Chi phí bảo hộ nhãn hiệu ở nước ngoài gồm ba lớp: phí nộp đơn ban đầu (phí nhà nước của nước đến hoặc phí WIPO và phí chỉ định nếu đi Madrid, cộng phí xử lý trong nước), phí chuẩn bị và hỗ trợ (tra cứu, dịch thuật, giấy tờ, đại lý), và phí phát sinh trong vòng đời (trả lời từ chối, phản đối, gia hạn, ghi nhận thay đổi, chứng minh sử dụng). Nhiều doanh nghiệp chỉ dự trù lớp thứ nhất, nên ngân sách thực tế thường vượt dự kiến.
Bài này không đưa con số, vì phí của từng nước, của WIPO và của Cục Sở hữu trí tuệ thay đổi theo thời gian, còn phí dịch vụ tuỳ từng đơn vị. Thay vào đó, bài liệt kê từng khoản, giải thích khi nào khoản đó phát sinh và yếu tố nào làm nó tăng, để bạn tự lập dự toán sát thực tế và đọc báo giá cho đúng. Số liệu cụ thể nên đối chiếu thông tin hiện hành của WIPO, của Cục và báo giá trực tiếp.
Các khoản chi phí theo vòng đời
Bảng dưới liệt kê các khoản thường gặp, xếp theo thời điểm phát sinh.
| Khoản | Khi nào phát sinh | Yếu tố làm tăng |
|---|---|---|
| Tra cứu trước khi nộp | Trước khi chốt nước và tên | Số nước, số dạng nhãn, tra sâu có phân tích |
| Phí nhà nước của nước đến (nộp trực tiếp) | Khi nộp đơn | Số nhóm hàng hoá, dịch vụ; một số nước tính theo số mục |
| Phí WIPO và phí chỉ định (đi Madrid) | Khi nộp đơn quốc tế | Số nước chỉ định; nước thu phí riêng thường cao hơn; nhãn màu |
| Phí, lệ phí xử lý tại Cục Sở hữu trí tuệ | Khi nộp đơn quốc tế qua Cục | Theo quy định hiện hành của Việt Nam |
| Phí đại lý nước ngoài khi nộp | Khi nộp trực tiếp | Số nước, mức độ phức tạp của danh mục |
| Dịch thuật, công chứng, hợp pháp hoá | Khi nộp và khi bị yêu cầu bổ sung | Nước đòi giấy uỷ quyền hợp pháp hoá, tài liệu ưu tiên dịch |
| Trả lời từ chối, yêu cầu sửa đổi | Trong quá trình xét đơn | Nhãn yếu khả năng phân biệt, danh mục rộng, có nhãn tương tự |
| Phản đối từ bên thứ ba hoặc đi phản đối người khác | Sau công bố đơn hoặc khi phát hiện xung đột | Tranh chấp kéo dài, cần chứng cứ |
| Chứng minh, tuyên bố sử dụng | Theo mốc của từng nước | Nước đòi nộp định kỳ |
| Gia hạn | Thường mỗi 10 năm | Số nước, số nhóm; nộp trong thời gian ân hạn thường thêm phí |
| Ghi nhận thay đổi, chuyển nhượng | Khi đổi tên, địa chỉ, chủ sở hữu | Làm từng nước hay một lần trên đăng ký quốc tế |
Đăng ký quốc tế Madrid có hiệu lực 10 năm, gia hạn mỗi lần 10 năm. Văn bằng quốc gia theo chu kỳ của từng nước, phần lớn cũng 10 năm nhưng nên kiểm.
Phí ban đầu: đi Madrid và nộp trực tiếp khác nhau ở đâu
Khi đi Madrid, phí ban đầu gồm phí cơ bản trả cho WIPO, phí cho mỗi nước chỉ định, và phí, lệ phí xử lý tại Cục Sở hữu trí tuệ. Phí chỉ định có hai loại: phần lớn nước áp mức phí bổ sung chung theo biểu của hệ thống, trong khi một số nước chọn thu phí riêng, thường cao hơn và có thể tính theo số nhóm. Phí của WIPO tính bằng đồng franc Thuỵ Sĩ, nên số tiền bằng đồng Việt Nam phụ thuộc tỷ giá lúc nộp. WIPO có công cụ tính phí trực tuyến trên trang của họ để ước lượng theo nước và số nhóm.
Khi nộp trực tiếp, mỗi nước có phí nhà nước riêng, thường tính theo số nhóm hàng hoá, dịch vụ. Cộng thêm phí đại lý tại nước đó, vì phần lớn nước yêu cầu người nộp đơn nước ngoài phải qua đại diện được phép. Ở đường này, phí đại lý thường chiếm phần đáng kể, nhất là khi nộp ở nhiều nước.
So sánh tổng phí ban đầu của hai đường phụ thuộc vào số nước, số nhóm và danh sách nước cụ thể. Với ít nước, chênh lệch có thể không lớn; với nhiều nước, Madrid thường gọn hơn ở khâu nộp. Nhưng như phần dưới sẽ nói, phí ban đầu chỉ là một phần của bức tranh.
