Madrid Monitor là công cụ tra cứu trực tuyến của WIPO cho phép xem tình trạng của mọi đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid: ai là chủ, bảo hộ cho hàng hoá nào, chỉ định những nước nào, và ở từng nước hồ sơ đang đi tới đâu. Với doanh nghiệp Việt Nam đã nộp đơn quốc tế qua Cục Sở hữu trí tuệ, đây là cửa sổ duy nhất nhìn thẳng vào hồ sơ của mình mà không phải chờ ai báo lại.
Nhiều chủ nhãn nộp xong rồi để đó, vài năm sau mới biết một nước đã gửi thông báo từ chối và hạn trả lời đã qua từ lâu. Phần dưới đi từ cách tìm đúng hồ sơ, đọc các trường thông tin, đến nhịp tra hợp lý. Giao diện công cụ thay đổi theo thời gian, nên bài tả chức năng chứ không bám tên nút cụ thể.
Madrid Monitor dùng để làm gì và vì sao nên tự tra
Khi Cục Sở hữu trí tuệ chuyển đơn quốc tế của bạn sang WIPO, hồ sơ rời khỏi hệ thống trong nước. Từ đó, mọi sự kiện quan trọng như ghi vào Sổ đăng ký quốc tế, nước chỉ định gửi từ chối tạm thời, nước chỉ định tuyên bố cấp bảo hộ đều được WIPO ghi nhận và hiển thị trên Madrid Monitor. Cục ở Việt Nam đóng vai cơ quan xuất xứ; phần lớn việc xảy ra ở các nước chỉ định không đi ngược về Cục.
WIPO có gửi thông báo cho chủ đăng ký và người đại diện đã khai trong đơn. Nhưng thư có thể vào hộp thư rác, địa chỉ email của nhân viên cũ đã nghỉ, hoặc người đại diện quên chuyển tiếp. Tự tra là cách kiểm chéo rẻ nhất: chỉ cần số đăng ký quốc tế và vài phút mỗi tháng.
Một lý do nữa là tính chủ động trong kinh doanh. Nhà phân phối nước ngoài hỏi nhãn của bạn đã được bảo hộ ở nước họ chưa, sàn bán lẻ đòi bằng chứng, nhà đầu tư muốn thấy danh mục tài sản trí tuệ. Một người trong công ty biết đọc Madrid Monitor sẽ trả lời được ngay, kèm thông tin lấy từ nguồn gốc là WIPO, thay vì phải gửi email hỏi vòng qua đại diện.
Tìm đúng hồ sơ của mình trên công cụ
Cách tìm chắc chắn nhất là theo số đăng ký quốc tế. Nếu chưa có số, vẫn có vài cách khác, theo thứ tự dưới đây:
- Gõ số đăng ký quốc tế. Số này nằm trên giấy chứng nhận đăng ký quốc tế và trong các thư WIPO gửi. Một con số cho đúng một hồ sơ, không nhầm lẫn.
- Tìm theo tên chủ sở hữu. Gõ tên doanh nghiệp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu đúng như đã khai trong đơn quốc tế. Tên viết tắt, có hay không có chữ “Company Limited” cho kết quả khác nhau, nên thử vài biến thể.
- Tìm theo phần chữ của nhãn. Hữu ích khi công ty có nhiều đăng ký quốc tế, nhưng sẽ ra cả nhãn của người khác có chữ giống; lọc tiếp theo tên chủ và nước xuất xứ Việt Nam.
- Tìm theo số đơn cơ sở ở Việt Nam. Một số phiên bản giao diện cho tìm theo dữ liệu đơn cơ sở; nếu không được, quay lại tìm theo tên chủ.
- Lưu đường dẫn của hồ sơ. Khi đã thấy đúng hồ sơ, lưu lại trong tài liệu nội bộ cùng số đăng ký quốc tế để lần sau mở thẳng, và chia cho người phụ trách thay thế.
Nếu đơn vừa được Cục chuyển đi, hồ sơ có thể chưa xuất hiện ngay, vì WIPO còn kiểm tra hình thức trước khi ghi vào Sổ đăng ký quốc tế. Trong giai đoạn đó, theo dõi thư từ phía Cục và WIPO là chính; khi có số đăng ký quốc tế, mọi thứ mới hiện đủ.
