Tài liệu ưu tiên là bản sao đơn nhãn hiệu đầu tiên của bạn, thường là đơn nộp ở Việt Nam, có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn, dùng để chứng minh ngày nộp mà bạn muốn được hưởng khi nộp ở nước khác. Theo Công ước Paris, trong 6 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên, bạn có thể nộp đơn cho cùng nhãn ở nước thành viên khác và yêu cầu được coi như đã nộp vào ngày của đơn đầu tiên. Nhiều nước đòi tài liệu ưu tiên để chấp nhận yêu cầu đó.
Khi nộp qua Madrid, việc yêu cầu ưu tiên đi kèm đơn quốc tế. Khi nộp trực tiếp từng nước, bạn phải tự lo phần giấy tờ ở từng nơi: khai yêu cầu ưu tiên khi nộp, xin bản sao có xác nhận ở Việt Nam, dịch nếu cần, nộp đúng hạn của mỗi nước. Bài này đi qua chuỗi việc đó và những chỗ làm mất quyền ưu tiên một cách đáng tiếc.
Quyền ưu tiên cho bạn điều gì khi nộp từng nước
Giả sử bạn nộp đơn ở Việt Nam ngày đầu tháng 3. Đến tháng 7, một người ở nước khác nộp đơn cho nhãn gần giống. Nếu tháng 8 bạn mới nộp ở nước đó mà có yêu cầu ưu tiên hợp lệ, đơn của bạn được coi như nộp ngày đầu tháng 3, sớm hơn đơn tháng 7. Không có ưu tiên, đơn của bạn là đơn sau, và theo nguyên tắc nộp đơn trước ở nhiều nước, bạn ở thế yếu.
Quyền ưu tiên chỉ có giá trị khi được yêu cầu đúng cách. Không nước nào tự động cho bạn hưởng chỉ vì bạn có đơn ở Việt Nam. Đó là lý do đại lý luôn hỏi: có đơn trước trong vòng 6 tháng không, ngày nộp, số đơn, nước nộp. Nếu bạn quên nêu, hầu hết các nước không cho thêm vào sau một thời điểm nhất định.
Quyền ưu tiên cũng có giới hạn về phạm vi. Nhãn ở đơn sau phải là cùng nhãn với đơn đầu tiên, và hàng hoá dịch vụ được hưởng ưu tiên chỉ là phần nằm trong đơn đầu tiên. Bạn có thể thêm mặt hàng mới vào đơn ở nước ngoài, nhưng phần thêm đó chỉ có ngày nộp thực tế, không có ngày ưu tiên.
Ba thứ khác nhau hay bị lẫn
Người mới thường gộp ba khái niệm dưới đây làm một. Tách ra giúp bạn biết đang thiếu thứ gì.
| Khái niệm | Là gì | Khi nào cần |
|---|---|---|
| Tuyên bố yêu cầu ưu tiên | Lời khai trong đơn ở nước ngoài: nước, ngày, số đơn đầu tiên | Luôn cần, thường ngay khi nộp đơn hoặc trong hạn ngắn sau đó |
| Tài liệu ưu tiên | Bản sao đơn đầu tiên có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn | Khi nước nhận đòi, trong hạn của nước đó |
| Bản dịch tài liệu ưu tiên | Bản dịch sang ngôn ngữ thủ tục của nước nhận | Khi nước nhận đòi và tài liệu không ở ngôn ngữ họ chấp nhận |
Một đơn có thể có tuyên bố hợp lệ nhưng thiếu tài liệu, hoặc có tài liệu mà quên nộp bản dịch. Mỗi thiếu sót là một rủi ro mất ưu tiên riêng. Khi kiểm hồ sơ của một nước, bạn hỏi đại lý lần lượt ba câu tương ứng với ba dòng trên, thay vì một câu chung "ưu tiên đã xong chưa".
Xin tài liệu ưu tiên ở Việt Nam
Trình tự chung dưới đây giúp bạn không bị dồn việc vào sát hạn. Hồ sơ, biểu mẫu và phí xin bản sao cần đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ.
- Ngay khi quyết định đi ra nước ngoài, liệt kê các nước sẽ nộp trong 6 tháng và nước nào đòi tài liệu ưu tiên (hỏi đại lý từng nước).
- Đề nghị Cục Sở hữu trí tuệ cấp bản sao đơn có xác nhận. Tính số bản theo số nước cần bản gốc, cộng thêm một bản để lưu.
- Kiểm bản sao nhận được: số đơn, ngày nộp, tên người nộp, mẫu nhãn, danh mục phải khớp với đơn ở nước ngoài.
- Với nước chấp nhận bản điện tử, gửi bản scan theo hướng dẫn của đại lý; với nước đòi bản giấy, gửi chuyển phát có theo dõi.
