Hệ thống Madrid phủ phần lớn các thị trường xuất khẩu chính của Việt Nam, nhưng không phủ tất cả. Với nước hoặc vùng lãnh thổ không thuộc hệ thống, bạn không thể chỉ định trong đơn quốc tế mà phải nộp đơn trực tiếp tại cơ quan nhãn hiệu ở đó, thường qua đại lý địa phương. Quyền ưu tiên 6 tháng theo Công ước Paris vẫn dùng được nếu nước đó là thành viên Công ước Paris hoặc có cam kết tương đương.
Danh sách thành viên Madrid thay đổi theo thời gian: có nước mới gia nhập, có nước gia nhập rồi mới bắt đầu áp dụng sau một thời gian chuẩn bị. Một tài liệu viết vài năm trước có thể đã lỗi thời. Bài này không đưa danh sách cố định mà giúp bạn biết cách kiểm, nhận ra các trường hợp hay nhầm, và sắp xếp hai đường nộp song song cho gọn.
Vì sao vẫn còn nước ngoài hệ thống
Gia nhập Madrid là quyết định của từng nước, đòi hỏi sửa luật trong nước, chuẩn bị cơ quan nhãn hiệu xử lý đơn quốc tế, và chấp nhận những quy tắc chung về thời hạn, ngôn ngữ, phí. Có nước chưa gia nhập vì muốn giữ thủ tục riêng, có nước đang trong quá trình chuẩn bị, có nơi không phải là một thành viên có thể tham gia điều ước theo cách thông thường.
Đài Loan là ví dụ rõ nhất với doanh nghiệp Việt Nam: đây là thị trường có nhiều giao thương, nhưng không chỉ định được qua Madrid. Muốn bảo hộ nhãn ở đó, doanh nghiệp phải nộp đơn trực tiếp. Hồng Kông và Ma Cao có hệ thống nhãn hiệu riêng, tách khỏi Trung Quốc đại lục; chỉ định Trung Quốc trong đơn Madrid không tự động che hai nơi này. Việc Hồng Kông áp dụng Madrid đã được chuẩn bị trong nhiều năm, nên trạng thái hiện hành cần kiểm lại tại thời điểm nộp.
Ngoài ra, ở một số khu vực như Mỹ Latinh, Trung Đông, châu Phi, vẫn có nước chưa tham gia hoặc mới tham gia gần đây. Đông Nam Á thì đa số đã tham gia, nhưng không nên mặc định là tất cả. Cách chắc chắn duy nhất là đối chiếu danh sách thành viên hiện hành của WIPO cho từng nước trong kế hoạch.
Kiểm một nước có chỉ định được qua Madrid không
Làm các bước dưới đây cho từng thị trường trong kế hoạch xuất khẩu, trước khi chốt phương án nộp đơn.
- Lập danh sách thị trường cần bảo hộ, tách rõ nước và vùng lãnh thổ có hệ thống nhãn hiệu riêng.
- Đối chiếu từng nơi với danh sách thành viên Madrid hiện hành do WIPO công bố; ghi lại ngày kiểm.
- Với nơi đã là thành viên, kiểm thêm ngày bắt đầu áp dụng và các tuyên bố riêng, như thời hạn từ chối 18 tháng hay yêu cầu kèm tài liệu khi chỉ định.
- Với nơi chưa là thành viên, kiểm xem nơi đó có công nhận quyền ưu tiên theo Công ước Paris hay cơ chế tương đương không.
- Với nơi chưa là thành viên nhưng đã công bố kế hoạch gia nhập, cân nhắc có nên chờ hay nộp trực tiếp ngay; thường không nên chờ nếu đang bán hàng ở đó.
- Ghi kết quả vào bảng kế hoạch nhãn hiệu, mỗi nơi một dòng, kèm phương án nộp.
Ghi lại ngày kiểm là thói quen nhỏ nhưng hữu ích: lần sau nhìn bảng, bạn biết thông tin đó cũ đến đâu và có cần kiểm lại không. Nếu giao việc kiểm cho một tổ chức đại diện, hãy đề nghị họ ghi rõ nguồn và ngày đối chiếu trong báo cáo, thay vì chỉ trả lời có hay không. Một câu trả lời không kèm ngày là một câu trả lời khó kiểm lại về sau.