Các trường thông tin chính trên một bản ghi
Bố cục cụ thể có thể đổi, nhưng một bản ghi đăng ký quốc tế thường có các nhóm thông tin sau. Cột cuối là điều bạn nên kiểm khi đọc.
| Nhóm thông tin | Nội dung | Điều cần kiểm |
|---|---|---|
| Số và ngày đăng ký quốc tế | Số định danh và ngày được tính là ngày đăng ký quốc tế | Khớp với giấy chứng nhận; ngày này là mốc để tính hạn 10 năm và thời gian phụ thuộc 5 năm |
| Chủ sở hữu và người đại diện | Tên, địa chỉ chủ; người đại diện trước WIPO nếu có | Địa chỉ và người đại diện còn đúng không; sai là thư đi lạc |
| Mẫu nhãn | Hình ảnh hoặc chữ, màu sắc nếu có yêu cầu | Đúng mẫu đã nộp ở đơn cơ sở |
| Danh mục hàng hoá, dịch vụ | Các nhóm theo Bảng phân loại Nice và mô tả | Có bị cắt bớt cho riêng nước nào không |
| Nước xuất xứ và đơn cơ sở | Việt Nam, số và ngày đơn hoặc văn bằng cơ sở | Liên hệ phụ thuộc trong 5 năm đầu |
| Các bên được chỉ định | Danh sách nước hoặc tổ chức khu vực được chỉ định | Đủ những nước định bán hàng chưa |
| Lịch sử | Chuỗi sự kiện theo ngày, kèm tài liệu nếu có | Có sự kiện từ chối, tuyên bố hay thay đổi nào mới |
Nếu thấy sai sót trong ghi nhận của WIPO, ví dụ tên chủ đánh sai chữ, việc đầu tiên là so với tờ khai đã nộp để biết lỗi từ phía nào, rồi mới tính đường đề nghị sửa.
Đọc phần nước chỉ định và trạng thái từng nước
Danh sách nước chỉ định không phải danh sách nước đã bảo hộ. Đây là điểm người mới hay nhầm nhất. Chỉ định nghĩa là bạn đã yêu cầu bảo hộ ở nước đó; mỗi cơ quan nhãn hiệu của nước được chỉ định vẫn tự thẩm định theo luật của họ, trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng tuỳ tuyên bố của nước đó.
Mỗi nước có câu chuyện riêng. Có nước gửi tuyên bố cấp bảo hộ khá sớm, có nước gửi từ chối tạm thời, có nước chưa có gì. Muốn biết trạng thái ở một nước, bạn xem các sự kiện gắn với đúng nước đó trong phần lịch sử, không suy từ trạng thái chung của cả đăng ký quốc tế.
Trạng thái chung “còn hiệu lực” chỉ nói về đăng ký quốc tế. Nó cho biết đăng ký quốc tế chưa hết hạn, chưa bị huỷ do đơn cơ sở mất hiệu lực. Nó không cho biết nước nào đã chấp nhận bảo hộ.
Chỉ định sau cũng hiện ở đây. Nếu sau này công ty chỉ định thêm nước, nước mới sẽ xuất hiện kèm ngày chỉ định sau. Thời hạn từ chối của nước đó tính từ ngày WIPO gửi thông báo chỉ định sau, không tính từ ngày đăng ký quốc tế ban đầu.
Tổ chức khu vực tính như một bên. Ví dụ khi chỉ định Liên minh châu Âu, cả khối được xử lý như một bên được chỉ định, với một cơ quan thẩm định. Trạng thái ở đó áp cho toàn khối, không tách theo từng nước thành viên.
Lịch sử sự kiện: những dòng hay gặp nhất
Phần lịch sử là nơi bạn đọc kỹ nhất. Mỗi dòng có ngày ghi nhận, loại sự kiện và nước liên quan nếu có. Những loại sau xuất hiện nhiều trong hồ sơ của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Ghi nhận đăng ký quốc tế: dòng đầu tiên, đánh dấu hồ sơ chính thức có trong Sổ đăng ký quốc tế.
- Từ chối tạm thời của một nước chỉ định: kèm bản thông báo do cơ quan nước đó gửi. Đây là dòng phải hành động.
- Tuyên bố cấp bảo hộ: nước đó cho biết đã chấp nhận, có thể cho toàn bộ hoặc một phần danh mục.
- Xác nhận từ chối toàn bộ hoặc tuyên bố sau từ chối tạm thời: kết quả cuối cùng ở nước đó sau khi bạn trả lời hoặc không trả lời.
- Chỉ định sau, hạn chế danh mục, thay đổi tên hoặc địa chỉ chủ, chuyển nhượng: các thay đổi do chính chủ đăng ký yêu cầu.
- Gia hạn: mỗi lần 10 năm.
- Thông báo từ cơ quan xuất xứ về việc đơn cơ sở bị từ chối, huỷ, hạn chế trong 5 năm đầu: dòng này ảnh hưởng tới toàn bộ đăng ký quốc tế.
Mỗi sự kiện đều được công bố trên Công báo nhãn hiệu quốc tế của WIPO. Khi một dòng có tài liệu đính kèm, mở ra đọc ngay, đừng chỉ đọc tên sự kiện.
Nhận cảnh báo khi hồ sơ thay đổi và nhịp tra hợp lý
Phiên bản hiện nay của công cụ có chức năng lưu hồ sơ vào danh sách theo dõi và nhận thông báo khi có thay đổi, thường cần tạo tài khoản WIPO. Tên chức năng và cách bật có thể khác theo từng lần nâng cấp giao diện, nên khi bắt đầu, dành thời gian đọc phần hướng dẫn của chính công cụ. Nên đăng ký bằng hộp thư chung của bộ phận, không bằng hộp thư cá nhân của một nhân viên.
