Trong hệ thống Madrid, mỗi nước được chỉ định chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để từ chối nhãn của bạn: 12 tháng, hoặc 18 tháng nếu nước đó đã tuyên bố chọn mức dài hơn theo Nghị định thư Madrid. Hết khoảng đó mà nước này không gửi từ chối tạm thời, theo nguyên tắc của hệ thống, nhãn được bảo hộ ở đó như thể đã đăng ký trực tiếp với cơ quan nước đó.
Vì mỗi nước một hạn, một đăng ký quốc tế chỉ định năm sáu nước sẽ có năm sáu mốc khác nhau, chưa kể mốc của những nước chỉ định thêm về sau. Doanh nghiệp nào theo dõi bằng trí nhớ sẽ sớm lẫn. Phần dưới giải thích cách tính từng mốc, những trường hợp từ chối có thể đến muộn hơn, rồi dựng một lịch theo dõi đơn giản mà người không chuyên vẫn duy trì được.
Các con số 12 tháng, 18 tháng là mốc của hệ thống Madrid. Những nước cụ thể đang áp dụng mức nào, hoặc đã có tuyên bố gì thêm, có thể thay đổi; khi lập lịch, đối chiếu thông tin hiện hành về các thành viên trên trang của WIPO hoặc hỏi người đại diện.
Hai con số 12 và 18 tháng nói về điều gì
Thời hạn 12 hoặc 18 tháng là thời hạn dành cho cơ quan nước được chỉ định, không phải cho bạn. Trong khoảng đó, cơ quan nước này thẩm định nhãn theo luật của họ và, nếu luật cho phép, để bên thứ ba phản đối. Nếu thấy có lý do không bảo hộ, họ phải gửi thông báo từ chối tạm thời cho WIPO trước khi hết hạn.
Mức 12 tháng là mức gốc của hệ thống. Theo Nghị định thư Madrid, một nước thành viên có thể tuyên bố kéo dài thành 18 tháng. Nhiều thị trường lớn có thẩm định nội dung kỹ đã chọn mức dài hơn. Việt Nam, với tư cách nước được chỉ định, cũng có quy định riêng về thời hạn; tuy vậy, bài này nói về chiều đi, tức các nước mà nhãn Việt được chỉ định tới.
Hiểu đúng hai con số này giúp bạn trả lời câu hỏi người làm kinh doanh hay hỏi nhất: bao giờ thì biết chắc nhãn của mình được bảo hộ ở nước đó. Câu trả lời ngắn là: khi nước đó gửi tuyên bố cấp bảo hộ, hoặc khi hết hạn từ chối mà nước đó không gửi gì, với một vài ngoại lệ liên quan đến phản đối được giải thích bên dưới.
Tính hạn từ mốc nào
Không tính từ ngày bạn nộp đơn ở Cục. Ngày nộp ở Cục thường là ngày đăng ký quốc tế, nhưng thời hạn từ chối tính từ lúc WIPO gửi thông báo về việc chỉ định cho cơ quan nước đó. Trên thực tế, hai mốc này thường không cách nhau nhiều với các chỉ định ban đầu, nhưng không trùng nhau.
Chỉ định ban đầu. Với các nước chọn ngay trong đơn quốc tế, mốc là ngày WIPO thông báo chỉ định cho từng nước, thường gần thời điểm ghi vào Sổ đăng ký quốc tế. Ngày này thể hiện trong lịch sử hồ sơ hoặc thông tin công bố.
Chỉ định sau. Nước được thêm vào sau có mốc riêng, tính từ ngày WIPO thông báo chỉ định sau cho nước đó. Một đăng ký quốc tế chỉ định thêm nước vào năm thứ ba sẽ có một chu kỳ 12 hoặc 18 tháng mới cho riêng nước đó.
Mốc nào chưa chắc thì ghi sớm hơn. Khi không xác định được chính xác ngày WIPO thông báo, lấy ngày đăng ký quốc tế hoặc ngày ghi nhận chỉ định sau làm mốc tạm, rồi cộng thêm vài tuần dự phòng khi đánh dấu ngày bắt đầu coi là đã yên. Lịch theo dõi sai về phía thận trọng thì không gây hại.
Hạn trả lời là chuyện khác. Nếu nhận từ chối tạm thời, hạn để bạn trả lời do luật nước đó quy định, ghi trong thông báo. Đừng nhầm hạn này với 12 hoặc 18 tháng.
Khi từ chối có thể đến sau 18 tháng
Nghị định thư Madrid cho phép một nước thành viên tuyên bố rằng từ chối dựa trên phản đối của bên thứ ba có thể được gửi sau khi hết 18 tháng. Điều kiện là trong 18 tháng đó, cơ quan nước này đã báo cho WIPO biết có khả năng phản đối sẽ được nộp sau thời hạn. Thông tin này được ghi nhận và hiện trong lịch sử hồ sơ.
