Thông báo từ chối tạm thời là văn bản do cơ quan nhãn hiệu của một nước được chỉ định gửi qua WIPO, cho biết nước đó chưa thể bảo hộ nhãn của bạn, toàn bộ hoặc một phần, và nêu lý do. Chữ “tạm thời” có nghĩa là bạn còn cơ hội trả lời trước cơ quan nước đó; nếu bỏ qua, từ chối thường trở thành kết quả cuối cùng tại nước đó.
Nhận một văn bản tiếng nước ngoài với giọng văn hành chính, nhiều doanh nghiệp hoảng hoặc ngược lại, gác sang một bên. Phần dưới giúp bạn đọc thông báo trong buổi đầu, xác định mức độ nghiêm trọng và biết những việc phải làm trước khi hạn bắt đầu cạn.
Bài tập trung vào chiều đi: nhãn của doanh nghiệp Việt Nam được đăng ký quốc tế và bị một nước ngoài từ chối. Trường hợp ngược lại, nhãn nước ngoài chỉ định Việt Nam bị Cục từ chối tạm thời, là thủ tục khác, thuộc phạm vi của NhanHieuVietNam.com. Cách trả lời chi tiết từng loại lý do sẽ có ở các bài riêng; ở đây là bước đọc hiểu và sắp xếp việc trong những ngày đầu.
Thông báo đến tay bạn bằng đường nào
Trong hệ thống Madrid, cơ quan của nước được chỉ định không gửi thẳng thông báo cho bạn. Họ gửi cho WIPO trong thời hạn 12 hoặc 18 tháng tuỳ tuyên bố của nước đó; WIPO ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc tế, công bố trên công báo và chuyển bản thông báo cho chủ đăng ký, cùng người đại diện nếu có.
Cục Sở hữu trí tuệ ở Việt Nam, với vai trò cơ quan xuất xứ, không đứng giữa đường đi này và không trả lời thay bạn. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm: nộp đơn quốc tế qua Cục, nên tưởng mọi thư từ đều do Cục chuyển về và Cục sẽ nhắc. Thực tế, người phải nhận, đọc và quyết định là chủ đăng ký.
Vì vậy, ngay khi nộp đơn, nên kiểm địa chỉ thư điện tử trong tờ khai là hộp thư có người đọc thường xuyên. Song song, tra Madrid Monitor định kỳ: dòng từ chối tạm thời thường kèm bản thông báo để tải về. Nếu có người đại diện trước WIPO, thoả thuận rõ trong bao lâu họ phải chuyển thông báo cho bạn.
Các phần của một thông báo và việc cần làm với từng phần
Hình thức khác nhau theo nước, nhưng một thông báo từ chối tạm thời thường gồm những phần dưới đây:
| Phần | Nội dung | Việc của bạn |
|---|---|---|
| Nước và cơ quan gửi | Tên cơ quan nhãn hiệu nước được chỉ định | Xác định thị trường nào đang gặp vấn đề |
| Số đăng ký quốc tế và nhãn | Thông tin nhận diện hồ sơ | Đối chiếu đúng hồ sơ của mình |
| Phạm vi từ chối | Toàn bộ hay chỉ một số hàng hoá, dịch vụ | Đánh dấu mặt hàng bị ảnh hưởng, đối chiếu với kế hoạch bán hàng |
| Lý do | Căn cứ theo luật nước đó, có thể kèm nhãn đối chứng | Phân loại lý do để chọn hướng xử lý |
| Nhãn đối chứng (nếu có) | Số đơn, mẫu nhãn, chủ, danh mục của nhãn có trước | Tìm hiểu nhãn đó còn hiệu lực, còn sử dụng không |
| Hạn và cách trả lời | Thời hạn, nơi nộp, yêu cầu về đại lý địa phương | Ghi hạn vào lịch, liên hệ đại lý ngay |
| Hậu quả nếu không trả lời | Thường là từ chối trở thành cuối cùng | Cân nhắc có trả lời hay không |
Phần lớn thông báo viết bằng tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha, có khi kèm tài liệu bằng ngôn ngữ của nước gửi. Nếu chỉ có bản tiếng địa phương, đại lý ở nước đó sẽ đọc giúp.
Ba nhóm lý do thường gặp
Lý do tuyệt đối: nhãn bị coi là thiếu khả năng phân biệt ở nước đó. Ví dụ tên mô tả trực tiếp sản phẩm bằng ngôn ngữ nước đó, hoặc một từ tiếng Việt mà cộng đồng người Việt ở nước đó dùng như tên chung cho món hàng. Một cái tên rất riêng ở Việt Nam có thể bị coi là mô tả ở nơi khác, và ngược lại.
