Khi một nước được chỉ định gửi từ chối tạm thời cho nhãn Madrid của bạn, văn bản trả lời phải được nộp cho cơ quan nhãn hiệu của chính nước đó, theo luật và ngôn ngữ của nước đó; phần lớn trường hợp, việc này làm qua một đại lý sở hữu công nghiệp được phép hành nghề tại nước đó. WIPO không thẩm định lại, Cục ở Việt Nam không tham gia, và người đại diện ở Việt Nam thường cũng phải phối hợp với đại lý nước ngoài.
Với doanh nghiệp lần đầu làm việc với đại lý ở nước khác, khó nhất không phải là luật mà là cách phối hợp: gửi gì, hỏi gì, quyết định thế nào khi đại lý đưa ra vài phương án với chi phí khác nhau. Bài này đi theo đúng thứ tự công việc đó.
Nội dung là thông tin phổ thông. Mỗi nước có luật riêng về nhãn hiệu, và chỉ đại lý tại nước đó mới đánh giá được cơ hội cụ thể của hồ sơ.
Vì sao phải trả lời tại chính nước đó
Hệ thống Madrid giúp bạn nộp một đơn, trả một lần phí ban đầu và có một số đăng ký quốc tế. Nhưng quyền bảo hộ ở mỗi nước vẫn do luật nước đó quyết định. Khi một nước từ chối, đó là quyết định theo luật nước đó, và chỉ cơ quan nước đó có quyền xem lại.
Nhiều nước yêu cầu người nộp đơn có trụ sở ở nước ngoài phải làm thủ tục qua người đại diện được phép hành nghề tại nước họ. Văn bản trả lời phải viết bằng ngôn ngữ được cơ quan đó chấp nhận, lập luận theo luật và thực tiễn thẩm định của nước đó. Một văn bản viết bằng tiếng Anh từ Việt Nam gửi thẳng tới cơ quan nước ngoài có thể không được tiếp nhận, hoặc được tiếp nhận nhưng thiếu sức nặng.
Ở một số nơi, chủ nhãn nước ngoài được tự trả lời trong vài trường hợp đơn giản, ví dụ chỉ sửa mô tả hàng hoá. Ngay cả khi được phép, sự hỗ trợ của người hiểu thực tiễn địa phương vẫn giảm rủi ro trả lời sai cách. Quy định cụ thể về đại diện thường được ghi trong chính thông báo từ chối hoặc hỏi đại lý tại nước đó.
Tìm đại lý khi chưa có ai ở nước đó
Hỏi người đã nộp đơn quốc tế cho bạn. Nếu bạn nộp Madrid qua một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp ở Việt Nam, họ thường có mạng lưới đại lý ở nhiều nước và điều phối được. Hỏi rõ ai sẽ trực tiếp làm hồ sơ ở nước đó và cách tính chi phí qua hai lớp.
Danh sách người đại diện của cơ quan nước đó. Nhiều cơ quan nhãn hiệu công bố danh sách người được phép hành nghề trước cơ quan. Đây là nguồn để kiểm một đại lý có thực sự được phép hay không.
Hiệp hội ngành và cơ quan thương vụ. Hiệp hội ngành hàng ở Việt Nam và cơ quan thương vụ Việt Nam ở nước sở tại có thể giới thiệu đầu mối, hoặc chia kinh nghiệm của các doanh nghiệp đã từng làm.
Tiêu chí chọn. Được phép hành nghề trước cơ quan đó; có kinh nghiệm với nhóm hàng của bạn; trao đổi được bằng tiếng Anh; trả lời thư nhanh; báo giá tách theo hạng mục để bạn hiểu mình trả cho việc gì. Việc chọn và quản lý đại lý dài hạn có bài riêng trong chuyên mục nộp trực tiếp từng nước.
Gói tài liệu gửi đại lý ngay từ thư đầu
Đại lý làm nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào việc thư đầu tiên của bạn có đủ thông tin hay không. Một gói đầy đủ gồm:
- Bản thông báo từ chối tạm thời, nguyên văn, cùng mọi tài liệu đính kèm.
- Số đăng ký quốc tế, mẫu nhãn, danh mục hàng hoá như đã đăng ký.
- Ngày nhận thông báo và hạn trả lời mà bạn hiểu, để đại lý xác nhận lại.
- Mô tả ngắn về sản phẩm thật sự bán ở nước đó: là gì, bán cho ai, qua kênh nào.
