Đơn Madrid nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ được Cục kiểm tra, xác nhận khớp với đơn hoặc văn bằng cơ sở rồi chuyển sang Văn phòng quốc tế của WIPO; nếu WIPO nhận được đơn trong vòng hai tháng kể từ ngày Cục nhận, ngày đăng ký quốc tế là ngày Cục nhận đơn, còn nếu quá hai tháng thì là ngày WIPO nhận. Vì vậy ngày bạn nộp tại Cục chỉ thật sự là ngày quốc tế khi đơn sạch và được chuyển kịp.
Bài này đi theo hành trình của một đơn từ quầy tiếp nhận tới sổ đăng ký quốc tế: Cục kiểm tra gì, WIPO làm gì, ngày đăng ký quốc tế được xác định thế nào, và trong thời gian chờ doanh nghiệp nên làm gì. Thời gian xử lý cụ thể tại Cục có thể thay đổi, bài không nêu số tháng.
Hành trình của một đơn Madrid
Nhìn từ trên xuống, một đơn quốc tế đi qua các chặng sau:
- Bạn nộp hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ và nộp phí phần trong nước; Cục ghi nhận ngày nhận đơn.
- Cục kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với đơn hoặc văn bằng cơ sở; chỗ nào thiếu, Cục yêu cầu bạn bổ sung.
- Cục xác nhận các thông tin trong đơn quốc tế tương ứng với đơn hoặc văn bằng cơ sở và chuyển đơn sang WIPO.
- WIPO kiểm tra hình thức, kiểm phân loại và thuật ngữ, kiểm phí; nếu có thiếu sót thì gửi thư cho Cục và cho bạn.
- Khi đơn hợp lệ, WIPO ghi vào sổ đăng ký quốc tế, gửi giấy chứng nhận cho chủ đơn và công bố trên công báo quốc tế.
- WIPO thông báo cho từng thành viên được chỉ định; mỗi nơi thẩm định theo luật của mình trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng.
Chặng cuối cùng, tức theo dõi kết quả ở từng nước và trả lời từ chối tạm thời, là một phần việc riêng kéo dài nhiều tháng. Bài này dừng ở chỗ đơn đã có số đăng ký quốc tế.
Cục kiểm tra những gì trước khi chuyển
Đủ thành phần. Tờ khai quốc tế, phần khai theo yêu cầu của Cục, mẫu nhãn, danh mục, phụ lục cho nước có yêu cầu riêng, giấy uỷ quyền nếu có, chứng từ phí trong nước.
Tư cách nộp qua Việt Nam. Chủ đơn có cơ sở kinh doanh thật, cư trú, hoặc quốc tịch Việt Nam như đã khai.
Khớp với gốc. Chủ đơn trùng chủ đơn cơ sở, mẫu nhãn giống, màu sắc tương ứng, danh mục không rộng hơn. Đây là phần Cục phải xác nhận khi chuyển đơn đi.
Quyền ưu tiên nếu khai. Thông tin về đơn đầu tiên được khai đúng, nằm trong 6 tháng.
Điều Cục không làm. Cục không thẩm định xem nhãn có được bảo hộ ở nước ngoài hay không, không tra nhãn có trước ở các nước chỉ định, và không đánh giá danh mục có được nước ngoài chấp nhận hay không. Những việc đó thuộc từng nước chỉ định, và phần tra trước khi nộp là việc của bạn từ trước.
Quy tắc hai tháng và ngày đăng ký quốc tế
Ngày đăng ký quốc tế quan trọng vì nó là ngày bảo hộ được tính ở các nước chỉ định, trừ khi bạn khai quyền ưu tiên thì ngày ưu tiên đứng trước. Nghị định thư Madrid đặt ra một quy tắc đơn giản: nếu WIPO nhận được đơn trong vòng hai tháng kể từ ngày cơ quan xuất xứ nhận đơn, ngày đăng ký quốc tế là ngày cơ quan xuất xứ nhận; nếu WIPO nhận sau hai tháng, ngày đăng ký quốc tế là ngày WIPO nhận.
Hai tháng nghe có vẻ dư dả, nhưng đồng hồ chạy cả trong lúc Cục chờ bạn bổ sung hồ sơ. Một đơn thiếu giấy uỷ quyền, mẫu nhãn không khớp, hay danh mục rộng hơn gốc có thể nằm lại ở Cục cho tới khi bạn sửa xong. Nếu việc sửa kéo dài, đơn sang tới WIPO sau hai tháng và ngày đăng ký quốc tế lùi theo.
