Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế là văn bản WIPO gửi cho chủ đơn sau khi nhãn hiệu được ghi vào Sổ đăng ký quốc tế; nó xác nhận đăng ký quốc tế đã tồn tại, nhưng không xác nhận nhãn đã được bảo hộ ở các nước chỉ định. Bảo hộ ở từng nước còn phụ thuộc vào việc cơ quan nước đó có từ chối trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng hay không.
Rất nhiều doanh nghiệp đóng khung tờ giấy này rồi báo với đối tác nước ngoài rằng nhãn đã được bảo hộ ở nước họ. Phần dưới giải thích từng mục trên giấy, cách kiểm sai sót, và cách dùng giấy chứng nhận cho đúng việc của nó.
Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế là gì, đến tay bạn bằng cách nào
Sau khi Cục Sở hữu trí tuệ chuyển đơn quốc tế sang WIPO và đơn đáp ứng yêu cầu hình thức, WIPO ghi nhãn vào Sổ đăng ký quốc tế, công bố trên Công báo nhãn hiệu quốc tế, thông báo cho từng nước được chỉ định và gửi giấy chứng nhận cho chủ đăng ký. Nếu đơn có khai người đại diện trước WIPO, giấy thường được gửi qua người đại diện.
Hình thức gửi đã chuyển dần sang điện tử, tuỳ theo cách liên lạc đã khai và chính sách hiện hành của WIPO. Vì thế việc không thấy bì thư quốc tế nào gửi về văn phòng không có nghĩa là chưa được cấp. Bạn kiểm hộp thư điện tử đã khai trong đơn, hỏi người đại diện, và tra trên Madrid Monitor xem đăng ký quốc tế đã được ghi nhận chưa.
Giấy chứng nhận do WIPO cấp, không phải do Cục ở Việt Nam cấp. Văn bằng bảo hộ trong nước, tức đơn cơ sở, là một giấy riêng do Cục cấp và có đời sống riêng. Hai thứ liên quan nhau trong 5 năm đầu, nhưng không thay thế nhau. Chuyện đơn cơ sở trong nước có thể xem thêm ở NhanHieuVietNam.com.
Các mục trên giấy chứng nhận và ý nghĩa
Bố cục cụ thể do WIPO quyết định và có thể thay đổi. Các mục dưới đây là những thông tin cốt lõi mà một giấy chứng nhận đăng ký quốc tế thường thể hiện:
| Mục | Ý nghĩa | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Số đăng ký quốc tế | Mã định danh duy nhất của đăng ký | Dùng trong mọi thư từ, khi tra cứu, khi chỉ định thêm hay gia hạn |
| Ngày đăng ký quốc tế | Thường là ngày Cục nhận đơn quốc tế, nếu WIPO nhận trong thời hạn quy định | Mốc tính 10 năm hiệu lực và 5 năm phụ thuộc vào đơn cơ sở |
| Ngày ưu tiên (nếu có) | Ngày nộp đơn đầu tiên, nếu đã yêu cầu quyền ưu tiên Paris trong 6 tháng | Xác định ai nộp trước khi có nhãn tương tự ở nước chỉ định |
| Chủ đăng ký | Tên, địa chỉ doanh nghiệp | Phải khớp tên trên đơn cơ sở ở Việt Nam |
| Mẫu nhãn và mô tả | Mẫu nhãn, màu sắc được yêu cầu, chuyển ngữ nếu có | Phạm vi bảo hộ gắn với đúng mẫu này |
| Danh mục hàng hoá, dịch vụ | Theo nhóm Nice, bằng ngôn ngữ của đơn | Không thể rộng hơn đơn cơ sở |
| Các bên được chỉ định | Danh sách nước và tổ chức khu vực | Mỗi bên sẽ tự thẩm định riêng |
Ngôn ngữ của giấy chứng nhận theo ngôn ngữ làm việc của hồ sơ: tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha. Doanh nghiệp Việt Nam phần lớn chọn tiếng Anh.
Điều giấy chứng nhận chưa nói với bạn
Chưa nói nước nào đồng ý bảo hộ. Tại thời điểm cấp giấy, các nước chỉ định mới nhận được thông báo và chưa thẩm định xong. Từ chối tạm thời có thể đến trong 12 hoặc 18 tháng tiếp theo, thậm chí muộn hơn trong trường hợp có phản đối mà nước đó đã báo trước cho WIPO.
Chưa nói về những thay đổi sau ngày cấp. Chuyển nhượng, hạn chế danh mục, chỉ định thêm, đổi địa chỉ đều được ghi nhận sau đó. Giấy chứng nhận không tự cập nhật; muốn biết tình trạng hiện tại, tra Madrid Monitor.
