Thư báo thiếu sót là thư WIPO gửi khi kiểm tra đơn Madrid thấy có điểm chưa đạt: phân loại hàng hoá dịch vụ chưa đúng, thuật ngữ quá mơ hồ, phí chưa đủ, hoặc thiếu thông tin trong tờ khai. Tuỳ loại thiếu sót, người phải sửa là Cục Sở hữu trí tuệ, là chủ đơn, hoặc hai bên phối hợp; mỗi thư có thời hạn, lỡ hạn thì phần liên quan hoặc cả đơn có thể bị coi là bỏ.
Thư báo thiếu sót khác với từ chối tạm thời của nước chỉ định. Thiếu sót là chuyện hình thức ở tầng WIPO, xảy ra trước khi có đăng ký quốc tế; từ chối tạm thời là kết quả thẩm định nội dung ở từng nước, xảy ra sau. Bài này chỉ bàn loại thứ nhất.
Thư đến từ đâu và gửi cho ai
Khi nhận đơn từ Cục, WIPO kiểm tra hình thức. Gặp điểm chưa đạt, WIPO gửi thư báo thiếu sót. Thư thường được gửi cho cả Cục, với tư cách cơ quan xuất xứ, và cho chủ đơn hoặc người đại diện đã ghi trong đơn. Trong tiếng Anh, thư này hay được gọi là thư về irregularity; người làm nghề ở Việt Nam quen gọi là thư báo thiếu sót hoặc thư báo bất thường.
Thư nêu rõ thiếu sót là gì, căn cứ quy tắc nào của hệ thống, ai cần khắc phục và trong thời hạn nào. Thời hạn ghi trong thư là thời hạn bạn phải tôn trọng; đừng ước lượng theo kinh nghiệm của đơn khác. Thời hạn thường tính bằng tháng và không dài, nên đọc chậm vài tuần là đã ăn vào phần lớn thời gian.
Vì thư gửi song song cho Cục và cho bạn, đôi khi mỗi bên nghĩ bên kia sẽ xử lý. Đọc kỹ thư để biết thiếu sót thuộc về ai là việc đầu tiên. Nếu thuộc về Cục, bạn vẫn nên chủ động liên hệ để biết Cục cần gì ở bạn; nếu thuộc về bạn, Cục không làm thay.
Các loại thiếu sót thường gặp
Bảng dưới gom các nhóm thiếu sót phổ biến theo cách WIPO phân chia. Ví dụ là giả định; thời hạn và hệ quả cụ thể ghi trong từng thư.
| Loại thiếu sót | Ai khắc phục | Ví dụ giả định | Nếu không khắc phục |
|---|---|---|---|
| Phân loại hàng hoá dịch vụ | WIPO đề xuất, Cục có thể góp ý | Bánh đa nem ăn được bị xếp sang nhóm giấy | WIPO thường quyết định phân loại theo đề xuất của mình |
| Thuật ngữ quá mơ hồ hoặc không hiểu được | Cục đề xuất cách viết rõ hơn, có trao đổi với chủ đơn | "Các sản phẩm từ dừa" không rõ là thực phẩm hay đồ thủ công | Thuật ngữ có thể bị loại hoặc ghi kèm ghi chú là không rõ |
| Phí chưa đủ | Chủ đơn hoặc người đại diện | Thêm một nước chỉ định nhưng chưa tính phí của nước đó | Đơn có thể bị coi là bỏ |
| Thiếu sót do cơ quan xuất xứ | Cục | Thiếu xác nhận hoặc chữ ký theo yêu cầu | Đơn có thể bị coi là bỏ |
| Thiếu yếu tố cốt lõi | Phối hợp Cục và chủ đơn | Thiếu mẫu nhãn hoặc danh mục | Ngày đăng ký quốc tế có thể lùi tới ngày bổ sung |
Khi một đơn bị coi là bỏ vì không khắc phục thiếu sót, một phần phí đã nộp có thể được hoàn theo quy tắc của WIPO, nhưng ngày nộp và công sức thì mất. Con số hoàn cụ thể bạn kiểm theo quy tắc hiện hành.
Thiếu sót về phân loại
Bảng phân loại Nice chia hàng hoá dịch vụ thành các nhóm, và cùng một sản phẩm có thể bị hiểu thuộc nhóm khác tuỳ cách gọi. Khi WIPO thấy một mục bị xếp sai nhóm, họ gửi đề xuất phân loại lại. Cục có thể gửi ý kiến về đề xuất đó trong thời hạn ghi trong thư, thường sau khi trao đổi với chủ đơn.