Ngày cũng có thể lùi nếu WIPO thấy đơn thiếu một trong những yếu tố cốt lõi, chẳng hạn không xác định được chủ đơn, thiếu mẫu nhãn, thiếu danh mục hoặc thiếu chỉ định. Khi đó ngày đăng ký quốc tế thường gắn với ngày yếu tố còn thiếu được bổ sung, theo quy tắc của hệ thống. Những thiếu sót khác, như phí chưa đủ hay một thuật ngữ cần làm rõ, thường không làm mất ngày nếu được sửa trong thời hạn.
Với doanh nghiệp, bài học là: đơn càng sạch khi nộp thì ngày nộp tại Cục càng chắc trở thành ngày quốc tế. Mỗi lỗi để Cục phải hỏi lại là một phần của hai tháng bị tiêu đi.
Ví dụ giả định về ngày đăng ký quốc tế
Các ngày dưới đây là giả định để minh hoạ quy tắc, không phản ánh thời gian xử lý thật của Cục hay WIPO.
| Tình huống | Cục nhận đơn | WIPO nhận đơn | Ngày đăng ký quốc tế |
|---|---|---|---|
| Đơn sạch, chuyển nhanh | 10/3 | 5/4 | 10/3, vì WIPO nhận trong hai tháng |
| Cục hỏi bổ sung giấy uỷ quyền, bạn trả lời chậm | 10/3 | 20/5 | 20/5, vì đã quá hai tháng |
| Đơn sạch, WIPO hỏi lại một thuật ngữ, bạn sửa kịp hạn | 10/3 | 5/4 | Thường vẫn là 10/3 |
| WIPO thấy thiếu mẫu nhãn | 10/3 | 5/4 | Thường gắn với ngày bổ sung mẫu nhãn |
Nếu bạn khai quyền ưu tiên Paris dựa trên đơn Việt Nam và đơn quốc tế được nộp trong 6 tháng, các nước chỉ định sẽ xét quyền của bạn từ ngày ưu tiên. Ngày đăng ký quốc tế lùi vài tuần khi đó ít gây hại hơn, nhưng vẫn ảnh hưởng tới cách tính các thời hạn khác như gia hạn 10 năm.
WIPO làm gì sau khi nhận đơn
WIPO kiểm tra hình thức chứ không thẩm định nội dung. Họ xem tờ khai có đủ mục bắt buộc, mẫu nhãn có rõ, hàng hoá dịch vụ có được phân loại đúng nhóm và diễn đạt đủ rõ, phí có đủ cho danh sách nước đã chỉ định. Họ không xét nhãn có phân biệt hay không, có trùng nhãn khác hay không.
Khi đơn hợp lệ, WIPO ghi đăng ký vào sổ quốc tế và cấp một số đăng ký quốc tế. Chủ đơn nhận giấy chứng nhận đăng ký quốc tế. Đăng ký được công bố trên công báo quốc tế về nhãn hiệu của WIPO, và các thông tin chính có thể tra trong cơ sở dữ liệu theo dõi Madrid của WIPO. Đồng thời WIPO gửi thông báo cho từng thành viên được chỉ định.
Từ đây đăng ký quốc tế có hiệu lực 10 năm và gia hạn được mỗi lần 10 năm. Nhưng hiệu lực ở từng nước còn phụ thuộc vào việc nước đó có từ chối trong thời hạn hay không. Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế vì thế không phải văn bằng bảo hộ ở mọi nước, mà là bằng chứng bạn đã có đăng ký quốc tế và đã chỉ định những nước nào.
Những hiểu nhầm hay gặp về chặng này
"Nộp tại Cục là xong, phần còn lại Cục lo." Cục lo phần kiểm tra và chuyển đơn, nhưng thư từ của WIPO gửi cả cho chủ đơn, và các nước chỉ định sẽ liên lạc qua WIPO tới chủ đơn hoặc người đại diện. Nếu bạn không theo dõi, không ai trả lời thay khi có việc cần quyết định về phạm vi.
"Có số đăng ký quốc tế là đã được bảo hộ ở mọi nước." Số đăng ký quốc tế chỉ là bước ghi sổ. Mỗi nước chỉ định còn thẩm định theo luật của mình, và trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng họ có quyền gửi từ chối tạm thời. Chỉ khi nước đó tuyên bố cấp bảo hộ, hoặc hết hạn mà không từ chối theo quy định của nước đó, bạn mới yên tâm ở đó.
