Một nước được chỉ định có thể gửi từ chối tạm thời chỉ vì mô tả hàng hoá, dịch vụ trong đăng ký quốc tế bị coi là chưa đủ rõ hoặc quá rộng theo thực tiễn của nước đó, dù WIPO đã chấp nhận danh mục ấy. Cách xử lý thường là làm rõ hoặc thu hẹp mô tả cho riêng nước đó, trong phạm vi danh mục gốc; không thể thêm hàng hoá mới.
Loại từ chối này nghe nhẹ hơn từ chối vì nhãn có trước, và thực tế thường dễ xử lý hơn. Nhưng nếu không trả lời, bạn mất bảo hộ cho phần danh mục liên quan ở nước đó, có khi là đúng mặt hàng chủ lực. Bài này giải thích vì sao chuyện này xảy ra, những kiểu mô tả hay bị chê, và cách sửa sao cho giữ được càng nhiều phạm vi càng tốt.
Vì sao WIPO nhận mà nước chỉ định vẫn chê
Khi xử lý đơn quốc tế, WIPO kiểm danh mục chủ yếu ở góc độ phân loại: hàng hoá có đúng nhóm theo Bảng phân loại Nice không, mô tả có hiểu được không. WIPO không thay mặt các nước quyết định mô tả nào đủ cụ thể theo luật của họ. Mỗi nước được chỉ định giữ quyền đánh giá theo thực tiễn riêng.
Các nước khác nhau khá nhiều ở điểm này. Có nước chấp nhận tên nhóm chung hoặc các thuật ngữ rộng; có nước đòi mỗi mặt hàng phải được gọi đích danh. Theo kinh nghiệm chung của giới làm nghề, một số thị trường lớn nổi tiếng khắt khe về độ cụ thể, và những mô tả như “phụ kiện”, “linh kiện”, “sản phẩm từ”, “và các sản phẩm tương tự” thường bị yêu cầu làm rõ.
Thêm một nguyên nhân đến từ phía doanh nghiệp Việt Nam: danh mục đơn quốc tế thường được dịch từ danh mục tiếng Việt của đơn cơ sở. Bản dịch sát chữ có thể ra những cụm từ không quen thuộc với cơ quan nước ngoài, hoặc rộng hơn ý định ban đầu. Cách viết danh mục trong đơn cơ sở ở Việt Nam là chủ đề riêng, có ở NhanHieuVietNam.com; ở đây chỉ bàn phần xử lý khi nước ngoài đã lên tiếng.
Những kiểu mô tả hay bị yêu cầu làm rõ
Bảng dưới là các dạng thường gặp, kèm hướng sửa phổ biến. Cách sửa cụ thể phải theo thực tiễn của nước đã gửi từ chối.
| Kiểu mô tả | Vì sao bị chê | Hướng sửa thường gặp |
|---|---|---|
| Tên nhóm chung, ví dụ cả tên của một nhóm Nice | Một số nước không coi tên nhóm là đủ cụ thể | Liệt kê các mặt hàng cụ thể thật sự kinh doanh trong nhóm đó |
| “Phụ kiện”, “linh kiện”, “bộ phận” không nói của cái gì | Không xác định được hàng hoá, có thể thuộc nhiều nhóm | Ghi rõ phụ kiện của sản phẩm nào, làm bằng gì |
| “Sản phẩm làm từ” một nguyên liệu | Quá rộng, bao gồm hàng thuộc nhiều nhóm | Kể tên sản phẩm cụ thể làm từ nguyên liệu đó |
| Cụm từ dịch sát từ tiếng Việt | Thuật ngữ không quen ở nước đó, nghĩa không rõ | Dùng thuật ngữ tương đương phổ biến, giữ đúng phạm vi |
| “Và các sản phẩm tương tự”, “v.v.” | Không xác định được ranh giới | Bỏ cụm mở, liệt kê đủ những gì cần |
| Dịch vụ mô tả bằng mục đích, không bằng hoạt động | Không rõ dịch vụ thật sự là gì | Mô tả hoạt động cụ thể cung cấp cho khách hàng |
Có những thuật ngữ đã được nhiều nước chấp nhận trước. WIPO có công cụ tra thuật ngữ danh mục cho hệ thống Madrid, cho biết thuật ngữ nào đã được chấp nhận ở những nước nào; đây là nguồn tham khảo tốt khi sửa và khi chỉ định thêm về sau.
Đọc phạm vi bị nêu trước khi sửa
Trước khi nghĩ cách sửa, đọc thật kỹ thông báo để biết chính xác những thuật ngữ nào bị nêu. Có thông báo chỉ nêu hai ba cụm từ trong một nhóm, phần còn lại của nhóm đó và các nhóm khác vẫn được chấp nhận. Có thông báo nêu cả một nhóm vì toàn bộ mô tả của nhóm là tên nhóm chung.