Hai đường song song: Madrid và nộp trực tiếp
Doanh nghiệp có thị trường vừa trong vừa ngoài hệ thống thường chạy hai đường cùng lúc. Bảng so điểm khác giữa hai đường từ góc người quản lý.
| Khía cạnh | Nước chỉ định qua Madrid | Nước nộp trực tiếp |
|---|---|---|
| Nơi nộp | Qua Cục Sở hữu trí tuệ, một đơn cho nhiều nước | Tại cơ quan nhãn hiệu từng nơi, qua đại lý ở đó |
| Phụ thuộc đơn Việt Nam | Có, trong 5 năm đầu | Không phụ thuộc |
| Mẫu nhãn và danh mục | Phải trùng nhãn cơ sở, không rộng hơn danh mục cơ sở | Có thể điều chỉnh theo thị trường, theo luật nơi đó |
| Giấy tờ | Chủ yếu là tờ khai quốc tế | Thường cần uỷ quyền, có nơi đòi công chứng, hợp pháp hoá lãnh sự |
| Gia hạn, thay đổi | Một lần cho mọi nước chỉ định | Làm riêng ở từng nơi, theo lịch riêng |
Điểm đáng chú ý là cột phụ thuộc. Nước nộp trực tiếp không bị kéo theo khi đơn Việt Nam gặp chuyện; vì vậy với thị trường then chốt, có doanh nghiệp cố ý nộp trực tiếp dù nước đó thuộc Madrid. Cách làm việc với đại lý nước ngoài có danh mục riêng trên trang này.
Bốn trường hợp hay nhầm
Nghĩ chỉ định Trung Quốc là che cả Hồng Kông, Ma Cao. Hai nơi này có hệ thống nhãn hiệu riêng, cơ quan riêng, quy trình thẩm định riêng. Cần kiểm trạng thái Madrid của từng nơi và nộp trực tiếp nếu chưa chỉ định được. Nhãn bán qua nhà phân phối ở Hồng Kông để đi tiếp vào đại lục càng cần chú ý cả hai đầu.
Nghĩ nước đã ký gia nhập là chỉ định được ngay. Giữa ngày một nước nộp văn kiện gia nhập và ngày hệ thống bắt đầu áp dụng cho nước đó có một khoảng thời gian. Chỉ định trước ngày áp dụng không được chấp nhận.
Dùng danh sách thành viên từ tài liệu cũ. Danh sách thay đổi qua các năm. Một nước trước đây phải nộp trực tiếp có thể nay đã chỉ định được qua Madrid, và ngược lại thông tin về tuyên bố riêng có thể đã thay đổi.
Quên quyền ưu tiên khi nộp trực tiếp. Người ta hay nhớ khai ưu tiên cho đơn Madrid nhưng quên với đơn nộp trực tiếp. Nếu nộp trong 6 tháng từ đơn Việt Nam, hãy khai ưu tiên cho cả hai đường, tuỳ điều kiện của nơi nộp.
Phối hợp lịch: đừng để đường này chờ đường kia
Khi có quyền ưu tiên 6 tháng, cả đơn Madrid lẫn đơn nộp trực tiếp đều phải nộp trong hạn đó mới được hưởng ngày ưu tiên. Đường nộp trực tiếp thường chậm hơn ở khâu chuẩn bị, vì phải tìm đại lý, làm giấy uỷ quyền, có khi phải hợp pháp hoá lãnh sự. Vì vậy nên khởi động đường nộp trực tiếp trước, hoặc ít nhất song song, chứ không để sau khi đơn Madrid đã đi.
Một sai lầm phổ biến là dồn sức cho đơn Madrid vì nó "gom được nhiều nước", rồi tới tháng thứ năm mới nhớ ra Đài Loan hay một thị trường khác phải nộp riêng. Lúc đó, đại lý ở nơi đó có thể cần vài tuần để nhận việc và nhận giấy tờ; nếu giấy uỷ quyền cần hợp pháp hoá, thời gian còn dài hơn.
Trong bảng kế hoạch, hãy đặt mốc ngược từ hạn ưu tiên: ngày phải gửi giấy tờ cho đại lý, ngày phải có giấy uỷ quyền đã hợp pháp hoá, ngày đại lý xác nhận đã nộp. Đơn Madrid đi qua Cục thường đơn giản hơn ở khâu giấy tờ, nên có thể xếp sau trong lịch.
Theo dõi những nước đang chuẩn bị gia nhập
Với thị trường quan trọng chưa thuộc Madrid nhưng đã công bố kế hoạch gia nhập, doanh nghiệp hay phân vân: nộp trực tiếp ngay hay chờ để chỉ định cho gọn. Nguyên tắc an toàn là đừng chờ nếu bạn đang hoặc sắp bán hàng ở đó. Thời gian từ lúc công bố tới lúc áp dụng thật có thể kéo dài hơn dự kiến, và trong thời gian đó người khác vẫn nộp được đơn ở nơi đó.