Cảnh báo tự động là lớp thứ nhất, lịch tra tay là lớp thứ hai. Với doanh nghiệp vài đăng ký quốc tế, tra mỗi tháng một lần trong 18 tháng đầu sau ngày đăng ký quốc tế là vừa, vì đây là giai đoạn các nước gửi từ chối tạm thời. Sau giai đoạn đó, tra mỗi quý và trước mỗi mốc kinh doanh lớn như ký hợp đồng phân phối, mở gian hàng ở nước mới.
Mỗi lần tra, ghi lại ngày tra và sự kiện mới nhất vào bảng theo dõi nội bộ. Nhìn vào bảng là biết lần cuối ai đã kiểm, kiểm tới đâu, tránh chuyện ai cũng tưởng người khác đã xem.
Những hiểu lầm hay gặp khi đọc kết quả tra
“Không có dòng từ chối nghĩa là đã được bảo hộ.” Chưa chắc. Nếu thời hạn từ chối của nước đó chưa hết, không thấy gì chỉ có nghĩa là nước đó chưa lên tiếng. Phải đối chiếu ngày hết hạn của từng nước.
“Madrid Monitor ghi gì thì đó là kết luận pháp lý cuối cùng.” Công cụ phản ánh những gì WIPO đã ghi nhận. Quyết định bảo hộ thuộc cơ quan từng nước, và có trường hợp nước đó còn thủ tục riêng như phản đối của bên thứ ba. Khi cần chắc chắn cho một giao dịch lớn, hỏi đại lý tại nước đó.
“Tra thấy tên mình trên hồ sơ là đủ.” Cần đọc cả danh mục. Một tuyên bố cấp bảo hộ một phần có thể đã bỏ đúng mặt hàng bạn định bán.
“Công cụ này cũng để tra trùng trước khi nộp.” Về kỹ thuật thì tìm được nhãn của người khác, nhưng tra trước khi nộp là một việc khác, cần nhiều nguồn và cách đánh giá riêng. Phần đó có ở TraCuuThuongHieu.com; bài này chỉ bàn chuyện theo dõi hồ sơ của chính bạn.
Câu hỏi thường gặp
Madrid Monitor có mất phí không?
Việc tra cứu trên Madrid Monitor hiện không thu phí và không bắt buộc đăng nhập để xem thông tin cơ bản. Một số chức năng như lưu danh sách theo dõi và nhận thông báo có thể cần tài khoản WIPO. Chính sách có thể đổi, nên kiểm lại trên trang của WIPO khi dùng.
Chưa có số đăng ký quốc tế thì tra thế nào?
Thử tìm theo tên doanh nghiệp đúng như đã khai trong đơn quốc tế và theo phần chữ của nhãn. Nếu đơn vừa được Cục chuyển đi, có thể WIPO chưa ghi vào Sổ đăng ký quốc tế; lúc đó theo dõi thư từ Cục và WIPO, hoặc hỏi người đại diện đã nộp đơn.
Tra thấy một nước có dòng từ chối tạm thời thì làm gì trước tiên?
Mở tài liệu đính kèm để đọc lý do và hạn trả lời do nước đó đặt ra, ghi ngay hạn vào lịch, rồi liên hệ đại lý sở hữu công nghiệp tại nước đó. Phần lớn nước yêu cầu trả lời trực tiếp với cơ quan của họ, thường qua đại lý địa phương.
Thông tin trên Madrid Monitor có thay cho giấy chứng nhận được không?
Không thay được về hình thức, nhưng là nguồn cập nhật hơn. Giấy chứng nhận ghi trạng thái tại thời điểm cấp, còn Madrid Monitor phản ánh cả những sự kiện sau đó như từ chối, tuyên bố cấp bảo hộ, chuyển nhượng. Khi đối tác hỏi, bạn có thể gửi cả hai.
Bao lâu thì sự kiện mới hiện trên công cụ?
Sự kiện hiện sau khi WIPO nhận và ghi nhận thông báo từ cơ quan liên quan, nên có độ trễ so với ngày cơ quan nước đó ra quyết định. Không nên tính hạn trả lời theo ngày bạn nhìn thấy trên công cụ, mà theo ngày ghi trong chính thông báo.
Công ty có nhiều đăng ký quốc tế thì quản lý sao cho gọn?
Lập một bảng nội bộ liệt kê số đăng ký quốc tế, nhãn, nước chỉ định và hạn quan trọng của từng nước, rồi đưa tất cả vào danh sách theo dõi trên công cụ bằng một hộp thư chung. Mỗi tháng một người đối chiếu bảng với công cụ và ghi ngày kiểm.