chưa có đơn ở nước sàn phục vụ, bạn vẫn bán được như người bán thường, nhưng không có công cụ để chặn người khác bán hàng giả mạo tên bạn, và rất dễ bị người khác giành ghi nhận thương hiệu trước.
Loại giấy tờ thường được chấp nhận
Bảng dưới là xu hướng chung, không phải quy định của một sàn cụ thể. Luôn đọc hướng dẫn hiện hành của sàn trước khi nộp.
| Tình trạng nhãn của bạn | Mức chấp nhận thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Văn bằng do cơ quan nước sàn phục vụ cấp | Được chấp nhận rộng rãi | Tên chủ, mẫu nhãn phải khớp hồ sơ khai với sàn |
| Đơn đang chờ xét tại nước đó | Một số sàn chấp nhận, một số chỉ chấp nhận ở một vài nước | Thường cần số đơn để sàn tra được |
| Đăng ký quốc tế Madrid có chỉ định nước đó | Tuỳ sàn; có nơi cần số tham chiếu của nước chỉ định | Nên chờ nước chỉ định cấp bảo hộ, giữ giấy xác nhận |
| Nhãn hiệu khu vực, ví dụ nhãn hiệu EU | Thường được chấp nhận cho các nước trong khu vực | Kiểm sàn có tính khu vực đó cho từng chợ không |
| Chỉ có văn bằng Việt Nam | Thường không đủ cho sàn nước ngoài | Có thể đủ cho sàn phục vụ thị trường Việt Nam |
Nếu sàn chấp nhận đơn đang chờ, đó là lý do để nộp đơn sớm ở nước định bán, ngay cả khi bạn chưa chắc doanh số. Số đơn mở được cửa, còn văn bằng giữ cửa lâu dài.
Cũng nên nhớ rằng sàn có thể đổi chính sách. Một sàn hôm nay chấp nhận đơn đang chờ có thể yêu cầu văn bằng khi xét lại hồ sơ sau này, nên đừng coi việc được ghi nhận bằng số đơn là điểm kết thúc; hãy theo đơn cho tới khi có văn bằng.
Khớp từng chi tiết: chỗ hồ sơ hay bị trả
Tên chủ nhãn. Tên trên văn bằng phải trùng với tên doanh nghiệp đăng ký tài khoản bán hàng, hoặc bạn phải có thư uỷ quyền của chủ nhãn. Lỗi hay gặp: văn bằng đứng tên cá nhân giám đốc, tài khoản lại đứng tên công ty; hoặc tên công ty dịch sang tiếng Anh mỗi nơi một kiểu.
Mẫu nhãn. Chữ trên sản phẩm, trên bao bì phải khớp với mẫu đã đăng ký. Đăng ký dạng chữ thì linh hoạt hơn; đăng ký logo có chữ cách điệu thì sàn có thể đòi sản phẩm mang đúng logo đó.
Nhóm hàng hoá. Văn bằng cho nhóm thực phẩm không giúp bạn ghi nhận thương hiệu cho dòng mỹ phẩm. Nếu mở rộng ngành hàng, kiểm xem văn bằng đã phủ chưa.
Ảnh sản phẩm có nhãn thật. Nhiều sàn đòi ảnh sản phẩm hoặc bao bì mang nhãn vĩnh viễn, không phải nhãn dán tạm. Bao bì in sẵn nhãn giúp hồ sơ đi nhanh hơn.
Thông tin liên hệ có thể kiểm. Một số sàn gửi mã xác minh tới địa chỉ thư điện tử hoặc người đại diện ghi trên hồ sơ đăng ký nhãn. Nếu hồ sơ nhãn ghi địa chỉ thư của đại lý, hãy hẹn trước với đại lý để chuyển tiếp mã kịp thời.
Ai mở gian hàng: chủ nhãn, nhà phân phối hay người bán được uỷ quyền
Khi bán qua sàn nước ngoài, có ba mô hình thường gặp, mỗi mô hình đặt yêu cầu khác nhau lên nhãn hiệu:
- Chủ nhãn tự mở gian hàng: đơn giản nhất về giấy tờ, chủ nhãn đồng thời là người ghi nhận thương hiệu và người bán.
- Nhà phân phối ở nước đó mở gian hàng: chủ nhãn ghi nhận thương hiệu đứng tên mình, sau đó cấp quyền cho nhà phân phối bán và quản lý trang; khi chấm dứt hợp đồng, rút quyền được ngay.
- Nhiều người bán được uỷ quyền: chủ nhãn cấp thư uỷ quyền có thời hạn, phạm vi rõ cho từng người bán, và dùng công cụ của sàn để báo cáo người bán không được phép.
- Tránh để nhà phân phối ghi nhận thương hiệu đứng tên họ: nếu họ là người được sàn công nhận là chủ thương hiệu, việc đòi lại khi chia tay sẽ mất nhiều thời gian.
- Thư uỷ quyền nên nêu đúng sàn, đúng nước, thời hạn, và ghi rõ không chuyển nhượng quyền nhãn hiệu.
Mô hình nào cũng vậy, điểm then chốt là trên sàn, tài khoản được công nhận là chủ thương hiệu phải thuộc về chủ nhãn.
Trình tự chuẩn bị cho một shop định bán sang thị trường mới
Ví dụ giả định: một shop đồ thủ công mỹ nghệ ở Huế, đang bán trong nước, định mở gian hàng trên một sàn lớn phục vụ thị trường Mỹ trong năm tới. Trình tự gợi ý:
- Đọc hướng dẫn hiện hành của sàn về ghi nhận thương hiệu: chấp nhận đơn đang chờ hay chỉ văn bằng, ở những nước nào.
- Kiểm đơn hoặc văn bằng Việt Nam: tên chủ, mẫu nhãn, nhóm hàng có khớp với kế hoạch bán trên sàn không.