Sai lầm hay gặp là sửa lại toàn bộ danh mục cho nước đó trong khi chỉ cần làm rõ vài chỗ. Sửa thừa vừa tốn công, vừa có thể vô tình thu hẹp những phần không ai yêu cầu. Ngược lại, đọc vội và chỉ sửa những chỗ dễ thấy có thể để sót một điểm, dẫn tới vòng trao đổi thứ hai hoặc mất phần đó.
Một số thông báo kèm đề xuất mô tả của chính cơ quan nước đó, ví dụ gợi ý cách viết có thể chấp nhận. Đề xuất này là điểm khởi đầu tốt, nhưng không bắt buộc phải dùng nguyên văn; nếu nó hẹp hơn nhu cầu của bạn, đại lý có thể đề xuất cách viết khác vẫn đáp ứng yêu cầu. Đánh dấu từng điểm bị nêu thành một danh sách đánh số, mỗi điểm một dòng trả lời, để không sót.
Nguyên tắc sửa: chỉ được hẹp, không được rộng
Không thêm hàng hoá mới. Mọi sửa đổi phải nằm trong phạm vi danh mục đã đăng ký quốc tế. Bạn có thể làm rõ “đồ uống” thành “trà, đồ uống làm từ trà”, nhưng không thể thêm “cà phê” nếu cà phê không nằm trong phạm vi gốc theo cách hiểu của nước đó.
Chỉ áp cho nước đã từ chối. Phần làm rõ cho một nước không làm thay đổi danh mục ở các nước khác. Danh mục chung của đăng ký quốc tế vẫn như cũ, trừ khi bạn chủ động yêu cầu hạn chế chung.
Cụ thể nhưng đừng cụ thể quá mức cần. Mỗi chữ thêm vào là thu hẹp thêm phạm vi. Ghi đủ để cơ quan chấp nhận và đủ bao phủ sản phẩm hiện tại cùng sản phẩm dự kiến trong vài năm tới.
Giữ nghĩa nhất quán với đơn cơ sở. Mô tả mới phải được hiểu là nằm trong mô tả gốc. Nếu thuật ngữ mới có thể bị coi là mở rộng, cơ quan sẽ không chấp nhận, và bạn mất thêm một vòng trao đổi.
Sửa một lần cho gọn. Mỗi vòng trao đổi tốn thời gian và chi phí. Làm việc kỹ với đại lý để văn bản trả lời xử lý hết mọi điểm bị nêu, kể cả những điểm nhỏ.
Sửa từng bước cùng đại lý
Dù lý do chỉ là danh mục, văn bản trả lời vẫn cần nộp tại nước đó, thường qua đại lý. Thứ tự làm việc hiệu quả:
- Đánh dấu trên danh mục những thuật ngữ bị nêu và mặt hàng tương ứng bạn thật sự kinh doanh.
- Liệt kê sản phẩm hiện bán và dự kiến bán ở nước đó trong vài năm tới, kèm mô tả ngắn bằng tiếng Việt: là gì, làm từ gì, dùng để làm gì.
- Gửi danh sách cho đại lý, xin đề xuất mô tả theo thuật ngữ được nước đó chấp nhận.
- Đối chiếu đề xuất với danh sách sản phẩm: mỗi sản phẩm phải có ít nhất một thuật ngữ bao phủ.
- Kiểm xem đề xuất có vượt phạm vi gốc không; nếu đại lý cảnh báo một thuật ngữ có thể bị coi là mở rộng, bỏ hoặc thay.
- Duyệt bản cuối, để đại lý nộp trước hạn, và lưu bản đã nộp vào hồ sơ.
- Theo dõi kết quả trên Madrid Monitor; tuyên bố cấp bảo hộ sẽ phản ánh danh mục đã được chấp nhận.
Ví dụ giả định: “đồ uống” thành gì
Ví dụ giả định: một hợp tác xã trà ở Thái Nguyên đăng ký quốc tế cho nhãn chữ, danh mục đơn cơ sở ở Việt Nam ghi khá rộng cho nhóm trà và đồ uống, bản dịch tiếng Anh giữ nguyên độ rộng đó. Một nước chỉ định gửi từ chối tạm thời một phần, nêu rằng một số thuật ngữ chưa đủ cụ thể.
