Khi chỉ định Hoa Kỳ trong đơn Madrid, đơn phải kèm một tờ khai theo mẫu WIPO quy định, trong đó chủ đơn xác nhận có ý định thật sự sử dụng nhãn trong thương mại liên quan tới Hoa Kỳ cho các hàng hoá, dịch vụ đã liệt kê. Thiếu tờ khai này, phần chỉ định Hoa Kỳ không đi tiếp được. Tờ khai không đòi bạn đã bán hàng ở Hoa Kỳ, nhưng nó là một lời khai nghiêm túc với hệ quả lâu dài.
Bài này đi qua lý do Hoa Kỳ có yêu cầu riêng, tờ khai nói gì, ai ký, danh mục cho Hoa Kỳ nên viết thế nào, và những việc Hoa Kỳ còn đòi sau khi bảo hộ. Quy định của Hoa Kỳ chỉ được nêu ở mức nguyên lý; chi tiết hiện hành bạn kiểm với đại lý tại Hoa Kỳ và trang thông tin của WIPO cho thành viên này.
Vì sao Hoa Kỳ đòi tờ khai riêng
Luật nhãn hiệu Hoa Kỳ gắn quyền với việc sử dụng nhãn trong thương mại chặt hơn nhiều nước. Đơn nộp trực tiếp tại Hoa Kỳ theo đường "ý định sử dụng" thường phải chứng minh đã dùng trước khi được cấp đăng ký. Đơn đến qua Madrid được xử lý theo một cơ chế riêng: không bắt chứng minh đã dùng trước khi cấp, nhưng bù lại phải có lời khai về ý định sử dụng thật sự ngay từ khi chỉ định.
Vì vậy khi Hoa Kỳ tham gia hệ thống Madrid, nước này đã thông báo yêu cầu đơn quốc tế chỉ định Hoa Kỳ phải kèm tờ khai ý định sử dụng. Yêu cầu áp dụng cả khi bạn chỉ định Hoa Kỳ ngay trong đơn ban đầu lẫn khi chỉ định thêm Hoa Kỳ sau này.
Hiểu cơ chế này giúp doanh nghiệp tránh hai thái cực. Một là ngại chỉ định Hoa Kỳ vì nghĩ phải có doanh số ở đó trước. Hai là coi tờ khai như một thủ tục điền cho có, liệt kê đủ thứ hàng hoá không định bán. Cả hai đều có giá: thái cực đầu mất ngày nộp ở một thị trường lớn, thái cực sau tạo rủi ro khi phải chứng minh sử dụng.
Tờ khai nói gì và ai ký
Nội dung chính. Người ký xác nhận rằng chủ đơn có ý định thật sự sử dụng nhãn trong thương mại liên quan tới Hoa Kỳ, cho đúng các hàng hoá, dịch vụ trong phần chỉ định Hoa Kỳ. Lời khai dựa trên hiểu biết và niềm tin của người ký tại thời điểm ký.
Mẫu tờ khai. Tờ khai làm theo mẫu WIPO quy định cho trường hợp chỉ định Hoa Kỳ, đính kèm đơn quốc tế. Mẫu và số hiệu mẫu có thể được cập nhật; bạn tải bản hiện hành từ trang của WIPO khi chuẩn bị hồ sơ.
Người ký. Hoa Kỳ có yêu cầu riêng về người được ký lời khai này. Thường đó là người có thẩm quyền ràng buộc chủ đơn hoặc người được phép theo quy định của Hoa Kỳ. Bạn kiểm hướng dẫn hiện hành và chuẩn bị chữ ký đúng người từ sớm, đừng để người cầm hồ sơ tự ký khi không chắc có thẩm quyền.
Hệ quả của lời khai. Lời khai sai có thể trở thành căn cứ để bên khác thách thức đăng ký của bạn ở Hoa Kỳ về sau. Ý định phải có thật: có kế hoạch bán, có đối tác đang đàm phán, có sản phẩm chuẩn bị xuất. Ghi lại các bằng chứng về kế hoạch đó tại thời điểm ký là thói quen tốt.
Danh mục cho Hoa Kỳ: chỉ những gì định bán thật
Đơn Madrid cho phép giới hạn danh mục riêng cho một nước. Với Hoa Kỳ, đây gần như là việc nên làm. Danh mục chung của đơn quốc tế có thể rộng vì phục vụ nhiều thị trường, nhưng phần chỉ định Hoa Kỳ nên rút về đúng những hàng hoá, dịch vụ bạn có ý định thật sự đưa vào thương mại ở đó.
Cơ quan nhãn hiệu Hoa Kỳ nổi tiếng kỹ với cách diễn đạt danh mục. Thuật ngữ quá chung thường bị yêu cầu làm rõ, và việc làm rõ chỉ được thu hẹp, không được mở rộng. Viết sẵn danh mục cụ thể, dùng thuật ngữ đã được chấp nhận rộng rãi, giúp giảm khả năng nhận từ chối tạm thời chỉ vì câu chữ.