Lý do tương đối: xung đột với nhãn có trước. Cơ quan nước đó tìm thấy nhãn tương tự đã đăng ký hoặc nộp trước cho hàng hoá tương tự. Ở một số nước, lý do này chỉ phát sinh khi chủ nhãn có trước nộp phản đối; ở nước khác, cơ quan tự đối chiếu và nêu ra.
Lý do về danh mục hoặc hình thức. Mô tả hàng hoá bị coi là chưa rõ, quá rộng, hoặc không khớp cách phân loại của nước đó. Nhóm này thường dễ xử lý nhất, nhưng nếu bỏ qua thì vẫn mất bảo hộ cho phần danh mục liên quan.
Một thông báo có thể có nhiều lý do. Đọc hết thông báo trước khi kết luận. Có trường hợp vừa bị nêu nhãn có trước cho một nhóm, vừa bị yêu cầu làm rõ mô tả cho nhóm khác; hai việc xử lý song song trong một văn bản trả lời.
Hạn trả lời: ai đặt và tính từ đâu
Thời hạn 12 hoặc 18 tháng là hạn để nước chỉ định gửi từ chối. Còn hạn để bạn trả lời do luật của chính nước đó quy định và thường được ghi trong thông báo. Hạn này khác nhau rất nhiều giữa các nước, có nơi ngắn, có nơi cho gia hạn với điều kiện.
Điểm cần nhớ là hạn có thể được tính từ ngày cơ quan nước đó gửi thông báo, hoặc từ ngày WIPO chuyển thông báo, không phải từ ngày bạn mở thư. Thư đi qua WIPO, qua người đại diện, rồi mới tới bàn bạn, nên khi đọc được thì một phần hạn đã trôi.
Vì thế, đừng để lâu chỉ vì hạn ghi còn dài. Đại lý ở nước ngoài cần thời gian nghiên cứu hồ sơ, có khi cần bạn gửi chứng cứ sử dụng hay thông tin về sản phẩm, và giấy uỷ quyền cũng có thể cần thủ tục riêng. Nếu thấy hạn quá sát, hỏi đại lý ngay về khả năng xin thêm thời gian theo luật nước đó.
Khi nhiều nước cùng gửi từ chối trong một giai đoạn, mỗi nước một hạn, một yêu cầu riêng. Lập một dòng riêng cho từng nước trong bảng theo dõi, ghi rõ hạn, đại lý phụ trách và trạng thái công việc, thay vì ghi chung một hạn cho cả đăng ký quốc tế.
Việc làm trong tuần đầu sau khi nhận thông báo
Thứ tự dưới đây giúp bạn không bỏ sót bước nào, kể cả khi chưa quyết định có trả lời hay không:
- Ghi ngày nhận, ngày ghi trên thông báo và hạn trả lời vào lịch chung của công ty, đặt nhắc trước vài tuần.
- Đọc phạm vi từ chối: toàn bộ hay một phần, những mặt hàng nào bị ảnh hưởng.
- Phân loại lý do theo ba nhóm ở trên, ghi chú nhãn đối chứng nếu có.
- Đối chiếu với kế hoạch kinh doanh: thị trường đó đang bán, sắp bán hay chỉ là dự phòng; mặt hàng bị ảnh hưởng có phải hàng chủ lực.
- Liên hệ đại lý sở hữu công nghiệp tại nước đó, gửi bản thông báo, hỏi đánh giá sơ bộ và các phương án.
- Gom tài liệu nội bộ có thể cần: bằng chứng sử dụng nhãn ở nước đó, mô tả sản phẩm, lịch sử thương hiệu.
- Quyết định trả lời, sửa danh mục hay chấp nhận, rồi giao một người chịu trách nhiệm theo tới khi có kết quả cuối cùng.
Ghi tất cả vào bảng theo dõi của đăng ký quốc tế, cạnh dòng của nước đó. Khi có nhiều nước cùng gửi từ chối, bảng này giúp bạn không nhầm hạn giữa các nước.
Lỗi hay gặp khi xử lý từ chối tạm thời
Đợi bản dịch hoàn hảo rồi mới làm. Trong lúc chờ, hạn vẫn chạy. Cách đúng là gửi bản gốc cho đại lý ngay, xin bản tóm tắt lý do và hạn, rồi dịch chi tiết song song nếu cần.
Tự trả lời qua WIPO. WIPO chỉ ghi nhận và chuyển thông báo, không thẩm định lại. Văn bản trả lời phải nộp cho cơ quan của nước đã từ chối, theo thủ tục của nước đó.