Với chủ nhãn, hệ quả thực tế là: ở những nước có tuyên bố loại này, không thể chỉ đếm 18 tháng rồi yên tâm. Phải đọc lịch sử xem nước đó có gửi thông tin về khả năng phản đối hay không. Nếu có, ghi thêm một mốc theo dõi cho tới khi thời gian phản đối ở nước đó kết thúc theo luật của họ.
Ngoài ra, ngay cả khi đã qua thời hạn từ chối, nhãn của bạn ở nước ngoài vẫn có thể bị bên thứ ba yêu cầu huỷ bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực theo thủ tục của nước đó, giống như một nhãn đăng ký trực tiếp. Ví dụ, ở nhiều nước, nhãn không được sử dụng trong một thời gian dài có thể bị yêu cầu chấm dứt. Lịch theo dõi vì thế không dừng ở mốc 18 tháng, mà chuyển sang nhịp theo dõi thưa hơn.
Mẫu bảng lịch theo dõi theo từng nước
Một bảng tính đơn giản là đủ. Mỗi dòng là một nước được chỉ định của một đăng ký quốc tế. Ví dụ giả định với một đăng ký chỉ định ba nơi:
| Nước chỉ định | Mốc bắt đầu | Hạn từ chối theo tuyên bố | Có báo khả năng phản đối muộn | Sự kiện đã nhận | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| Nước A | Ngày WIPO thông báo chỉ định | 12 tháng | Không | Tuyên bố cấp bảo hộ toàn bộ | Đã bảo hộ |
| Nước B | Ngày WIPO thông báo chỉ định | 18 tháng | Có | Chưa có | Đang chờ, theo dõi thêm thời gian phản đối |
| Khối khu vực C | Ngày WIPO thông báo chỉ định | 18 tháng | Không rõ | Từ chối tạm thời một phần | Đang trả lời qua đại lý, hạn ghi riêng |
Cột “Hạn từ chối theo tuyên bố” lấy từ thông tin hiện hành của WIPO về từng thành viên; đừng điền theo trí nhớ. Cột “Trạng thái” chỉ dùng vài nhãn cố định để ai đọc cũng hiểu: đang chờ, đang trả lời, đã bảo hộ, bảo hộ một phần, bị từ chối, đã bỏ.
Thêm một cột ghi ngày kiểm gần nhất và tên người kiểm. Cột nhỏ này buộc lịch phải có người chịu trách nhiệm.
Các mốc khác nên ghi cùng lịch
Hạn từ chối chỉ là một trong những mốc của đời một đăng ký quốc tế. Ghi chung vào một lịch giúp bạn nhìn thấy mọi việc sắp đến:
- Mốc 5 năm phụ thuộc: tính từ ngày đăng ký quốc tế. Trong 5 năm này, đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam bị từ chối, huỷ, hạn chế thì đăng ký quốc tế bị ảnh hưởng theo.
- Hạn 3 tháng chuyển đổi: nếu đăng ký quốc tế bị huỷ do đơn cơ sở mất hiệu lực, chủ nhãn có 3 tháng kể từ ngày huỷ để nộp đơn quốc gia hoặc khu vực tại từng nước, vẫn giữ ngày cũ.
- Hạn trả lời từng từ chối tạm thời: một dòng riêng cho mỗi thông báo, ghi theo ngày trong thông báo.
- Mốc gia hạn 10 năm: tính từ ngày đăng ký quốc tế, lặp lại mỗi 10 năm. Có thời gian ân hạn theo quy định của WIPO; mức phí và độ dài ân hạn đối chiếu thông tin hiện hành.
- Mốc 6 tháng ưu tiên: nếu định nộp thêm ở nước không thuộc Madrid dựa trên đơn Việt Nam, nhớ mốc 6 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên để giữ quyền ưu tiên theo Công ước Paris.
- Mốc kinh doanh: ngày ký hợp đồng phân phối, ngày mở gian hàng ở nước ngoài. Đặt cạnh mốc pháp lý để thấy nước nào cần có bảo hộ trước ngày nào.
Tất cả các mốc đều đặt nhắc trước, không đặt nhắc đúng ngày. Với hạn trả lời từ chối, nhắc trước ít nhất vài tuần vì đại lý nước ngoài cần thời gian chuẩn bị.
Dựng lịch theo dõi từng bước
Một người phụ trách có thể dựng lịch trong một buổi, nếu đã có số đăng ký quốc tế:
- Mở hồ sơ trên Madrid Monitor, liệt kê mọi nước được chỉ định, kể cả chỉ định sau.