Những khoản hay bị quên trong dự toán
Trả lời từ chối tạm thời. Với đơn Madrid, mỗi nước chỉ định có thể gửi thông báo từ chối, và bạn gần như luôn phải thuê đại lý tại nước đó để trả lời. Một đơn chỉ định nhiều nước có thể nhận vài thông báo cùng lúc. Đây là khoản dễ làm vỡ ngân sách nhất.
Dịch thuật và giấy tờ. Giấy uỷ quyền có thể phải công chứng, hợp pháp hoá lãnh sự. Tài liệu ưu tiên có thể phải dịch. Danh mục hàng hoá cần dịch chuẩn sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước đến. Mỗi việc nhỏ, nhưng cộng lại không nhỏ.
Nhãn có hai dạng. Nếu bạn muốn bảo hộ cả nhãn chữ và logo riêng rẽ, đó thường là hai đơn, gấp đôi phí ở mọi nước. Nhiều doanh nghiệp quên điều này khi xin báo giá chỉ cho "nhãn hiệu".
Theo dõi và công sức nội bộ. Ai theo dõi thư từ WIPO, đại lý, các mốc hạn? Thời gian của nhân sự nội bộ hoặc phí thuê dịch vụ theo dõi là chi phí thật, dù không có hoá đơn rõ ràng.
Phản đối và tranh chấp. Không phải đơn nào cũng gặp, nhưng khi gặp thì chi phí có thể vượt mọi khoản khác cộng lại. Nên có một khoản dự phòng, hoặc ít nhất biết trước mình sẵn sàng chi đến đâu cho mỗi thị trường.
Lập dự toán cho một kế hoạch ra nước ngoài
Một quy trình đơn giản để có con số sát thực tế, thay vì chỉ nhìn phí nộp đơn.
- Chốt danh sách nước theo kế hoạch kinh doanh, xếp thành đợt.
- Chốt dạng nhãn (chữ, logo, hay cả hai) và số nhóm hàng hoá, dịch vụ thật sự cần cho từng nước.
- Ước tính phí ban đầu: dùng công cụ tính phí của WIPO cho phần Madrid, xin báo giá đại lý cho phần nộp trực tiếp, kiểm biểu phí hiện hành của Cục cho phần xử lý trong nước.
- Cộng chi phí chuẩn bị: tra cứu, dịch thuật, giấy tờ.
- Dự phòng cho trả lời từ chối: ước theo tỷ lệ số nước có khả năng gửi từ chối, dựa trên kết quả tra cứu và độ mạnh của nhãn.
- Lập lịch chi phí duy trì: gia hạn, tuyên bố sử dụng theo mốc từng nước, phân bổ theo năm.
- Quy đổi ngoại tệ với biên độ an toàn, vì phí WIPO và phí đại lý thường tính bằng ngoại tệ.
Dự toán nên được xem lại mỗi khi thay đổi danh sách nước hay nhận báo giá mới. Cách chia đợt khi ngân sách có hạn được bàn ở chuyên mục chọn nước và lộ trình.
Cách giảm chi phí một cách hợp lý
Có những cách giảm chi phí mà không làm yếu bảo hộ. Tất cả đều dựa trên việc nộp đúng cái cần, ở đúng nơi cần.
- Chỉ đăng ký nhóm hàng hoá, dịch vụ thật sự kinh doanh hoặc có kế hoạch rõ. Danh mục rộng vừa tốn phí, vừa dễ bị từ chối, vừa dễ bị yêu cầu huỷ vì không sử dụng.
- Ưu tiên nhãn chữ trước nếu ngân sách hạn chế, vì nhãn chữ thường bảo hộ được phần cốt lõi của tên. Logo có thể nộp sau ở thị trường quan trọng.
- Tra cứu kỹ trước khi nộp để loại những nước có nguy cơ từ chối cao, thay vì trả tiền nộp rồi trả tiếp tiền trả lời từ chối.
- Gom các nước thành viên vào một đơn Madrid khi danh mục ổn định, và chỉ định thêm nước sau thay vì làm đơn mới.
- Giữ đơn cơ sở Việt Nam vững để tránh rủi ro mất đăng ký quốc tế trong 5 năm đầu, vốn sẽ kéo theo chi phí làm lại.
- Lập lịch gia hạn sớm để tránh phí nộp trễ trong thời gian ân hạn.
Cẩn thận với những lời chào "trọn gói giá rẻ cho mọi nước". Hãy đọc báo giá theo hạng mục: phí nhà nước, phí dịch vụ, khoản nào chưa bao gồm, đặc biệt là chi phí trả lời từ chối.