- Tình hình sử dụng nhãn ở nước đó: đã bán từ bao giờ, qua nhà phân phối nào, có quảng cáo không. Chưa dùng thì nói rõ là chưa dùng.
- Mức độ quan trọng của thị trường và mặt hàng bị từ chối với kế hoạch kinh doanh.
- Thông tin về nhãn đối chứng nếu bạn biết thêm điều gì, ví dụ chủ nhãn đó là đối tác cũ.
- Người liên hệ bên bạn, ngôn ngữ trao đổi và thời gian phản hồi bạn cam kết.
Gửi kèm một câu hỏi rõ: xin đánh giá sơ bộ, các phương án, chi phí ước tính theo hạng mục và thời gian cho từng phương án. Câu hỏi rõ giúp nhận được câu trả lời so sánh được.
Câu hỏi nên đặt cho đại lý trước khi quyết định
Khi đại lý gửi đánh giá sơ bộ, đừng chỉ hỏi “có nên trả lời không”. Hỏi theo thứ tự sau để có đủ dữ kiện ra quyết định:
- Lý do từ chối thuộc loại nào theo luật nước đó, và cơ quan đó thường xử lý loại lý do này ra sao trong thực tiễn.
- Có những phương án nào, mỗi phương án cần bạn cung cấp gì, mất khoảng bao lâu.
- Chi phí ước tính cho từng phương án, tách phí chính thức và phí làm việc của đại lý.
- Nếu chọn thu hẹp danh mục, những mặt hàng nào sẽ còn được bảo hộ, có đủ cho kế hoạch kinh doanh không.
- Nhãn đối chứng còn hiệu lực không, có dấu hiệu được sử dụng không, chủ nhãn là ai.
- Nếu kết quả bất lợi, còn thủ tục nào tiếp theo và rủi ro gì cho việc đang bán hàng mang nhãn ở nước đó.
- Hạn trả lời chính xác theo cách tính của nước đó, có được xin gia hạn không, điều kiện là gì.
Ghi câu trả lời vào một bảng so sánh, đưa cho người ra quyết định trong doanh nghiệp. Quyết định dựa trên bảng so sánh dễ giải thích về sau hơn một quyết định dựa trên một cuộc gọi.
Các hướng trả lời phổ biến
Tuỳ lý do từ chối, đại lý thường đề xuất một hoặc kết hợp vài hướng dưới đây. Khả năng thành công cụ thể chỉ đại lý tại nước đó đánh giá được.
| Hướng | Thường hợp khi | Bạn cần chuẩn bị |
|---|---|---|
| Lập luận phản bác | Lý do dựa trên đánh giá có thể tranh luận: nhãn không mô tả, không tương tự nhãn có trước | Thông tin sản phẩm, cách người tiêu dùng nhận biết nhãn |
| Thu hẹp hoặc làm rõ danh mục | Xung đột chỉ ở một phần hàng hoá, hoặc mô tả bị chê chưa rõ | Danh sách mặt hàng thật sự cần bảo hộ |
| Chứng minh khả năng phân biệt qua sử dụng | Bị coi là thiếu phân biệt nhưng nhãn đã dùng nhiều ở nước đó | Chứng cứ bán hàng, quảng cáo tại nước đó, có ngày tháng |
| Xin thư đồng ý của chủ nhãn có trước | Nước đó chấp nhận thư đồng ý, và hai bên không cạnh tranh trực tiếp | Thời gian đàm phán, có thể kèm điều kiện |
| Tấn công nhãn đối chứng | Nhãn có trước không được sử dụng trong thời gian luật nước đó quy định | Chi phí và thời gian cho thủ tục riêng |
| Không trả lời | Thị trường hoặc mặt hàng không còn quan trọng | Ghi quyết định vào hồ sơ |
Hướng tấn công nhãn đối chứng là một thủ tục riêng, tốn thời gian và chi phí hơn, có khi khiến thủ tục trả lời phải tạm dừng chờ kết quả. Hỏi đại lý về trình tự cụ thể ở nước đó.
Giấy uỷ quyền và giấy tờ có thể cần
Để đại lý nước ngoài đại diện bạn, nhiều nước yêu cầu giấy uỷ quyền. Có nơi chỉ cần bản ký đơn giản, có nơi đòi công chứng, có nơi đòi thêm hợp pháp hoá lãnh sự hoặc hình thức xác nhận tương đương. Yêu cầu này khác nhau giữa các nước và có thể thay đổi, vì vậy nên hỏi đại lý ngay trong thư đầu.