- Nếu cần bản dịch, chuẩn bị song song. Ghi rõ ai dịch, ai chịu trách nhiệm về độ chính xác.
- Ghi vào lịch hạn nộp tài liệu ưu tiên của từng nước và mốc kiểm lại xem đại lý đã nộp chưa.
Theo Công ước Paris, bản sao đơn đầu tiên có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn không bị đòi hợp pháp hoá, và nước thành viên phải cho nộp trong một khoảng thời gian sau ngày nộp đơn sau. Hạn cụ thể do mỗi nước quy định, nên hỏi đại lý thay vì đoán.
Bản dịch: những chỗ cần cẩn thận
Dịch danh mục là phần nhạy cảm nhất. Phạm vi ưu tiên gắn với danh mục. Nếu bản dịch làm hẹp hoặc lệch nghĩa một mặt hàng, đại lý nước ngoài và thẩm định viên sẽ dựa vào bản dịch. Nên đối chiếu danh mục tiếng Anh dùng ở đơn nước ngoài với danh mục tiếng Việt trong đơn Việt Nam, từng dòng.
Mẫu nhãn không dịch. Mẫu nhãn trong tài liệu ưu tiên là hình ảnh, không dịch. Nhưng nếu nhãn có chữ tiếng Việt, một số nước đòi khai nghĩa hoặc cách đọc chữ đó trong đơn. Phần này thuộc đơn ở nước ngoài, không thuộc tài liệu ưu tiên.
Ai dịch. Một số nước chấp nhận bản dịch do đại lý xác nhận, số khác đòi người dịch có tư cách theo luật nước đó. Hỏi trước để không dịch hai lần.
Giữ bản dịch như tài sản. Bản dịch danh mục bạn dùng cho nước này có thể dùng lại làm gốc cho nước khác cùng ngôn ngữ. Lưu cùng hồ sơ, ghi rõ phiên bản và ngày.
Các lỗi làm mất quyền ưu tiên
Phần lớn trường hợp mất ưu tiên không phải vì luật phức tạp mà vì một mốc bị quên.
- Nộp đơn ở nước ngoài khi đã quá 6 tháng kể từ ngày nộp đơn Việt Nam, tính sai vì đếm theo ngày cấp số đơn hoặc ngày nhận thông báo.
- Quên khai tuyên bố ưu tiên khi nộp, đến khi nhớ ra thì nước đó không cho bổ sung nữa.
- Dùng một đơn Việt Nam không phải là đơn đầu tiên cho nhãn đó; trước đó đã có một đơn khác cho cùng nhãn và cùng hàng hoá.
- Đổi mẫu nhãn ở đơn nước ngoài, như thêm chữ, đổi bố cục, rồi vẫn yêu cầu ưu tiên theo mẫu cũ.
- Tài liệu ưu tiên ghi tên người nộp khác với đơn ở nước ngoài mà không có giấy tờ chuyển quyền ưu tiên giữa hai bên.
- Gửi tài liệu cho đại lý nhưng không kiểm xem đại lý đã nộp cho cơ quan chưa.
Lỗi thứ năm hay xảy ra khi đơn Việt Nam đứng tên giám đốc cá nhân, còn đơn nước ngoài đứng tên công ty. Muốn hưởng ưu tiên trong trường hợp đó, thường phải có văn bản chuyển quyền ưu tiên từ người nộp đơn đầu tiên sang người nộp đơn sau, lập trước khi nộp đơn sau. Cách chắc hơn là thống nhất người đứng tên ngay từ đơn Việt Nam.
Gói thông tin gửi đại lý khi có yêu cầu ưu tiên
Đại lý nước ngoài không có quyền tra hồ sơ Việt Nam thay bạn. Gửi một lần đủ những thứ sau giúp họ khai đúng ngay từ đầu.
- Số đơn Việt Nam, ngày nộp đơn chính xác theo dấu nhận đơn, tên cơ quan đã nhận đơn viết bằng tiếng Anh theo cách gọi chính thức.
- Bản chụp tờ khai có dấu nhận đơn, để đại lý tự đối chiếu ngày và tên người nộp.
- File mẫu nhãn đúng như đã nộp ở Việt Nam, kèm ghi chú nếu đơn ở nước ngoài có khác biệt nào.
- Danh mục hàng hoá, dịch vụ của đơn Việt Nam bằng tiếng Việt và bản tiếng Anh bạn đề xuất, đánh dấu những dòng muốn hưởng ưu tiên.
- Thông tin người nộp đơn ở nước ngoài, và nếu khác người nộp đơn Việt Nam thì gửi kèm văn bản chuyển quyền ưu tiên.