Chưa nói nhãn có được dùng an toàn ở nước đó không. Đăng ký quốc tế không đảm bảo rằng việc dùng nhãn ở nước ngoài không xâm phạm quyền của người khác. Nếu ở nước chỉ định có nhãn tương tự được bảo hộ trước, rủi ro vẫn còn cho tới khi được giải quyết.
Chưa nói về số phận đơn cơ sở. Trong 5 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, nếu đơn hoặc văn bằng cơ sở ở Việt Nam bị từ chối, huỷ hoặc hạn chế, đăng ký quốc tế cũng bị huỷ hoặc hạn chế theo. Giấy chứng nhận vẫn nằm trong tủ, nhưng hiệu lực đã khác.
Kiểm sai sót ngay khi nhận giấy
Sai sót phát hiện sớm thì dễ xử lý hơn nhiều. Khi nhận giấy chứng nhận, dành một buổi đối chiếu theo thứ tự sau:
- Đặt giấy chứng nhận cạnh bản tờ khai quốc tế đã nộp và văn bằng hoặc đơn cơ sở ở Việt Nam.
- So tên chủ, địa chỉ, từng chữ và dấu câu. Tên tiếng Anh của doanh nghiệp phải thống nhất với cách viết trong giấy đăng ký doanh nghiệp và đơn cơ sở.
- So mẫu nhãn: màu sắc, tỷ lệ, phần chữ. Một mẫu bị in đen trắng trong khi bạn có yêu cầu màu là điều cần hỏi ngay.
- So danh mục theo từng nhóm: có thiếu mặt hàng nào, có bị dịch lệch nghĩa so với ý định ban đầu không.
- So danh sách nước chỉ định với danh sách bạn đã chọn trong tờ khai.
- Nếu thấy sai, xác định sai từ đâu: lỗi trong tờ khai do phía bạn khai, hay lỗi ghi nhận của WIPO. Hai trường hợp đi hai đường khác nhau.
- Liên hệ người đại diện hoặc gửi yêu cầu sửa theo hướng dẫn hiện hành của WIPO, kèm tài liệu chứng minh bản đúng.
Lỗi do WIPO ghi sai thì có cơ chế sửa; lỗi do chính tờ khai thì việc sửa bị giới hạn hơn và có thể ảnh hưởng tới quyền ở các nước đã chỉ định. Trường hợp này nên hỏi người đại diện hoặc liên hệ Cục để biết cách xử lý hiện hành.
Dùng giấy chứng nhận cho đúng việc
Giấy chứng nhận có giá trị khi bạn cần chứng minh rằng doanh nghiệp là chủ một đăng ký quốc tế, đã yêu cầu bảo hộ ở những nước cụ thể từ một ngày cụ thể. Thông tin này hữu ích trong đàm phán với nhà phân phối, khi chứng minh mình nộp trước một người khác, và khi chuẩn bị hồ sơ chỉ định thêm hay gia hạn.
Khi đối tác hay sàn bán lẻ ở nước ngoài hỏi nhãn đã được bảo hộ tại nước họ chưa, giấy chứng nhận một mình chưa đủ. Bạn nên gửi kèm bản tuyên bố cấp bảo hộ của nước đó, hoặc trích lịch sử trên Madrid Monitor cho thấy nước đó đã chấp nhận. Một số nơi còn đòi xác nhận riêng từ cơ quan sở tại; đại lý tại nước đó sẽ biết loại giấy nào được chấp nhận.
Tránh viết trên bao bì, website hay hồ sơ chào hàng những câu như “nhãn hiệu được bảo hộ quốc tế” chỉ dựa vào giấy chứng nhận. Ở một số nước, ghi ký hiệu nhãn đã đăng ký khi chưa được bảo hộ tại nước đó có thể bị coi là thông tin sai. Cách an toàn là chỉ ghi khẳng định cho từng nước đã có tuyên bố cấp bảo hộ, và hỏi đại lý về cách ghi ký hiệu đúng luật nơi đó.
Ví dụ giả định: một tờ giấy, ba cách hiểu
Ví dụ giả định: một hợp tác xã cà phê ở Lâm Đồng nộp đơn quốc tế cho nhãn chữ của mình, chỉ định Nhật Bản, Hàn Quốc và Liên minh châu Âu. Khoảng hai tháng sau, người phụ trách nhận giấy chứng nhận qua người đại diện và báo cho cả ban điều hành rằng nhãn đã “được bảo hộ ở ba thị trường”.
Cách hiểu thứ nhất, của ban điều hành, là có thể in ký hiệu nhãn đã đăng ký lên bao bì xuất đi cả ba nơi. Cách hiểu thứ hai, của nhà nhập khẩu bên Hàn Quốc, là hợp tác xã đã có quyền ngăn người khác bán hàng cùng tên ở đó. Cách hiểu thứ ba, đúng với giấy tờ, là hợp tác xã đã có một đăng ký quốc tế và đã yêu cầu bảo hộ ở ba nơi, còn ba cơ quan kia chưa nói gì.