Điểm khác biệt quan trọng: trong chuyện phân loại, WIPO có tiếng nói cuối cùng. Họ cân nhắc ý kiến của Cục, nhưng nếu vẫn thấy mục đó thuộc nhóm khác thì sẽ xếp theo cách họ cho là đúng. Việc phân loại lại có thể làm thay đổi số nhóm và do đó thay đổi phí ở những nước tính phí theo nhóm.
Khi nhận thư loại này, bạn nên tự hỏi: sản phẩm của mình thật sự là gì, có phải từ ngữ trong danh mục đã làm WIPO hiểu sai không. Ví dụ giả định, "bánh tráng" dịch thành một cụm có chữ giấy mà không nói rõ là loại ăn được thì rất dễ bị đưa sang nhóm đồ giấy. Trong những trường hợp như vậy, câu trả lời không phải tranh luận về nhóm, mà là làm rõ bản chất sản phẩm, trong giới hạn của chữ trong đơn gốc.
Nếu đề xuất của WIPO đúng, chấp nhận sớm giúp đơn đi tiếp nhanh. Điều cần kiểm là sau khi xếp lại, mục đó có còn nằm trong phạm vi đơn cơ sở không, vì danh mục đơn gốc ở Việt Nam có thể đã xếp sản phẩm theo một cách khác.
Thiếu sót về thuật ngữ không rõ
Loại thiếu sót này xảy ra khi WIPO thấy một thuật ngữ quá chung để phân loại, quá mơ hồ để hiểu, hoặc không phải ngôn ngữ thương mại thông thường. Các đuôi như "và các sản phẩm tương tự", "phụ kiện", "sản phẩm khác" là ứng viên quen thuộc.
Với loại này, Cục là bên được mời đề xuất cách viết rõ hơn. Trong thực tế, Cục cần thông tin từ bạn để đề xuất, vì chỉ bạn biết sản phẩm thật là gì. Cách viết mới phải rõ hơn nhưng không được rộng hơn danh mục cơ sở. Nếu không có đề xuất nào được chấp nhận, WIPO có thể loại thuật ngữ đó hoặc ghi nó vào đăng ký kèm ghi chú rằng theo ý kiến của WIPO thuật ngữ này không rõ; các nước chỉ định khi đó gần như chắc sẽ hỏi lại.
Một thuật ngữ được sửa ở tầng WIPO tiết kiệm cho bạn nhiều thư từ chối tạm thời về sau, vì nếu để nguyên, mỗi nước chỉ định khắt khe có thể gửi một thư riêng về cùng một chữ. Vì vậy dù phải làm thêm việc, nên coi thư loại này là cơ hội làm sạch danh mục trước khi nó đi tới các nước.
Thiếu sót về phí và thông tin trong tờ khai
Thiếu sót về phí là loại thường thuộc về chủ đơn. Nó hay xảy ra khi danh sách nước chỉ định thay đổi vào phút cuối, khi WIPO phân loại lại làm tăng số nhóm ở nước tính phí theo nhóm, hoặc khi biểu phí riêng của một nước vừa được cập nhật mà bạn vẫn dùng số cũ. Thư sẽ nêu khoản còn thiếu và thời hạn nộp. Không nộp đủ trong hạn, đơn có thể bị coi là bỏ.
Cách phòng là tính phí bằng công cụ của WIPO vào đúng ngày gần nộp, không dùng bảng tính từ vài tháng trước, và tính lại mỗi khi danh sách nước hoặc danh mục thay đổi. Nếu WIPO phân loại lại làm tăng nhóm, khoản chênh là chuyện khó tránh; điều quan trọng là có người theo dõi để nộp kịp.
Thiếu sót về thông tin trong tờ khai có thể thuộc về Cục hoặc về chủ đơn tuỳ tính chất. Ví dụ, thiếu một mục khai bắt buộc mà chỉ chủ đơn biết, như căn cứ để được nộp qua Việt Nam hay thông tin người đại diện, thì chủ đơn phải bổ sung qua kênh được chỉ dẫn. Thiếu xác nhận hay chữ ký mà quy tắc đặt cho cơ quan xuất xứ thì Cục khắc phục.
Một tình huống khó chịu là thông tin chủ đơn trong đơn quốc tế khác thông tin trong đơn cơ sở, chẳng hạn địa chỉ trụ sở mới. Thường thì chỗ lệch này bị Cục phát hiện trước khi chuyển; nếu lọt tới WIPO và bị hỏi, cách gốc rễ vẫn là ghi nhận thay đổi ở đơn trong nước để hai bên khớp nhau, rồi mới làm rõ với WIPO.