Hỏi sớm là vì công chứng, hợp pháp hoá ở Việt Nam và gửi bản gốc ra nước ngoài đều mất thời gian. Nếu để tới tuần cuối mới biết cần bản hợp pháp hoá, có thể không kịp hạn. Một số nước cho nộp bản chụp trước, bổ sung bản gốc sau; đại lý sẽ biết.
Ngoài giấy uỷ quyền, có thể cần bản dịch chứng cứ sử dụng, xác nhận thông tin doanh nghiệp, hoặc tài liệu chứng minh quyền ưu tiên nếu có tranh luận về thứ tự nộp đơn. Giữ một thư mục chứa sẵn giấy đăng ký doanh nghiệp bằng tiếng Anh và văn bằng cơ sở ở Việt Nam giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi phải trả lời ở vài nước cùng lúc.
Sau khi nộp văn bản trả lời
Sau khi đại lý nộp, cơ quan nước đó xem xét và ra quyết định cuối cùng. Kết quả được gửi cho WIPO, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc tế và hiện trên Madrid Monitor dưới dạng tuyên bố cấp bảo hộ toàn bộ, bảo hộ một phần, hoặc xác nhận từ chối. Thời gian xem xét khác nhau theo nước, có khi phải qua thêm một vòng trao đổi.
Nếu kết quả vẫn bất lợi, nhiều nước có thủ tục khiếu nại hoặc khởi kiện tiếp theo. Đây là quyết định lớn về chi phí và thời gian; nên cân nhắc với giá trị thị trường và hỏi đại lý về khả năng thật sự. Khi có tranh chấp với chủ nhãn có trước, hoặc giá trị thị trường lớn, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có thêm một góc nhìn độc lập trước khi quyết định.
Dù kết quả ra sao, cập nhật bảng theo dõi, lưu toàn bộ thư từ với đại lý cùng văn bản trả lời đã nộp. Những lập luận và chứng cứ đã dùng ở nước này thường có ích khi nước khác nêu lý do tương tự.
Câu hỏi thường gặp
Có thể nhờ đại diện ở Việt Nam trả lời từ chối của nước ngoài không?
Đại diện ở Việt Nam thường không được phép hành nghề trực tiếp trước cơ quan nước ngoài, nhưng có thể điều phối với đại lý tại nước đó, giúp bạn chuẩn bị tài liệu và trao đổi bằng tiếng Việt. Hỏi rõ ai thực sự nộp văn bản và chi phí qua mỗi lớp.
Chi phí trả lời từ chối ở nước ngoài gồm những gì?
Thường gồm phí của đại lý nước ngoài cho phần nghiên cứu và soạn văn bản, phí điều phối nếu đi qua đại diện ở Việt Nam, chi phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hoá, và phí chính thức của cơ quan nước đó nếu có. Mức cụ thể khác nhau nhiều; xin báo giá tách theo hạng mục.
Có nên chọn đại lý rẻ nhất không?
Không nên chọn chỉ vì giá. Kiểm xem đại lý có được phép hành nghề trước cơ quan đó, có kinh nghiệm với nhóm hàng, phản hồi có nhanh và rõ không. Một văn bản trả lời yếu dẫn tới mất bảo hộ ở thị trường đó thì tốn kém hơn nhiều so với khoản chênh lệch phí.
Đại lý báo cần chứng cứ sử dụng mà công ty chưa bán ở nước đó thì sao?
Nói thật với đại lý là chưa sử dụng. Họ sẽ chọn hướng lập luận khác hoặc khuyên thu hẹp danh mục. Không nên tạo chứng cứ sử dụng không có thật; điều đó có thể làm mất quyền và gây hậu quả pháp lý tại nước đó.
Trả lời xong bao lâu thì có kết quả?
Tuỳ nước và tuỳ mức phức tạp của lý do. Có nước ra kết quả sau vài tháng, có nước lâu hơn, có khi cơ quan gửi thêm yêu cầu. Hỏi đại lý về thời gian thường gặp ở nước đó và theo dõi kết quả trên Madrid Monitor.
Kết quả xấu ở một nước có ảnh hưởng tới các nước khác không?
Về pháp lý, mỗi nước quyết định độc lập. Tuy vậy, nếu lý do là nhãn mô tả hoặc thiếu phân biệt, nước khác dùng cùng ngôn ngữ có thể nêu lý do tương tự. Nên chia sẻ lập luận đã dùng với đại lý ở các nước còn lại để họ chuẩn bị.