Chi phí rải theo thời gian: dòng tiền mười năm đầu
Một cách nhìn hữu ích là vẽ chi phí theo trục thời gian thay vì cộng thành một con số. Năm đầu tập trung phần lớn: tra cứu, nộp đơn, dịch thuật, giấy tờ. Năm thứ nhất đến năm thứ hai là giai đoạn các nước xét đơn, nơi phát sinh chi phí trả lời từ chối và có thể là phản đối. Sau đó là giai đoạn yên tĩnh tương đối, chỉ có công theo dõi và các thay đổi hành chính.
Ở một số nước, giữa chu kỳ có các mốc phải nộp tuyên bố hoặc chứng minh sử dụng, kèm phí. Cuối chu kỳ 10 năm là gia hạn. Nếu trong thời gian đó doanh nghiệp đổi tên, đổi địa chỉ, sáp nhập hay chuyển nhượng, mỗi sự kiện là một lần ghi nhận có phí, ở từng nước hoặc trên đăng ký quốc tế.
Vẽ như vậy giúp bộ phận tài chính biết khoản nào rơi vào năm nào, và giúp chủ doanh nghiệp thấy bảo hộ nhãn ở nước ngoài là một cam kết dài hạn, không phải khoản chi một lần. Một thị trường không còn kinh doanh nữa có thể được cân nhắc bỏ gia hạn để tiết kiệm.
Đọc báo giá dịch vụ cho đúng
Khi nhận báo giá từ đơn vị đại diện sở hữu công nghiệp, điều đầu tiên cần tách là phí nhà nước và phí dịch vụ. Phí nhà nước là khoản trả cho cơ quan nhãn hiệu hoặc WIPO, giống nhau với mọi người nộp. Phí dịch vụ là công của đơn vị làm hộ, khác nhau theo đơn vị.
Điều thứ hai là phạm vi: báo giá bao gồm đến đâu. Một số báo giá chỉ gồm khâu nộp đơn; trả lời từ chối, nhận và gửi văn bằng, theo dõi đơn có thể tính riêng. Hỏi rõ: nếu một nước gửi từ chối, chi phí trả lời tính thế nào; nếu có phản đối thì sao; báo giá dùng tỷ giá nào.
Điều thứ ba là đơn vị tính: theo nhãn, theo nhóm, theo nước, hay theo mục hàng hoá. Hai báo giá trông chênh nhau nhiều có thể chỉ do cách tính khác nhau. Đặt chúng vào cùng một bảng theo hạng mục mới so sánh được.
Câu hỏi thường gặp
Đi Madrid có luôn rẻ hơn nộp trực tiếp không?
Không phải lúc nào. Madrid thường tiết kiệm ở khâu nộp khi có nhiều nước, vì không cần đại lý ở từng nước lúc đầu. Nhưng nếu nhiều nước gửi từ chối, bạn vẫn phải thuê đại lý ở từng nơi. Với một hai nước, nộp trực tiếp có thể không đắt hơn đáng kể.
Phí WIPO tính bằng ngoại tệ gì và trả thế nào khi nộp qua Cục?
Phí của WIPO tính bằng franc Thuỵ Sĩ. Cách thanh toán khi nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ, trả trực tiếp cho WIPO hay qua kênh nào, nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục và WIPO, vì quy trình có thể thay đổi.
Có cần dự phòng ngân sách cho trả lời từ chối không?
Nên có. Đây là khoản phát sinh phổ biến nhất sau khi nộp, nhất là với đơn chỉ định nhiều nước hoặc nhãn có khả năng phân biệt chưa mạnh. Tỷ lệ dự phòng tuỳ kết quả tra cứu và kinh nghiệm của đại lý; hỏi họ ước lượng theo từng nước.
Chi phí gia hạn có cao như chi phí nộp đơn ban đầu không?
Tuỳ nước và tuỳ hệ thống. Gia hạn thường đơn giản hơn nộp đơn vì không xét lại nội dung, nhưng vẫn có phí nhà nước và phí dịch vụ. Với Madrid, gia hạn làm một lần trên đăng ký quốc tế cho mọi nước còn hiệu lực, tiện hơn gia hạn từng văn bằng.
Doanh nghiệp nhỏ có nguồn hỗ trợ chi phí bảo hộ nhãn ở nước ngoài không?
Một số chương trình của nhà nước, địa phương, hiệp hội ngành hàng hoặc dự án hợp tác quốc tế từng hỗ trợ một phần chi phí đăng ký nhãn ở nước ngoài, nhất là cho sản phẩm đặc sản, OCOP. Điều kiện và thời điểm thay đổi, nên hỏi sở chuyên ngành và hiệp hội tại tỉnh của bạn.
Chi phí bảo hộ nhãn ở nước ngoài có được hạch toán vào chi phí doanh nghiệp không?
Đây là câu hỏi kế toán, thuế; cách ghi nhận tuỳ chuẩn mực áp dụng và quy định thuế hiện hành, có thể là chi phí hoặc tài sản vô hình tuỳ trường hợp. Nên hỏi kế toán hoặc chuyên gia thuế của doanh nghiệp để làm đúng.