Tưởng Cục ở Việt Nam sẽ lo. Cục không tham gia thủ tục tại nước chỉ định. Chờ Cục nhắc là chờ một việc không có trong quy trình.
Chỉ đọc dòng đầu, bỏ phần phạm vi. Có doanh nghiệp tưởng bị từ chối toàn bộ nên bỏ cuộc, trong khi chỉ một nhóm hàng phụ bị nêu. Ngược lại, có người tưởng chỉ bị một phần nên chậm trễ, trong khi lý do áp cho cả danh mục.
Không báo cho đối tác ở nước đó. Nhà phân phối đang bán hàng mang nhãn của bạn cần biết rủi ro để điều chỉnh, nhất là khi lý do là xung đột với nhãn có trước. Giấu đi rồi bị khiếu nại thì quan hệ hợp tác khó giữ.
Không ghi lại quyết định. Dù trả lời hay bỏ qua, quyết định và lý do phải nằm trong hồ sơ. Vài năm sau người mới vào làm cần biết vì sao nước đó không có bảo hộ.
Khi nào có thể để từ chối trôi qua
Không phải từ chối nào cũng đáng trả lời. Nếu thị trường đó đã không còn trong kế hoạch, hoặc mặt hàng bị từ chối là thứ bạn không định bán ở đó, chấp nhận từ chối có thể là quyết định hợp lý. Chi phí trả lời ở nước ngoài gồm phí đại lý, phí dịch, có khi phí thủ tục của cơ quan nước đó, và thời gian của người phụ trách.
Hậu quả cần hiểu rõ: phần bị từ chối sẽ không được bảo hộ ở nước đó qua đăng ký quốc tế này. Nếu sau này quay lại, bạn phải nộp mới, với ngày nộp mới, và có thể lúc đó nhãn đối chứng đã vững hơn. Từ chối ở một nước không ảnh hưởng tới các nước khác trong cùng đăng ký quốc tế.
Nếu chọn không trả lời, ghi lại quyết định và lý do trong hồ sơ nội bộ, kèm ngày quyết định. Khi ban điều hành hoặc đối tác hỏi lại sau vài năm, bạn có câu trả lời rõ ràng thay vì một khoảng trống không ai nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối tạm thời có nghĩa là nhãn của mình bị huỷ ở mọi nước không?
Không. Từ chối tạm thời chỉ áp dụng ở nước đã gửi thông báo và chỉ với phạm vi nêu trong đó. Đăng ký quốc tế vẫn tồn tại, các nước khác vẫn thẩm định độc lập. Chỉ khi đơn cơ sở ở Việt Nam mất hiệu lực trong 5 năm đầu thì đăng ký quốc tế mới bị ảnh hưởng toàn bộ.
Có thể nhờ Cục Sở hữu trí tuệ trả lời từ chối của nước ngoài không?
Không. Cục là cơ quan xuất xứ, tiếp nhận và chuyển đơn quốc tế, nhưng việc trả lời từ chối thuộc thủ tục tại nước chỉ định và phải làm trước cơ quan của nước đó, thường qua đại lý sở hữu công nghiệp được phép hành nghề ở đó.
Có bắt buộc thuê đại lý ở nước gửi từ chối không?
Phần lớn nước yêu cầu người nộp ở nước ngoài trả lời qua đại diện được phép hành nghề tại nước họ. Một số nơi cho phép tự trả lời trong vài trường hợp. Quy định cụ thể ghi trong thông báo hoặc hỏi trực tiếp đại lý tại nước đó.
Thông báo bằng tiếng nước ngoài mà công ty không ai đọc được thì sao?
Gửi ngay cho đại lý tại nước đó hoặc người đại diện của bạn để họ tóm tắt lý do và hạn. Không nên chờ dịch toàn văn mới bắt đầu, vì hạn trả lời vẫn chạy. Các công cụ dịch máy có thể giúp nắm ý chính, nhưng không thay được đọc của người làm nghề.
Bị từ chối vì nhãn có trước thì có cách nào không?
Có vài hướng như tranh luận nhãn không tương tự, thu hẹp danh mục, xin thư đồng ý của chủ nhãn có trước, hoặc đề nghị huỷ nhãn đó nếu nó không được sử dụng theo luật nước đó. Chọn hướng nào phụ thuộc vào tình huống cụ thể và đánh giá của đại lý tại chỗ.
Nếu không trả lời thì có bị phạt gì không?
Không có phạt theo nghĩa xử lý vi phạm. Hậu quả là nước đó thường xác nhận từ chối, và bạn không được bảo hộ phần bị từ chối ở nước đó qua đăng ký quốc tế này. Muốn có bảo hộ sau này phải nộp lại từ đầu.