Mười tháng sau, Madrid Monitor hiện một dòng từ chối tạm thời từ một trong ba nơi vì có nhãn tương tự nộp trước. Nếu hợp tác xã đã in ký hiệu lên bao bì và ký hợp đồng cam kết “nhãn được bảo hộ”, họ phải vừa xử lý từ chối, vừa giải thích với đối tác. Nếu ngay từ đầu hiểu đúng giấy chứng nhận, họ chỉ cần ghi trong hợp đồng rằng việc bảo hộ ở nước đó đang chờ kết quả thẩm định, và đặt lịch theo dõi theo từng nước.
Lưu giữ giấy chứng nhận và hồ sơ đi kèm
Giấy chứng nhận chỉ là một phần của bộ hồ sơ đăng ký quốc tế. Khi lưu, nên gom thành một bộ thống nhất:
- Bản điện tử của giấy chứng nhận, đặt tên tệp theo số đăng ký quốc tế, lưu ở thư mục chung của công ty, không ở máy cá nhân.
- Bản tờ khai quốc tế đã nộp và xác nhận chuyển đơn của Cục.
- Văn bằng hoặc đơn cơ sở ở Việt Nam, cùng các thay đổi của nó trong 5 năm đầu.
- Toàn bộ thư từ WIPO và các nước chỉ định: từ chối tạm thời, tuyên bố cấp bảo hộ, quyết định cuối cùng.
- Bảng hạn: ngày hết thời hạn từ chối của từng nước, mốc 5 năm, mốc gia hạn 10 năm.
- Thông tin người đại diện, đại lý tại từng nước, kèm thời điểm bắt đầu làm việc.
Khi doanh nghiệp đổi nhân sự phụ trách, bộ hồ sơ này là thứ phải bàn giao đầu tiên. Nhiều trường hợp mất quyền ở nước ngoài không phải vì thua lý lẽ, mà vì người mới không biết có một đăng ký quốc tế đang chờ trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế do ai cấp?
Do Văn phòng Quốc tế của WIPO cấp sau khi ghi nhãn vào Sổ đăng ký quốc tế. Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam là nơi tiếp nhận đơn và chuyển sang WIPO, đồng thời cấp văn bằng cho đơn cơ sở trong nước, nhưng không cấp giấy chứng nhận đăng ký quốc tế.
Có giấy chứng nhận rồi đã được bán hàng mang nhãn ở nước chỉ định chưa?
Giấy chứng nhận chỉ cho biết đăng ký quốc tế đã tồn tại. Bảo hộ ở từng nước phụ thuộc vào kết quả thẩm định của nước đó. Trước khi bán hàng ở một thị trường quan trọng, nên kiểm xem nước đó đã có tuyên bố cấp bảo hộ chưa và hỏi đại lý tại chỗ về rủi ro.
Mất giấy chứng nhận thì xin lại thế nào?
Nếu nhận bản điện tử, tìm lại trong hộp thư đã khai hoặc hỏi người đại diện. Thông tin của đăng ký quốc tế vẫn tra được trên Madrid Monitor. Muốn có bản trích lục chính thức, đối chiếu thủ tục và lệ phí hiện hành của WIPO cho dịch vụ đó.
Ngày đăng ký quốc tế khác ngày nộp đơn ở Cục có sao không?
Ngày đăng ký quốc tế thường trùng ngày Cục nhận đơn quốc tế nếu WIPO nhận đơn trong thời hạn quy định. Nếu đơn bị thiếu sót và khắc phục muộn, ngày có thể lùi lại. Ngày này ảnh hưởng tới thứ tự ưu tiên, nên khi thấy lệch cần hỏi rõ nguyên nhân.
Thấy danh mục trên giấy hẹp hơn đơn cơ sở, có bình thường không?
Có thể bình thường nếu khi nộp bạn đã chủ động thu hẹp danh mục cho đơn quốc tế. Danh mục quốc tế không được rộng hơn đơn cơ sở, nhưng được phép hẹp hơn. Nếu bạn không hề yêu cầu thu hẹp, đối chiếu lại tờ khai và hỏi người đại diện.
Có cần dịch công chứng giấy chứng nhận sang tiếng Việt không?
Để lưu trong nội bộ thì không bắt buộc. Khi dùng giấy chứng nhận trong một thủ tục tại cơ quan Việt Nam, như vay vốn, góp vốn bằng tài sản trí tuệ hay tranh chấp, cơ quan đó có thể yêu cầu bản dịch có chứng thực theo quy định hiện hành của họ.