- Thời điểm dự kiến có tài liệu ưu tiên từ Cục Sở hữu trí tuệ, để đại lý báo nếu thời điểm đó muộn hơn hạn của nước họ.
Đề nghị đại lý xác nhận lại bằng văn bản: tuyên bố ưu tiên đã được khai trong đơn, ngày ưu tiên được ghi nhận là ngày nào, và hạn nộp tài liệu ưu tiên của nước đó. Ba thông tin này nên nằm ở dòng đầu hồ sơ của nước đó trong bảng theo dõi của bạn.
Tính mốc 6 tháng cho đúng
Mốc tính từ ngày nộp đơn đầu tiên, không tính từ ngày Cục ra thông báo chấp nhận hình thức hay ngày bạn nhận được số đơn qua email. Ngày nộp ghi trên tờ khai có dấu nhận đơn là ngày cần dùng. Nếu ngày cuối rơi vào ngày cơ quan nước nhận nghỉ, nhiều nước cho dời sang ngày làm việc tiếp theo, nhưng không nên lập kế hoạch dựa vào điều này.
Ví dụ giả định: một hợp tác xã nước mắm ở Quảng Ngãi nộp đơn ở Việt Nam, rồi vướng việc chọn đại lý và chờ giấy uỷ quyền có hợp pháp hoá cho một nước. Hợp tác xã đếm ngược 6 tháng và đặt mốc nội bộ là tháng thứ 4 phải gửi chỉ thị nộp cho mọi nước, để còn hai tháng cho các việc không lường trước. Nước nào đến tháng thứ 5 vẫn chưa có giấy uỷ quyền thì hỏi đại lý cách nộp trước để giữ ngày.
Khi sắp hết 6 tháng mà chưa đủ giấy tờ, ưu tiên hàng đầu là nộp được đơn với tuyên bố ưu tiên hợp lệ. Tài liệu ưu tiên và bản dịch thường có thể nộp sau trong hạn của mỗi nước; ngày nộp đơn thì không thể lùi lại.
Một điểm hay bị bỏ qua: nếu trong 6 tháng đó bạn sửa đơn Việt Nam, như thu hẹp danh mục theo yêu cầu của Cục, phạm vi đơn đầu tiên dùng làm căn cứ ưu tiên vẫn là phạm vi lúc nộp. Hãy báo cho đại lý nước ngoài biết đơn Việt Nam đã thay đổi ra sao để họ khai cho đúng.
Câu hỏi thường gặp
Đơn Việt Nam bị từ chối thì quyền ưu tiên ở nước ngoài còn không?
Theo Công ước Paris, quyền ưu tiên dựa trên việc đã có một đơn nộp hợp lệ về hình thức, không phụ thuộc vào kết quả cuối cùng của đơn đó. Đơn ở nước ngoài vẫn được xét độc lập. Tuy vậy, nên hỏi đại lý về cách nước đó áp dụng trong trường hợp cụ thể.
Có thể yêu cầu ưu tiên cho một phần danh mục không?
Có. Bạn có thể yêu cầu ưu tiên cho các mặt hàng trùng với đơn đầu tiên, còn các mặt hàng thêm mới chỉ có ngày nộp thực tế. Đơn ở nước ngoài nên ghi rõ phần nào hưởng ưu tiên để thẩm định viên không hiểu nhầm.
Tài liệu ưu tiên có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
Theo Công ước Paris, bản sao đơn đầu tiên có xác nhận của cơ quan đã nhận đơn không bị đòi hợp pháp hoá. Bản dịch kèm theo thì tuỳ quy định từng nước. Nếu đại lý đòi hợp pháp hoá tài liệu ưu tiên, hỏi lại căn cứ.
Đơn đầu tiên nộp ở nước khác chứ không phải Việt Nam thì sao?
Quyền ưu tiên dựa trên đơn đầu tiên ở bất kỳ nước thành viên Công ước Paris nào. Khi đó tài liệu ưu tiên do cơ quan nhãn hiệu nước đó cấp, và đơn Việt Nam có thể cũng là đơn yêu cầu ưu tiên theo đơn đầu tiên ấy.
Hết 6 tháng rồi có cách nào lấy lại ngày ưu tiên không?
Với nhãn hiệu, khả năng khôi phục quyền ưu tiên sau khi hết hạn rất hạn chế và không phổ biến. Thực tế bạn nộp đơn mới với ngày nộp thực tế, và nếu có người nộp trước thì xử lý theo các đường tranh chấp của nước đó.
Dùng một tài liệu ưu tiên cho nhiều nước được không?
Một bản gốc thường chỉ nộp được ở một nơi. Nếu nhiều nước đòi bản gốc giấy, bạn xin nhiều bản. Nước chấp nhận bản điện tử hay bản sao thì có thể dùng chung một bản, theo hướng dẫn của từng đại lý.