Ví dụ giả định: danh mục chung gồm nhiều loại đồ thủ công từ tre, mây, gốm, lụa. Doanh nghiệp chỉ có kế hoạch bán đèn lồng và túi xách mây ở Hoa Kỳ trong ba năm tới. Phần chỉ định Hoa Kỳ khi đó giới hạn còn hai dòng cụ thể. Nếu sau này mở rộng sang gốm, có thể tính chỉ định thêm hoặc đơn mới cho phần đó.
Một chi tiết nữa: Hoa Kỳ thường đòi bản dịch tiếng Anh cho từ ngoại ngữ trong nhãn. Ghi sẵn phần dịch nghĩa các từ tiếng Việt trong tờ khai quốc tế giúp tránh một lượt hỏi lại.
Hoa Kỳ cần gì ở từng giai đoạn
Bảng gom các việc theo giai đoạn, ở mức nguyên lý. Mốc thời gian cụ thể và mẫu giấy tờ bạn kiểm với đại lý tại Hoa Kỳ.
| Giai đoạn | Hoa Kỳ cần gì | Việc của doanh nghiệp Việt Nam |
|---|---|---|
| Nộp đơn quốc tế | Tờ khai ý định sử dụng kèm đơn | Ký đúng người, giới hạn danh mục cho Hoa Kỳ |
| Thẩm định tại Hoa Kỳ | Danh mục rõ, nhãn không vướng nhãn có trước | Theo dõi thời hạn từ chối, chuẩn bị đại lý tại Hoa Kỳ |
| Khi có từ chối tạm thời | Trả lời theo thủ tục của Hoa Kỳ | Làm việc qua luật sư được phép hành nghề tại Hoa Kỳ |
| Sau khi được bảo hộ | Tuyên bố sử dụng kèm bằng chứng trong những khoảng thời gian nhất định | Lưu bằng chứng bán hàng thật tại Hoa Kỳ ngay từ lô đầu |
| Khi gia hạn | Gia hạn quốc tế qua WIPO, kèm yêu cầu riêng của Hoa Kỳ nếu có | Ghi cả hai loại mốc vào lịch |
Điểm đáng nhớ nhất của bảng là dòng "sau khi được bảo hộ". Tuyên bố sử dụng ở Hoa Kỳ là việc riêng, nằm ngoài lịch gia hạn 10 năm của đăng ký quốc tế. Bỏ lỡ nó có thể làm mất bảo hộ ở Hoa Kỳ trong khi đăng ký quốc tế ở các nước khác vẫn còn.
Làm việc với luật sư tại Hoa Kỳ
Việc nộp tờ khai ý định sử dụng đi qua Cục và WIPO, không cần ai ở Hoa Kỳ. Nhưng khi cơ quan nhãn hiệu Hoa Kỳ gửi từ chối tạm thời, hoặc khi đến kỳ nộp tuyên bố sử dụng, việc làm trực tiếp với cơ quan đó có yêu cầu riêng. Theo quy định hiện hành của Hoa Kỳ, chủ nhãn có trụ sở ngoài Hoa Kỳ thường phải có luật sư được phép hành nghề tại Hoa Kỳ đại diện. Bạn kiểm lại quy định này khi đến lúc cần, vì có thể thay đổi.
Doanh nghiệp không cần thuê luật sư Hoa Kỳ từ ngày nộp đơn. Điều nên làm là biết trước sẽ tìm ở đâu: qua tổ chức đại diện ở Việt Nam có mạng lưới, qua hiệp hội ngành hàng, hoặc qua nhà nhập khẩu có kinh nghiệm. Khi thư từ chối đến, thời hạn trả lời không dài, mất vài tuần đi tìm người là mất phần lớn thời gian.
Khi trao đổi với luật sư Hoa Kỳ, chuẩn bị sẵn: số đăng ký quốc tế, bản sao tờ khai ý định sử dụng đã nộp, danh mục chỉ định Hoa Kỳ, bằng chứng về kế hoạch kinh doanh tại thời điểm ký, và bằng chứng bán hàng nếu đã có. Gói tài liệu gọn giúp họ trả lời nhanh và chính xác hơn.
Ví dụ giả định: một xưởng đèn lồng ở Hội An
Một xưởng đèn lồng ở Hội An, nay thuộc TP Đà Nẵng, có văn bằng Việt Nam cho đèn lồng, đèn trang trí và túi xách mây. Một nhà nhập khẩu ở Hoa Kỳ đã đặt thử hai lô đèn lồng và đang bàn hợp đồng năm. Xưởng muốn đi Madrid, chỉ định Hoa Kỳ cùng vài thị trường châu Âu.