Đọc và xử lý một thư báo thiếu sót
Một trình tự gọn khi thư đến tay:
- Ghi ngay thời hạn trong thư vào lịch chung, kèm người chịu trách nhiệm.
- Xác định loại thiếu sót và bên phải khắc phục: Cục, bạn, hay phối hợp.
- Đối chiếu nội dung thư với tờ khai và danh mục đã nộp để hiểu WIPO đang nói tới dòng nào.
- Nếu là phân loại hoặc thuật ngữ, viết lại mô tả sản phẩm thật, kiểm phạm vi so với đơn gốc.
- Nếu là phí, tính lại theo danh sách nước và nhóm hiện tại, nộp phần còn thiếu theo đúng kênh.
- Liên hệ Cục hoặc người đại diện để thống nhất ai gửi gì, gửi khi nào.
- Lưu bản trả lời và xác nhận đã gửi; theo dõi tới khi WIPO ghi nhận đơn hợp lệ.
Nếu thiếu sót đụng tới phạm vi bảo hộ quan trọng, ví dụ phải bỏ một mặt hàng chủ lực, đó là lúc nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi trả lời.
Phối hợp với Cục và người đại diện
Một đầu mối. Trong doanh nghiệp chỉ nên có một người chịu trách nhiệm trả lời thư báo thiếu sót, có người dự phòng. Hai người trả lời theo hai hướng là cách nhanh nhất để làm rối đơn.
Nộp qua đại diện thì đại diện làm đầu mối. Nếu đơn có người đại diện trước WIPO, thư thường đến người đại diện. Bạn nên thoả thuận rõ trong hợp đồng dịch vụ rằng mọi thư có thời hạn phải được chuyển cho bạn trong thời gian ngắn, kèm tóm tắt bằng tiếng Việt.
Tự nộp thì chủ động hỏi Cục. Với thiếu sót thuộc phần Cục, gọi tới bộ phận phụ trách đơn quốc tế để biết họ đã nhận thư chưa và cần bạn cung cấp gì. Đừng chờ tới sát hạn.
Học từ thư để lần sau không lặp. Mỗi thư báo thiếu sót là một bài học về cách viết danh mục hay cách lập hồ sơ. Lưu lại nội dung thư và cách đã sửa vào thư mục nhãn hiệu để đơn sau dùng lại.
Câu hỏi thường gặp
Thư báo thiếu sót có phải là từ chối bảo hộ không?
Không. Thư báo thiếu sót là chuyện hình thức ở tầng WIPO, trước khi có đăng ký quốc tế. Từ chối tạm thời là kết quả thẩm định nội dung ở từng nước chỉ định, đến sau khi đăng ký quốc tế đã được ghi sổ.
Thời hạn trả lời thư báo thiếu sót là bao lâu?
Thời hạn ghi trong từng thư và tuỳ loại thiếu sót. Bạn nên ghi ngay vào lịch khi nhận thư và không ước lượng theo đơn khác, vì lỡ hạn có thể làm mất phần liên quan hoặc cả đơn.
Có tranh luận lại với WIPO về phân loại được không?
Cục có thể gửi ý kiến về đề xuất phân loại của WIPO, thường sau khi trao đổi với chủ đơn. Tuy vậy trong chuyện phân loại WIPO có tiếng nói cuối cùng, nên làm rõ bản chất sản phẩm thường hiệu quả hơn tranh luận về nhóm.
Nếu WIPO ghi thuật ngữ kèm ghi chú là không rõ thì sao?
Thuật ngữ vẫn có trong đăng ký, nhưng các nước chỉ định gần như chắc sẽ chú ý tới nó và có thể gửi từ chối tạm thời. Tốt hơn là đề xuất được cách viết rõ ngay ở tầng WIPO.
Đơn bị coi là bỏ vì không khắc phục thì có lấy lại phí không?
Một phần phí có thể được hoàn theo quy tắc của WIPO, nhưng ngày nộp và công sức thì mất. Muốn đi tiếp, bạn phải nộp đơn mới, có thể mất luôn khả năng khai quyền ưu tiên nếu đã quá 6 tháng.
Thư báo thiếu sót gửi tới ai nếu tự nộp đơn?
Nếu không có người đại diện, thư thường gửi tới địa chỉ chủ đơn ghi trong tờ khai, đồng thời gửi cho Cục. Vì vậy địa chỉ liên lạc trong đơn phải là nơi có người đọc thư thường xuyên.