"Ngày bảo hộ ở nước ngoài là ngày nhận giấy chứng nhận." Ngày có ý nghĩa là ngày đăng ký quốc tế, hoặc ngày ưu tiên nếu có khai. Giấy chứng nhận có thể đến sau đó một thời gian, nhưng ngày ghi trên đó mới là ngày được tính.
"Đã nộp quốc tế thì đơn Việt Nam không còn quan trọng." Ngược lại. Trong 5 năm đầu, nếu đơn hoặc văn bằng cơ sở bị từ chối, bị rút, bị huỷ, đăng ký quốc tế cũng bị huỷ theo phạm vi tương ứng. Người phụ trách đơn trong nước phải biết rằng mọi quyết định với đơn Việt Nam giờ ảnh hưởng tới cả các nước đã chỉ định.
"Cục nhận đơn rồi thì không còn sửa được gì." Trong quá trình Cục kiểm tra và khi WIPO gửi thư báo thiếu sót, vẫn có những chỗ được làm rõ hoặc thu hẹp. Điều không làm được là mở rộng nhãn hay danh mục ra ngoài đơn gốc.
Trong lúc chờ, doanh nghiệp nên làm gì
Khoảng thời gian từ khi nộp tại Cục tới khi có số đăng ký quốc tế không phải để ngồi chờ. Một vài việc nên làm ngay:
- Cất biên nhận nộp đơn có ghi ngày nhận; đây là căn cứ cho ngày đăng ký quốc tế nếu mọi việc suôn sẻ.
- Ghi vào lịch mốc hai tháng tính từ ngày Cục nhận, để biết lúc nào ngày nộp có nguy cơ bị lùi.
- Đặt địa chỉ thư điện tử chung cho thư từ Cục và WIPO, có ít nhất hai người theo dõi.
- Tiếp tục theo dõi đơn cơ sở ở Việt Nam, vì từ đây số phận đăng ký quốc tế gắn với nó trong 5 năm đầu.
- Chưa dùng ký hiệu đã đăng ký trên hàng bán ở nước ngoài khi chưa được bảo hộ ở nước đó; một số nước coi đó là khai sai.
- Chuẩn bị danh sách đại lý ở các nước chỉ định quan trọng, phòng khi có từ chối tạm thời.
Việc tra đăng ký quốc tế của mình trên cơ sở dữ liệu của WIPO và đọc từng sự kiện được ghi nhận là phần tiếp theo sau khi có số, nên lập lịch theo dõi ngay khi nhận giấy chứng nhận.
Câu hỏi thường gặp
Ngày nộp tại Cục có chắc là ngày đăng ký quốc tế không?
Không chắc. Ngày nộp tại Cục chỉ trở thành ngày đăng ký quốc tế khi WIPO nhận được đơn trong vòng hai tháng và đơn không thiếu yếu tố cốt lõi. Nếu đơn bị giữ lại để bổ sung quá lâu, ngày sẽ lùi.
Cục có thẩm định nhãn có được bảo hộ ở nước ngoài không?
Không. Cục chỉ kiểm hồ sơ và xác nhận đơn quốc tế khớp với đơn hoặc văn bằng cơ sở. Việc nhãn có được bảo hộ hay không do từng nước chỉ định quyết định theo luật của họ.
Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế có phải văn bằng bảo hộ ở các nước không?
Không hẳn. Giấy chứng nhận cho biết đăng ký quốc tế đã được ghi sổ và chỉ định những nước nào. Bảo hộ ở từng nước còn tuỳ nước đó có từ chối trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng hay không.
Đơn bị hỏi lại ở WIPO có làm mất ngày không?
Phần lớn thiếu sót như phí chưa đủ hay thuật ngữ chưa rõ thường không làm mất ngày nếu được sửa trong thời hạn ghi trong thư. Thiếu yếu tố cốt lõi như mẫu nhãn hay danh mục thì ngày có thể lùi tới lúc bổ sung.
Thời gian xử lý tại Cục mất bao lâu?
Thời gian có thể thay đổi theo từng giai đoạn và theo mức độ đầy đủ của hồ sơ, nên bài không nêu con số. Bạn đối chiếu thông tin hiện hành của Cục và nộp hồ sơ thật sạch để tránh bị hỏi lại.
Đăng ký quốc tế có hiệu lực bao lâu?
Đăng ký quốc tế có hiệu lực 10 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế và gia hạn được, mỗi lần 10 năm. Hiệu lực ở từng nước còn phụ thuộc vào kết quả thẩm định của nước đó.