Người phụ trách ban đầu định để danh mục cho Hoa Kỳ giống danh mục chung. Khi đi qua từng dòng, họ thấy túi xách mây chưa có kế hoạch nào ở Hoa Kỳ; đèn trang trí bằng điện thì còn phải tìm hiểu yêu cầu an toàn điện bên đó, chưa biết năm nào bán. Họ giới hạn danh mục Hoa Kỳ còn đèn lồng không dùng điện, lưu lại email trao đổi và đơn đặt thử của nhà nhập khẩu làm căn cứ cho ý định.
Giám đốc, người đại diện theo pháp luật, ký tờ khai sau khi đọc kỹ nội dung. Xưởng ghi vào lịch nội bộ các mốc theo dõi với Hoa Kỳ và giữ hoá đơn, vận đơn của từng lô hàng sang Hoa Kỳ trong một thư mục riêng, phòng khi phải chứng minh sử dụng. Khi đèn trang trí bằng điện sẵn sàng, họ sẽ tính chuyện mở rộng bằng đường riêng.
Kiểm trước khi ký tờ khai
Danh sách kiểm gọn cho người phụ trách hồ sơ:
- Doanh nghiệp có kế hoạch bán thật ở Hoa Kỳ cho từng dòng trong danh mục chỉ định Hoa Kỳ không; ghi lại căn cứ.
- Danh mục chỉ định Hoa Kỳ đã được giới hạn và viết bằng thuật ngữ cụ thể chưa.
- Đã tải mẫu tờ khai hiện hành từ trang của WIPO chưa.
- Người ký có đúng thẩm quyền theo yêu cầu của Hoa Kỳ không.
- Phần dịch nghĩa các từ tiếng Việt trong nhãn đã ghi trong tờ khai quốc tế chưa.
- Đã ghi vào lịch nội bộ các mốc cần theo dõi với Hoa Kỳ, kể cả việc tuyên bố sử dụng sau khi bảo hộ.
- Đã có hướng tìm luật sư tại Hoa Kỳ khi cần chưa.
Nếu băn khoăn về phạm vi lời khai, chẳng hạn kế hoạch kinh doanh mới ở mức ý tưởng thì đã đủ "ý định thật sự" chưa, nên đặt câu hỏi cho người làm nghề trước khi ký thay vì đoán.
Câu hỏi thường gặp
Chưa bán hàng ở Hoa Kỳ có chỉ định Hoa Kỳ trong đơn Madrid được không?
Được. Tờ khai chỉ đòi ý định thật sự sử dụng nhãn, không đòi đã bán hàng. Tuy vậy ý định phải có căn cứ như kế hoạch xuất khẩu hay đối tác đang đàm phán, và về sau Hoa Kỳ sẽ đòi chứng minh sử dụng.
Chỉ định thêm Hoa Kỳ sau khi đã có đăng ký quốc tế có cần tờ khai này không?
Có. Yêu cầu tờ khai ý định sử dụng áp dụng cả khi chỉ định Hoa Kỳ trong đơn ban đầu lẫn khi chỉ định thêm sau. Bạn chuẩn bị tờ khai cùng hồ sơ chỉ định thêm.
Ai được ký tờ khai ý định sử dụng?
Hoa Kỳ có yêu cầu riêng về người được ký, thường là người có thẩm quyền ràng buộc chủ đơn hoặc người được phép theo quy định của Hoa Kỳ. Bạn kiểm hướng dẫn hiện hành của WIPO cho thành viên này trước khi ký.
Có nên liệt kê rộng danh mục cho Hoa Kỳ để dành chỗ cho tương lai không?
Không nên. Danh mục cho Hoa Kỳ nên gồm những gì bạn có ý định thật sự bán, vì lời khai gắn với danh mục và về sau phải chứng minh sử dụng. Mở rộng sau có thể làm bằng chỉ định thêm hoặc đơn mới.
Được bảo hộ ở Hoa Kỳ rồi có còn phải làm gì không?
Có. Hoa Kỳ đòi chủ nhãn nộp tuyên bố sử dụng kèm bằng chứng trong những khoảng thời gian nhất định sau khi bảo hộ. Việc này tách khỏi gia hạn quốc tế, nên bạn hỏi đại lý tại Hoa Kỳ mốc cụ thể và ghi vào lịch.
Khi Hoa Kỳ gửi từ chối tạm thời thì doanh nghiệp tự trả lời được không?
Theo quy định hiện hành của Hoa Kỳ, chủ nhãn có trụ sở ngoài Hoa Kỳ thường phải có luật sư được phép hành nghề tại Hoa Kỳ đại diện. Bạn nên tìm trước người phù hợp để không mất thời hạn trả lời.