- Với mỗi nước, ghi ngày WIPO thông báo chỉ định nếu xem được; nếu không, ghi ngày đăng ký quốc tế hoặc ngày ghi nhận chỉ định sau làm mốc tạm.
- Tra thông tin hiện hành của WIPO về từng nước để biết mức 12 hay 18 tháng và có tuyên bố về phản đối muộn không.
- Tính ngày hết hạn từ chối cho từng nước, cộng thêm vài tuần dự phòng.
- Đọc lịch sử để điền các sự kiện đã nhận: từ chối, tuyên bố cấp bảo hộ, thông tin về khả năng phản đối.
- Ghi thêm các mốc 5 năm, gia hạn, hạn trả lời từ chối nếu có.
- Đặt nhắc trong lịch chung của công ty, gắn với hộp thư của bộ phận chứ không với một cá nhân.
- Mỗi tháng, đối chiếu bảng với Madrid Monitor và ghi ngày kiểm.
Ví dụ giả định: một lịch cứu một thị trường
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp nước mắm ở Khánh Hòa có đăng ký quốc tế chỉ định bốn nơi. Ba nơi gửi tuyên bố cấp bảo hộ trong năm đầu. Nơi thứ tư im lặng, và người phụ trách cũ ghi trong sổ tay rằng “qua 12 tháng là xong”. Sau đó người này nghỉ việc.
Người mới tiếp nhận dựng lại lịch theo các bước ở trên và phát hiện nơi thứ tư áp dụng mức 18 tháng, đồng thời trong lịch sử hồ sơ có một dòng cho biết cơ quan nước đó đã báo với WIPO về khả năng có phản đối nộp muộn. Nghĩa là thị trường này chưa yên. Doanh nghiệp liên hệ đại lý tại đó, được biết đang có một bên chuẩn bị phản đối dựa trên nhãn tương tự của họ.
Nhờ biết sớm, doanh nghiệp có thời gian gom chứng cứ về quan hệ phân phối và lịch sử sử dụng nhãn, thay vì nhận thông báo từ chối giữa mùa hàng. Kết quả vụ việc tuỳ luật nước đó, nhưng chỗ khác biệt nằm ở việc có thời gian chuẩn bị. Một bảng tính với vài cột ghi đúng là thứ tạo ra khoảng thời gian đó.
Câu hỏi thường gặp
Hết 18 tháng mà không thấy gì thì nhãn đã được bảo hộ chưa?
Theo nguyên tắc của hệ thống Madrid, nếu hết thời hạn mà nước đó không gửi từ chối tạm thời, nhãn được bảo hộ ở đó. Tuy vậy, cần kiểm xem nước đó có báo khả năng phản đối sau thời hạn không, và nên xác nhận với đại lý tại nước quan trọng trước khi dựa vào đó cho một giao dịch lớn.
Làm sao biết một nước áp dụng 12 hay 18 tháng?
Thông tin về tuyên bố của từng thành viên được WIPO công bố và cập nhật trên trang của tổ chức này. Người đại diện hoặc đại lý của bạn cũng nắm thông tin. Không nên dựa vào danh sách cũ, vì các nước có thể thay đổi tuyên bố.
Chỉ định thêm nước sau ba năm thì hạn của nước đó tính thế nào?
Nước được chỉ định sau có thời hạn từ chối riêng, tính từ ngày WIPO thông báo chỉ định sau cho nước đó. Vì vậy cùng một đăng ký quốc tế, nước chỉ định sau sẽ có mốc kết thúc muộn hơn nhiều so với các nước ban đầu.
Có cần lịch riêng cho từng đăng ký quốc tế không?
Nên gom vào một bảng chung, mỗi dòng là một cặp đăng ký quốc tế và nước chỉ định. Như vậy nhìn một bảng là thấy hết mọi hạn sắp tới của cả công ty, lọc được theo nước, theo nhãn hay theo người phụ trách.
Đã qua hạn từ chối thì có còn phải theo dõi không?
Vẫn nên theo dõi với nhịp thưa hơn. Nhãn ở nước ngoài vẫn có thể bị yêu cầu huỷ hoặc chấm dứt theo thủ tục của nước đó, và còn các mốc 5 năm phụ thuộc, gia hạn 10 năm. Một lần kiểm mỗi quý thường là đủ.
Ai trong doanh nghiệp nên giữ lịch này?
Người phụ trách pháp chế hoặc xuất khẩu, có một người dự phòng. Quan trọng là lịch nằm ở nơi chung của công ty và nhắc gửi về hộp thư bộ phận, để khi có người nghỉ việc, lịch không biến mất cùng máy tính của họ.