Nộp trực tiếp trước cũng không làm bạn mất lợi ích khi nơi đó vào hệ thống. Khi đã là thành viên, bạn có thể chỉ định nơi đó trong đăng ký quốc tế của mình, và hệ thống Madrid có cơ chế để đăng ký quốc tế thay thế đăng ký quốc gia đã có từ trước cho cùng nhãn, cùng chủ, giữ quyền đã phát sinh. Cơ chế thay thế thuộc phần quản lý đăng ký quốc tế; điều cần nhớ ở đây là nộp trực tiếp sớm không phải là một quyết định lãng phí.
Cách theo dõi đơn giản là ghi những nơi đang chuẩn bị gia nhập vào bảng kế hoạch, kèm ngày kiểm gần nhất, và kiểm lại mỗi năm hoặc mỗi khi chuẩn bị gia hạn, chỉ định thêm. Khi nơi đó bắt đầu áp dụng, bạn cân nhắc gom quyền về đăng ký quốc tế nếu thấy có lợi cho việc quản lý.
Ví dụ giả định: một kế hoạch có cả hai đường
Ví dụ giả định: Công ty Trái Cây Sấy Miền Tây ở Đồng Tháp nộp đơn Việt Nam cho nhãn chữ và logo, định bán sang Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, Hoa Kỳ và Đài Loan, đồng thời đang đàm phán với một nhà phân phối ở Hồng Kông. Bảng kiểm cho thấy bốn nước đầu chỉ định được qua Madrid; Đài Loan phải nộp trực tiếp; Hồng Kông cần kiểm trạng thái hiện hành.
Công ty khởi động đường Đài Loan và Hồng Kông ngay tháng đầu: tìm đại lý, chuẩn bị giấy uỷ quyền, hỏi về hợp pháp hoá. Đơn Madrid chỉ định bốn nước được nộp vào tháng thứ tư, đủ thời gian soát mẫu nhãn và danh mục cho khớp đơn cơ sở. Cả ba đường đều khai quyền ưu tiên từ đơn Việt Nam.
Vì đơn Đài Loan và Hồng Kông là đơn trực tiếp, công ty tận dụng để chọn danh mục sát với hàng thực bán ở đó, và cân nhắc có nên đăng ký kèm tên chữ Hán không. Chuyện tên nhãn khi chuyển ngữ có danh mục riêng; ở đây chỉ cần thấy rằng đường nộp trực tiếp cho phép linh hoạt mà Madrid không có.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết một nước có thuộc hệ thống Madrid không?
Đối chiếu danh sách thành viên hiện hành do WIPO công bố, kiểm cả ngày bắt đầu áp dụng cho nước đó. Danh sách thay đổi theo thời gian nên không nên dựa vào tài liệu cũ.
Chỉ định Trung Quốc trong đơn Madrid có được bảo hộ ở Hồng Kông không?
Không tự động. Hồng Kông và Ma Cao có hệ thống nhãn hiệu riêng. Cần kiểm trạng thái áp dụng Madrid hiện hành của từng nơi, nếu chưa chỉ định được thì nộp đơn trực tiếp.
Đài Loan có chỉ định được qua Madrid không?
Không. Muốn bảo hộ nhãn ở Đài Loan, doanh nghiệp nộp đơn trực tiếp tại cơ quan nhãn hiệu ở đó, thường qua đại lý địa phương. Nên khởi động sớm nếu muốn kịp hạn ưu tiên.
Nộp trực tiếp ở nước không thuộc Madrid có dùng được quyền ưu tiên 6 tháng không?
Thường dùng được nếu nơi đó là thành viên Công ước Paris hoặc có cơ chế công nhận ưu tiên tương đương. Cần kiểm điều kiện cụ thể với đại lý tại nơi đó.
Nước vừa gia nhập Madrid thì chỉ định được ngay chưa?
Chưa chắc. Có khoảng thời gian giữa ngày gia nhập và ngày bắt đầu áp dụng. Chỉ định chỉ được chấp nhận từ ngày hệ thống áp dụng cho nước đó.
Có nên nộp trực tiếp cả ở nước thuộc Madrid không?
Có doanh nghiệp làm vậy với thị trường then chốt, để quyền ở đó không phụ thuộc đơn Việt Nam trong 5 năm đầu và để linh hoạt mẫu nhãn, danh mục. Đổi lại chi phí và công quản lý cao hơn.