- Nộp đơn ở Mỹ, trực tiếp qua đại lý hoặc qua Madrid, đứng tên đúng doanh nghiệp sẽ mở tài khoản bán hàng.
- In nhãn lên sản phẩm hoặc bao bì ở dạng vĩnh viễn, đúng mẫu đã nộp.
- Khi có số đơn hoặc văn bằng, nộp hồ sơ ghi nhận thương hiệu, chuẩn bị nhận mã xác minh qua người đại diện.
- Sau khi được ghi nhận, lập danh sách người bán được phép và theo dõi người bán lạ dùng tên mình.
Nếu dùng đường Madrid, lưu ý rằng bảo hộ tại nước chỉ định cần thời gian để được xác nhận; hãy hỏi sàn xem họ chấp nhận số đăng ký quốc tế ở giai đoạn nào.
Lỗi hay gặp của shop Việt khi làm hồ sơ với sàn
Các lỗi dưới đây làm hồ sơ bị trả hoặc bị treo lâu, và đều tránh được nếu chuẩn bị từ lúc nộp đơn nhãn hiệu:
- Nộp đơn nhãn hiệu đứng tên một doanh nghiệp, mở tài khoản bán hàng bằng doanh nghiệp khác trong cùng nhóm, rồi không có thư uỷ quyền giữa hai bên.
- Đăng ký nhãn dạng logo nhưng sản phẩm thực tế dùng chữ in thường, hoặc ngược lại; sàn so ảnh sản phẩm với mẫu nhãn và thấy không khớp.
- Dán nhãn bằng sticker tạm khi chụp ảnh cho hồ sơ; sàn yêu cầu nhãn in liền trên sản phẩm hoặc bao bì.
- Để đại lý nước ngoài ghi địa chỉ thư của họ làm đầu mối trên hồ sơ nhãn, rồi không ai nhận mã xác minh sàn gửi tới đó.
- Nhầm số đơn quốc tế với số tham chiếu của nước chỉ định, hoặc nộp số đơn Việt Nam cho sàn nước ngoài.
- Dịch tên công ty sang tiếng Anh mỗi giấy tờ một kiểu, khiến sàn không xác định được người bán và chủ nhãn có phải một không.
Cách phòng chung là lập một tờ thông tin chuẩn cho nhãn: tên chủ bằng tiếng Việt và tiếng Anh, mẫu nhãn, số đơn từng nước, người nhận thư từ, rồi dùng đúng tờ đó cho mọi hồ sơ.
Khi người khác đã ghi nhận tên của bạn trên sàn trước
Đôi khi shop phát hiện tên nhãn của mình đã được người khác ghi nhận trên sàn ở nước định bán, thường là một người bán từng nhập hàng của bạn, hoặc người đã đăng ký nhãn đó ở nước sở tại trước bạn. Sàn sẽ xử lý theo văn bằng: nếu người kia có văn bằng ở nước đó, sàn thường đứng về phía họ cho tới khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Vì vậy, việc gỡ ghi nhận trên sàn thường phải đi sau việc xử lý văn bằng ở nước sở tại: phản đối đơn, yêu cầu huỷ văn bằng do nộp với dụng ý xấu, hoặc chứng minh quyền của bạn theo luật nước đó. Nếu người kia không có văn bằng mà chỉ khai báo sai, bạn có thể dùng kênh khiếu nại của sàn kèm văn bằng của mình.
Đây là tình huống có tranh chấp. Quy trình khiếu nại, gỡ sản phẩm vi phạm chi tiết trên từng sàn nằm ngoài phạm vi bài này; việc của bạn là nộp đơn sớm ở nước định bán để không rơi vào tình huống này ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Văn bằng Việt Nam có dùng được cho sàn phục vụ khách nước ngoài nhưng đặt máy chủ ở Việt Nam không?
Điều quyết định là thị trường sàn phục vụ, không phải nơi đặt máy chủ. Sàn bán cho người mua ở nước nào thường đòi văn bằng ở nước đó. Hãy đọc quy định của sàn cho từng chợ.
Có cần đăng ký nhãn ở mọi nước mà sàn có chợ không?
Không bắt buộc. Bạn chỉ cần văn bằng ở những chợ muốn ghi nhận thương hiệu. Có thể bán ở chợ khác như người bán thường, chấp nhận ít công cụ bảo vệ hơn.
Đơn nhãn hiệu bị từ chối sau khi đã ghi nhận trên sàn thì sao?
Sàn có thể rút ghi nhận khi đơn không còn hiệu lực. Hãy theo dõi đơn và trả lời mọi thông báo của cơ quan nhãn hiệu đúng hạn, vì ghi nhận trên sàn phụ thuộc vào đơn đó.
Nhà phân phối nói sàn chỉ cho họ ghi nhận thương hiệu đứng tên họ, có đúng không?
Thường không đúng. Các sàn lớn cho chủ nhãn ghi nhận rồi cấp quyền cho người bán khác. Nếu nhà phân phối khăng khăng đứng tên, hãy đọc hướng dẫn của sàn và cân nhắc lại quan hệ.
Có thể dùng nhãn hiệu EU để ghi nhận ở chợ của Anh không?
Sau khi Anh rời EU, nhãn hiệu EU không còn hiệu lực tại Anh cho các đơn mới. Hãy kiểm hướng dẫn hiện hành của sàn và tình trạng nhãn của bạn tại Anh.
Ghi nhận thương hiệu trên sàn có thay được việc đăng ký nhãn không?
Không. Ghi nhận trên sàn chỉ là công cụ quản lý nội bộ của sàn, dựa trên văn bằng của bạn. Ngoài sàn đó, bạn vẫn cần văn bằng để bảo vệ nhãn.