Ban đầu hợp tác xã định trả lời bằng cách giữ nguyên và giải thích. Đại lý tại nước đó cho biết cơ quan nước này gần như luôn yêu cầu gọi tên sản phẩm cụ thể, giải thích không giúp được. Hợp tác xã liệt kê những gì đang bán và định bán: trà xanh sấy khô, trà túi lọc, trà ướp hương hoa tự nhiên, bột trà xanh dùng pha uống, đồ uống đóng chai làm từ trà. Đại lý chuyển thành các thuật ngữ được chấp nhận và kiểm từng thuật ngữ vẫn nằm trong phạm vi gốc.
Kết quả là phạm vi hẹp hơn danh mục gốc, nhưng bao phủ đủ những gì hợp tác xã thật sự cần ở thị trường đó. Phần bị bỏ là những mô tả chung chung mà ngay cả hợp tác xã cũng không có sản phẩm tương ứng. Bài học đi kèm: lần chỉ định thêm nước sau, hợp tác xã dùng danh sách sản phẩm cụ thể đó làm gốc cho mọi thị trường.
Rút kinh nghiệm cho những lần chỉ định sau
Mỗi lần bị yêu cầu làm rõ danh mục là một bài học rẻ cho những thị trường sau. Gom lại thành vài thói quen:
- Giữ một danh sách sản phẩm thật, cập nhật mỗi năm, làm gốc cho mọi danh mục đăng ký trong và ngoài nước.
- Khi chuẩn bị đơn mới hoặc chỉ định thêm, ưu tiên thuật ngữ đã được nhiều nước chấp nhận trong công cụ tra thuật ngữ của WIPO.
- Tránh các cụm mở như “và các sản phẩm tương tự”, “phụ kiện” không nói rõ của cái gì.
- Lưu lại các thuật ngữ đã được từng nước chấp nhận trong hồ sơ, kèm tên nước, để dùng lại.
- Khi dịch danh mục từ tiếng Việt, kiểm nghĩa với người hiểu thuật ngữ nhãn hiệu, không chỉ người giỏi ngoại ngữ.
- Trước khi chỉ định một thị trường nổi tiếng khắt khe về mô tả, hỏi đại lý ở đó xem danh mục hiện tại có nguy cơ bị nêu không.
Những thói quen này không loại bỏ hoàn toàn rủi ro bị yêu cầu làm rõ, vì thực tiễn mỗi nước thay đổi theo thời gian. Nhưng chúng giảm đáng kể số vòng trao đổi và giữ cho danh mục của bạn nhất quán giữa các thị trường.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối vì danh mục có nghiêm trọng như từ chối vì nhãn có trước không?
Thường ít nghiêm trọng hơn, vì đa số trường hợp xử lý được bằng cách làm rõ mô tả. Tuy vậy, nếu không trả lời đúng hạn, phần danh mục liên quan vẫn mất bảo hộ ở nước đó như mọi loại từ chối khác.
Có thể thêm sản phẩm mới khi sửa danh mục không?
Không. Sửa đổi chỉ được làm rõ hoặc thu hẹp trong phạm vi danh mục đã đăng ký quốc tế. Muốn bảo hộ thêm sản phẩm ngoài phạm vi đó, bạn cần một đơn mới, trong nước rồi quốc tế, hoặc nộp trực tiếp ở nước đó.
Sửa danh mục cho một nước có làm hẹp danh mục ở các nước khác không?
Không, phần làm rõ trong thủ tục trả lời từ chối chỉ áp dụng cho nước đó. Danh mục ở các nước khác giữ nguyên, trừ khi bạn chủ động yêu cầu WIPO ghi nhận hạn chế cho những nước khác.
Tự soạn mô tả mới bằng tiếng Anh rồi gửi thẳng có được không?
Phần lớn nước yêu cầu nộp qua đại lý địa phương. Ngay cả khi được tự nộp, mô tả mới nên được người hiểu thực tiễn nước đó kiểm, vì một thuật ngữ nghe hợp lý trong tiếng Anh thông thường vẫn có thể không được cơ quan chấp nhận.
Làm sao biết thuật ngữ nào đã được nước đó chấp nhận?
WIPO có công cụ tra thuật ngữ danh mục cho hệ thống Madrid, cho biết thuật ngữ nào đã được những nước nào chấp nhận trước. Đại lý tại nước đó cũng có kinh nghiệm thực tế. Kết hợp cả hai nguồn khi soạn mô tả mới.
Cơ quan nước đó lại tiếp tục chê sau khi đã sửa thì sao?
Có thể có thêm một vòng trao đổi nếu luật nước đó cho phép. Hỏi đại lý xem điểm nào còn chưa được chấp nhận và còn bao nhiêu thời gian. Nếu không thể làm rõ thêm mà vẫn giữ phạm vi, cân nhắc bỏ thuật ngữ đó để giữ phần còn lại.